Выставление счетов иностранным клиентам: как вести учёт

Работа с иностранными клиентами начинается со счёта — инвойса. И хотя технически выставить его несложно, для учёта это момент, который часто ведут кое-как: выставили в долларах, получили когда-то потом, записали «как вышло». А потом не сходится прибыль, теряется дебиторка и неясно, кто сколько должен. Правильный учёт инвойсов иностранным клиентам — это то, что держит валютные финансы агентства в порядке.

Разберём, чем инвойс иностранному клиенту отличается для учёта и как вести его чисто.

Чем инвойс иностранному клиенту отличается

Для учёта здесь три особенности. Первая — валюта: счёт в долларах или евро, а результат вы считаете в гривне, поэтому встаёт вопрос курса. Вторая — отсрочка: иностранные клиенты часто платят через 30–60 дней после инвойса, поэтому между «выставил» и «получил» проходит время, за которое курс меняется. Третья — дистанция: сложнее контролировать оплату, и легко «потерять» счёт, который клиент забыл оплатить. Всё это нужно учитывать в учёте, а не полагаться на память.

Что вносить в учёт при выставлении счёта

В момент выставления инвойса в учёт попадает не наличность (денег ещё нет), а обязательство клиента заплатить — дебиторская задолженность. Вы фиксируете: кто клиент, за что счёт, сумма в валюте, дата выставления и ожидаемая дата оплаты. Это позволяет видеть, сколько вам должны иностранные клиенты прямо сейчас, и кто просрочил. О дебиторке как «ваших деньгах в чужих руках» мы писали в связи с отсрочками.

Валюта счёта и дата признания дохода

Доход по инвойсу признаётся в валюте счёта и пересчитывается в гривну по курсу. Здесь важно определиться с правилом: считать доход по курсу на дату выставления инвойса или на дату оплаты. Оба подхода имеют смысл, главное — применять один последовательно. Разница между курсом на эти две даты и есть курсовая разница, которую стоит видеть отдельно, чтобы не путать заработок работой с заработком на курсе. Как это устроено в целом — в статье Учёт в нескольких валютах.

Отсрочки и контроль оплат

Поскольку иностранные клиенты платят с отсрочкой, ключевое — контроль дебиторки в валюте: список выставленных счетов, по которым ещё не поступили деньги, с датами. Без этого легко не заметить, что инвойс на несколько тысяч долларов «завис» на месяцы. Регулярный просмотр неоплаченных счетов и заблаговременные напоминания клиенту — то, что отличает агентство, которое контролирует деньги, от того, которое надеется на порядочность контрагентов. Неравномерные валютные поступления также влияют на денежный поток — об этом статья Как избежать кассовых разрывов.

Пример: инвойс на $5000 в учёте

Вы выставили клиенту инвойс на 5000 долларов 1 числа, оплата — net-30. В учёте сразу появляется дебиторка: клиент должен 5000 долларов (≈200 тысяч гривен по курсу 40 на дату инвойса). Деньги на счёте не изменились — но вы уже видите, что вам должны заплатить, и когда. Когда через 30 дней приходит оплата, а курс стал 41, вы получаете 205 тысяч: дебиторка закрывается, появляется курсовая разница +5 тысяч. Если же клиент не заплатил в срок, просроченный инвойс виден сразу — и вы напоминаете, а не вспоминаете о нём случайно через полгода.

С чего начать

Начните фиксировать каждый инвойс иностранному клиенту как дебиторку: сумма в валюте, даты выставления и ожидаемой оплаты. Уже это даст вам контроль над тем, кто сколько должен. Дальше — определите единое правило пересчёта в гривну и ведите курсовые разницы отдельно. Как видеть прибыль по каждому клиенту с учётом валюты — в статье P&L по клиентам.

В Finmap инвойсы, дебиторка в валюте и курсовые разницы ведутся вместе, поэтому вы видите, кто должен, когда будут деньги и сколько это в гривне. Попробуйте 7 дней бесплатно.