Rechnungen an ausländische Kunden: So führen Sie die Buchhaltung

Die Arbeit mit ausländischen Kunden beginnt mit einer Rechnung — einer Invoice. Und obwohl es technisch einfach ist, eine Rechnung zu stellen, ist dieser Moment für die Buchhaltung oft ein Punkt, der nachlässig behandelt wird: Sie stellen in Dollar in Rechnung, bekommen irgendwann bezahlt und verbuchen es „wie es gerade kommt". Dann geht der Gewinn nicht auf, die Forderungen verschwinden, und es ist unklar, wer wie viel schuldet. Eine saubere Buchhaltung bei Rechnungen an ausländische Kunden ist das, was die Fremdwährungsfinanzen einer Agentur zusammenhält.

Schauen wir uns an, wie sich eine Rechnung an einen ausländischen Kunden buchhalterisch unterscheidet und wie man sie sauber führt.

Was eine Rechnung an einen ausländischen Kunden anders macht

Für Ihre Buchhaltung gibt es drei Besonderheiten. Erstens die Währung: Die Rechnung lautet auf Dollar oder Euro, das Ergebnis rechnen Sie aber in Hrywnja, also kommt der Wechselkurs ins Spiel. Zweitens die verzögerte Zahlung: Ausländische Kunden zahlen oft 30–60 Tage nach Rechnungsstellung, also vergeht zwischen „gestellt" und „erhalten" Zeit, in der sich der Kurs verschiebt. Drittens die Distanz: Es ist schwerer, die Zahlung im Blick zu behalten, und es passiert leicht, dass eine Rechnung „verloren geht", die der Kunde zu zahlen vergessen hat. All das muss in Ihrer Buchhaltung abgebildet werden, nicht dem Gedächtnis überlassen bleiben.

Was Sie beim Stellen der Rechnung erfassen sollten

In dem Moment, in dem Sie eine Rechnung stellen, landet in Ihrer Buchhaltung nicht Bargeld (davon gibt es noch keines), sondern die Zahlungsverpflichtung des Kunden — eine Forderung. Sie erfassen, wer der Kunde ist, wofür die Rechnung ausgestellt wurde, den Betrag in Fremdwährung, das Rechnungsdatum und das erwartete Zahlungsdatum. So sehen Sie, wie viel ausländische Kunden Ihnen gerade schulden und wer im Zahlungsverzug ist. Über Forderungen als „Ihr Geld in fremden Händen" haben wir bereits im Zusammenhang mit Zahlungsaufschüben geschrieben.

Rechnungswährung und das Datum der Umsatzerfassung

Der Umsatz aus einer Rechnung wird in der Rechnungswährung erfasst und zum Wechselkurs in Hrywnja umgerechnet. Wichtig ist hier, sich auf eine Regel festzulegen: Erfassen Sie den Umsatz zum Kurs am Rechnungsdatum oder am Zahlungsdatum? Beide Ansätze sind sinnvoll — entscheidend ist, einen davon konsequent anzuwenden. Die Differenz zwischen dem Kurs an diesen beiden Daten ist die Kursdifferenz, die Sie separat sehen sollten, um nicht den durch Arbeit erzielten Verdienst mit dem durch den Kurs erzielten zu verwechseln. Wie das allgemein funktioniert, lesen Sie unter Multiwährungsbuchhaltung.

Zahlungsaufschub und Zahlungskontrolle

Da ausländische Kunden mit Zahlungsaufschub zahlen, ist die Kontrolle der Forderungen in Fremdwährung entscheidend: eine Liste ausgestellter Rechnungen, für die noch kein Geld eingegangen ist, samt Daten. Ohne sie übersehen Sie leicht, dass eine Rechnung über einige Tausend Dollar seit Monaten „hängt". Regelmäßige Überprüfung unbezahlter Rechnungen und frühzeitige Erinnerungen an den Kunden unterscheiden eine Agentur, die ihr Geld kontrolliert, von einer, die auf die Redlichkeit ihrer Geschäftspartner vertraut. Ungleichmäßige Fremdwährungseingänge wirken sich zudem auf den Cashflow aus — siehe Wie man Liquiditätslücken vermeidet.

Beispiel: Eine Rechnung über 5000 $ in der Buchhaltung

Sie haben einem Kunden am 1. eine Rechnung über 5000 $ gestellt, Zahlungsziel netto 30 Tage. Die Forderung erscheint sofort in Ihrer Buchhaltung: Der Kunde schuldet 5000 $ (≈200.000 Hrywnja bei einem Kurs von 40 am Rechnungsdatum). Das Geld auf Ihrem Konto hat sich nicht verändert — aber Sie sehen bereits, dass Ihnen etwas geschuldet wird und wann. Trifft die Zahlung 30 Tage später ein und der Kurs hat sich auf 41 verschoben, erhalten Sie 205.000: Die Forderung wird ausgeglichen, und es entsteht eine Kursdifferenz von +5.000 Hrywnja. Und hat der Kunde nicht rechtzeitig gezahlt, sehen Sie die überfällige Rechnung sofort — sodass Sie eine Erinnerung senden, statt sechs Monate später zufällig darüber zu stolpern.

Womit Sie anfangen sollten

Beginnen Sie damit, jede Rechnung an einen ausländischen Kunden als Forderung zu erfassen: den Betrag in Fremdwährung, das Rechnungsdatum und das erwartete Zahlungsdatum. Allein das verschafft Ihnen Kontrolle darüber, wer wie viel schuldet. Legen Sie als Nächstes eine einheitliche Regel für die Umrechnung in Hrywnja fest und führen Sie Kursdifferenzen separat. Wie Sie den Gewinn pro Kunde unter Berücksichtigung der Währung sehen, erfahren Sie unter Kunden-P&L.

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