Szablon rejestru faktur
Rejestr faktur to lista robocza: jeden wiersz na fakturę, z datą wystawienia, terminem, kwotą, tym, co już zapłacono, i liczbą dni opóźnienia. To plik, który otwierasz, żeby zdecydować, do kogo dzwonisz dziś rano.
To celowo nie jest raport wiekowania. Wiekowanie rozkłada należności na koszyki 30, 60 i 90 dni i mówi, jak zła jest sytuacja; rejestr mówi, co z tym zrobić dzisiaj. Jeśli potrzebujesz widoku zbiorczego, weź obok szablon wiekowania należności — odpowiadają na różne pytania i większość działów finansowych trzyma oba.
Kolejność telefonów powinna wynikać z arkusza, nie z pamięci. Sortowanie po kwocie wynosi na górę dużą fakturę, sortowanie po dniach — najstarszą. Użyteczny ranking łączy oba: kwota pomnożona przez dni opóźnienia. Faktura mała i wiekowa to zwykle niezarejestrowany spór, a duża i tydzień po terminie — zwykle jeden telefon od zapłaty.
Przewidź płatności częściowe, bo inaczej arkusz zacznie kłamać w ciągu miesiąca. Prawdziwi klienci płacą większość faktury i wstrzymują sporną pozycję, a rejestr ze statusem „zapłacone / nie” albo odpisze całość jako ściągniętą, albo będzie upominał się o pełną kwotę. Kolumny „zapłacono” i „pozostało” to leczą, a to właśnie pozostało sumuje się w to, ile naprawdę masz do odzyskania.
Dezaktualizuje się tu dopasowywanie wpłat do faktur: pieniądze przychodzą wierszem bankowym z tytułem, który może nic nie znaczyć. Finmap uzgadnia je z otwartymi fakturami na bieżąco, więc kolumna statusu odzwierciedla bank, a nie moment, w którym ktoś ostatnio poprawiał plik.
