Personalkosten in der Agentur: Welcher Anteil am Umsatz ist normal

Es gibt in einer Agentur keine größere Ausgabe als Menschen. Die Gehälter des Teams sind meist der größte Posten in Ihren Ausgaben, und sie entscheiden darüber, ob die Agentur einen Gewinn erwirtschaftet oder nicht. Die Frage „welcher Prozentsatz des Umsatzes ist normal für Gehälter" ist also nicht akademisch — sie trennt eine profitable Agentur von einer, die für ihr eigenes Team arbeitet.

Schauen wir uns an, wie hoch der Richtwert für Personalkosten in einer Agentur ist, warum er von Ihrem Betriebsmodell abhängt und was zu tun ist, wenn die Personalkosten zu viel auffressen. Einen allgemeinen Überblick über den Anteil der Personalkosten am Umsatz für Unternehmen finden Sie unter Personalkosten: Welcher Prozentsatz des Umsatzes ist normal; hier konzentrieren wir uns auf die Besonderheiten der Agentur.

Warum die Personalkosten die Schlüsselzahl einer Agentur sind

Eine Agentur verkauft die Zeit und Expertise von Menschen, daher sind Gehälter nicht nur eine Ausgabe — sie sind faktisch die Kosten dessen, was Sie verkaufen. In einem Produktgeschäft gibt es einen Aufschlag auf das Produkt; in einer Agentur ist das „Produkt" die Arbeitsstunden Ihres Teams, und die Personalkosten zeigen, wie viel von jeder verdienten Griwna an die Menschen geht, die die eigentliche Arbeit machen.

Wenn die Personalkosten schneller wachsen als der Umsatz, schmilzt der Gewinn unbemerkt dahin: Sie scheinen mehr Kunden zu haben, der Umsatz steigt, aber in der Tasche des Inhabers kommt kein zusätzliches Geld an. Deshalb muss dieser Anteil ständig im Blick behalten werden, nicht nur einmal im Jahr.

Der Richtwert: Welcher Prozentsatz des Umsatzes geht an Gehälter

Für Dienstleistungsagenturen liegt der Richtwert bei etwa 40–55 % des Umsatzes für die Personalkosten Ihres produktiven Teams (der Menschen, die die Kundenarbeit erledigen). Unter 40 % ist meist sehr gesund; über 55 % ist ein Warnsignal — was übrig bleibt, reicht möglicherweise nicht für Miete, Management, Steuern und den Gewinn des Inhabers. Aber das ist ein Richtwert, kein Gesetz: Ihr konkreter Richtwert hängt vom Modell ab.

Warum der „Richtwert" vom Modell abhängt

Der Hauptfaktor ist die Auslastung des Teams (wie viele Stunden Kunden tatsächlich bezahlen). Eine Agentur mit hoher Auslastung kann höhere Personalkosten tragen und trotzdem profitabel sein, weil jede Person ihr Gehalt „zurückverdient". Eine Agentur mit niedriger Auslastung und 45 % Personalkosten kann bereits in den roten Zahlen sein, weil die Hälfte der bezahlten Zeit keinen Umsatz bringt. Deshalb müssen Personalkosten zusammen mit der Auslastung und mit einem aus Ihren Kosten pro Stunde berechneten Stundensatz gelesen werden — das ist Thema von Kosten pro Stunde in einer Agentur.

Was tun, wenn die Personalkosten zu hoch sind

Wenn der Personalkostenanteil eine gesunde Grenze überschreitet, gibt es drei Handlungsrichtungen. Erstens — die Auslastung erhöhen: mehr abrechenbare Stunden bei gleicher Mitarbeiterzahl senkt den Prozentsatz sofort. Zweitens — Ihre Sätze überprüfen: Wenn Sie unter den tatsächlichen Kosten pro Stunde inklusive Gemeinkosten verkaufen, wird keine Personalkostenzahl jemals „normal" sein (zu Gemeinkosten siehe Wie viel Sie für indirekte Kosten in Ihren Satz einkalkulieren sollten). Drittens — die Teamstruktur: einen Teil Ihrer Festangestellten durch Auftragnehmer für Spitzenlasten ersetzen.

Beispiel: zwei Agenturen mit unterschiedlichen Personalkosten

Agentur A: Umsatz von 500 Tausend, Personalkosten des produktiven Teams von 240 Tausend — das sind 48 %. Nach Miete, Management und Steuern (weitere 180) bleiben 80 Tausend Gewinn übrig. Gesund.

Agentur B: der gleiche Umsatz von 500 Tausend, aber Personalkosten von 320 Tausend — 64 %. Die gleichen 180 an sonstigen Kosten — und Sie sind bereits bei null. Der einzige Unterschied sind die Personalkosten: gleicher Umsatz, kein Gewinn. Der Grund für B ist fast immer einer von zwei — niedrige Auslastung oder zu niedrig angesetzte Sätze.

Wo Sie mit dem Rechnen anfangen sollten

Berechnen Sie die Personalkosten Ihres produktiven Teams als Prozentsatz des Umsatzes über die vergangenen Monate und beobachten Sie den Trend. Wenn er nach oben kriecht, ist das ein frühes Anzeichen für ein Gewinnproblem. Verknüpfen Sie ihn dann mit der Auslastung Ihres Teams. Für eine grundlegende Ordnung in den Finanzen einer Agentur siehe Buchhaltung für eine Marketingagentur: Womit anfangen.

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