Számlázás külföldi ügyfeleknek: hogyan vezesse a könyvelést

A külföldi ügyfelekkel való munka egy számlával kezdődik. És bár a kiállítása technikailag egyszerű, a könyvelés szempontjából ez az a pillanat, amelyet gyakran hanyagul kezelnek: dollárban számláz, valamikor megkapja a kifizetést, és „ahogy éppen alakul” könyveli el. Aztán a nyereség nem jön ki, a követelések eltűnnek, és nem világos, ki mennyivel tartozik. A külföldi ügyfeleknek kiállított számlák rendes könyvelése az, ami összetartja egy ügynökség devizás pénzügyeit.

Nézzük meg, miben más egy külföldi ügyfélnek kiállított számla könyvelési szempontból, és hogyan vezesse tisztán.

Mitől más egy külföldi ügyfélnek kiállított számla

A könyvelés szempontjából három sajátosság van. Az első a deviza: a számla dollárban vagy euróban szól, az eredményt viszont hrivnyában számolja, tehát számít az árfolyam. A második a halasztott fizetés: a külföldi ügyfelek gyakran 30–60 nappal a számla után fizetnek, így idő telik el a „kiállítva” és a „megérkezett” között, ami alatt az árfolyam elmozdul. A harmadik a távolság: nehezebb nyomon követni a fizetést, és könnyű „elveszíteni” egy számlát, amelyet az ügyfél elfelejtett kifizetni. Mindezt a könyvelésben kell tükrözni, nem szabad az emlékezetre bízni.

Mit rögzítsen a számla kiállításakor

A számla kiállításának pillanatában nem készpénz kerül a könyvelésbe (hiszen még nincs pénz), hanem az ügyfél fizetési kötelezettsége — vevőkövetelés. Rögzíti, ki az ügyfél, mire vonatkozik a számla, az összeget devizában, a kiállítás dátumát és a várható fizetési dátumot. Ez lehetővé teszi, hogy lássa, mennyivel tartoznak Önnek a külföldi ügyfelek éppen most, és ki van késésben. A követelésekről mint „az Ön pénze idegen kézben” a halasztott fizetésekkel kapcsolatban már írtunk.

A számla devizája és a bevétel elszámolásának dátuma

A számla bevételét a számla devizájában számolja el, majd az árfolyamon átváltja hrivnyára. Itt az a lényeg, hogy döntsön egy szabály mellett: a bevételt a számla kiállításának napján vagy a fizetés napján érvényes árfolyamon számolja el? Mindkét megközelítés értelmes — a lényeg, hogy következetesen alkalmazza az egyiket. A két dátum árfolyama közötti különbség az árfolyamkülönbözet, amelyet érdemes külön látni, hogy ne keverje össze a munkából származó keresetet az árfolyamon elért nyereséggel. Hogy ez általánosságban hogyan működik, lásd: Többdevizás könyvelés.

Halasztott fizetések és a fizetések ellenőrzése

Mivel a külföldi ügyfelek halasztott feltételekkel fizetnek, a legfontosabb a devizás követelések ellenőrzése: a kiállított, még ki nem fizetett számlák listája a dátumokkal együtt. Enélkül könnyen elkerülheti a figyelmét, hogy egy néhányezer dolláros számla hónapok óta „beragadt”. A ki nem fizetett számlák rendszeres áttekintése és a korai emlékeztetés az ügyfélnek az, ami megkülönbözteti a pénzét kontrolláló ügynökséget attól, amelyik a partnerei jóhiszeműségére hagyatkozik. Az egyenetlen devizabevételek a cash flow-ra is hatással vannak — lásd: Hogyan kerülje el a likviditási réseket.

Példa: egy 5000 dolláros számla a könyvelésben

Kiállított egy ügyfélnek egy 5000 dolláros számlát 1-jén, net-30 fizetési határidővel. A követelés azonnal megjelenik a könyvelésben: az ügyfél 5000 dollárral tartozik (≈200 ezer hrivnya a számla dátumán érvényes 40-es árfolyamon). A számláján lévő pénz nem változott — de már látja, hogy tartoznak Önnek, és mikor. Amikor 30 nappal később megérkezik a fizetés, és az árfolyam 41-re mozdult, 205 ezret kap: a követelés lezárul, és megjelenik egy +5 ezer hrivnyás árfolyamkülönbözet. Ha pedig az ügyfél nem fizetett időben, a lejárt számla azonnal látható — így emlékeztetőt küld, ahelyett hogy fél évvel később véletlenül botlana bele.

Hol kezdje

Kezdje azzal, hogy minden külföldi ügyfélnek kiállított számlát követelésként rögzít: az összeget devizában, a kiállítás dátumát és a várható fizetési dátumot. Már ez is kontrollt ad afölött, hogy ki mennyivel tartozik. Ezután határozzon meg egyetlen szabályt a hrivnyára történő átváltásra, és az árfolyamkülönbözeteket kezelje külön. Hogy hogyan lássa az ügyfelenkénti nyereséget a deviza figyelembevételével, lásd: Ügyfél P&L.

A Finmapben a számlák, a devizás követelések és az árfolyamkülönbözetek együtt jelennek meg, így látja, ki tartozik Önnek, mikor érkezik meg a pénz, és mennyi az hrivnyában. Próbálja ki ingyen 7 napig.