Шетелдік клиенттерге шот жазу: бухгалтерияны қалай жүргізу керек

Шетелдік клиенттермен жұмыс шоттан — инвойстан басталады. Оны жазу техникалық тұрғыда қарапайым болғанымен, бухгалтерия үшін бұл көбіне немқұрайлы қарайтын сәт: долларда шот жазасың, ақша қашан келсе сонда түседі, оны «қалай келсе солай» есепке аласың. Содан кейін пайда қосылмайды, дебиторлық берешек жоғалып кетеді, кім кімге қанша борышты екені белгісіз болады. Шетелдік клиенттерге жазылған шоттарды дұрыс есепке алу дәл агенттіктің валюталық қаржысын бір ізге түсіретін нәрсе.

Шетелдік клиентке жазылған шоттың бухгалтерлік есеп тұрғысынан қалай ерекшеленетінін және оны қалай тәртіппен жүргізу керегін талдап көрейік.

Шетелдік клиентке жазылған шот немен ерекшеленеді

Бухгалтерия үшін мұнда үш ерекшелік бар. Біріншісі — валюта: шот долларда немесе еурода жазылады, ал нәтижені сен гривнамен есептейсің, сондықтан айырбас бағамы іске қосылады. Екіншісі — кейінге қалдырылған төлем: шетелдік клиенттер көбіне шот жазылғаннан кейін 30–60 күн ішінде төлейді, сондықтан «жазылды» мен «түсті» арасында уақыт өтеді, ал бұл кезде бағам өзгеріп үлгереді. Үшіншісі — қашықтық: төлемді қадағалау қиынырақ, клиент төлеуді ұмытып кеткен шотты «жоғалтып алу» оңай. Мұның бәрі есте сақтауға емес, бухгалтерлік есепке түсуі керек.

Шот жазған кезде нені есепке алу керек

Шот жазған сәтте есепке ақша емес (себебі ол әлі жоқ), керісінше клиенттің төлеу міндеттемесі — дебиторлық берешек түседі. Клиенттің кім екенін, шот не үшін жазылғанын, шетел валютасындағы соманы, жазылған күнді және күтілетін төлем күнін жазып отырасың. Осының арқасында шетелдік клиенттердің саған қазір қанша борышы бар екенін және кімнің мерзімі өтіп кеткенін көресің. Дебиторлық берешекті кейінге қалдырылған төлемдер контекстінде «басқа біреудің қолындағы сенің ақшаң» деп жазған едік.

Шоттың валютасы және кірісті тану күні

Шот бойынша кіріс шоттың валютасында танылып, содан кейін бағам бойынша гривнаға аударылады. Мұнда маңыздысы — бір ережені бекіту: кірісті шот жазылған күнгі бағаммен есептейсің бе, әлде төлем түскен күнгі бағаммен бе? Екі тәсіл де орынды — басты шарт, біреуін тұрақты қолдану. Осы екі күндегі бағам арасындағы айырма — бағамдық айырма, оны бөлек көрген жөн, жұмыстан тапқаныңды бағамнан тапқаныңмен шатастырмас үшін. Бұл жалпы қалай жұмыс істейтіні туралы Мультивалюталық есеп мақаласын оқыңыз.

Кейінге қалдырылған төлемдер және төлемді бақылау

Шетелдік клиенттер төлемді кейінге қалдырып жасайтындықтан, шетел валютасындағы дебиторлық берешекті бақылау маңызды: ақша әлі түспеген жазылған шоттардың тізімін күндерімен бірге жүргізу керек. Ол болмаса, бірнеше мың доллардық шоттың бірнеше ай бойы «тұрып қалғанын» байқамай қалу оңай. Төленбеген шоттарды үнемі қарап тұру және клиентке уақтылы еске салу — өз ақшасын бақылайтын агенттікті контрагенттердің адалдығына сенетін агенттіктен ажырататын нәрсе дәл осы. Валюта түсімдерінің біркелкі болмауы ақша қозғалысына да әсер етеді — Ақша алшақтығын қалай болдырмау керек мақаласын қараңыз.

Мысал: бухгалтерлік есептегі 5000 долларлық шот

Клиентке айдың 1-і күні 5000 долларға шот жаздың, төлем мерзімі — 30 күн. Дебиторлық берешек есепке дереу түседі: клиент 5000 доллар борышты (шот жазылған күнгі бағам 40 болғанда шамамен 200 мың гривна). Есептегі ақша мөлшері өзгерген жоқ — бірақ саған кімнің қанша және қашан төлеуге тиіс екені бұрыннан белгілі. 30 күннен кейін төлем түскенде, бағам 41-ге өзгерсе, сен 205 мың аласың: берешек жабылады, +5 мың гривна бағамдық айырма пайда болады. Ал клиент уақтылы төлемесе, мерзімі өткен шот бірден көрінеді — сондықтан оны алты айдан кейін кездейсоқ байқаудың орнына, еске салу хат жібересің.

Неден бастау керек

Шетелдік клиентке жазылған әрбір шотты дебиторлық берешек ретінде есепке алудан баста: шетел валютасындағы сома, жазылған күн және күтілетін төлем күні. Осының өзі кімнің қанша борышты екенін бақылауға мүмкіндік береді. Одан кейін гривнаға аудару үшін бір ереже бекіт және бағамдық айырмаларды бөлек қадаға. Валютаны есепке ала отырып әр клиенттен түсетін пайданы қалай көру керегі туралы Клиент бойынша пайда мен шығын (P&L) мақаласын оқыңыз.

Finmap-та шоттар, шетел валютасындағы дебиторлық берешек және бағамдық айырмалар бір жерде сақталады, сондықтан саған кімнің борышты екенін, ақша қашан түсетінін және оның гривнамен қанша болатынын көре аласың. 7 күн тегін сынап көріңіз.