Vorauszahlung, Zahlung bei Lieferung oder Meilensteine: Zahlungsbedingungen richtig wählen

Zahlungsbedingungen sind keine Formalität im Vertrag — sie sind eine Entscheidung, die den Cashflow Ihrer Agentur direkt prägt. Vorauszahlung, Zahlung bei Lieferung oder eine Aufteilung in Meilensteine bestimmen, wann das Geld bei Ihnen ankommt, wer das Risiko trägt und ob Sie in eine Liquiditätslücke geraten. Agenturen, die nicht bewusst über Zahlungsbedingungen nachdenken, finanzieren Monat für Monat die Arbeit anderer aus der eigenen Tasche.

Schauen wir uns die drei zentralen Zahlungsmodelle, ihre Risiken und die Wahl des richtigen Modells für ein konkretes Projekt an.

Warum Zahlungsbedingungen wichtiger sind, als es scheint

Gewinn und liquide Mittel sind zwei verschiedene Dinge. Ein Projekt kann profitabel sein, aber wenn das Geld erst ganz am Ende eingeht, zahlen Sie mehrere Monate lang das Team aus eigenen Mitteln, während Sie auf den Kunden warten. Zahlungsbedingungen steuern genau diese Lücke zwischen Arbeit und Geld. Deshalb wählen Sie sie anhand Ihres Cashflows — nicht danach, was für den Kunden gerade bequem ist. Wie solche Lücken entstehen und wie Sie sie vermeiden, lesen Sie in The agency cash gap: how to avoid it.

Modell 1. Vorauszahlung

Die Vorauszahlung (vollständig oder teilweise) ist die sicherste Option für eine Agentur: Das Geld kommt an, bevor die Arbeit beginnt, es entsteht keine Lücke, und das Risiko trägt der Kunde. Sie ist der Standard für neue Kunden und kleine Projekte. Der einzige Nachteil — nicht jeder Kunde stimmt zu, besonders größere nicht. Die Vorauszahlung sollte deshalb Ihr Standard sein, und das Abweichen davon eine bewusste Entscheidung — nicht umgekehrt.

Modell 2. Zahlung bei Lieferung

Die Nachzahlung (Zahlung nach Lieferung, oft mit Zahlungsziel net-30/60) ist für den Kunden am bequemsten und für Sie am riskantesten. Sie finanzieren das Projekt vollständig vor und werden erst danach bezahlt — mit zusätzlichem Währungs- und Wechselkursrisiko, wenn der Kunde im Ausland sitzt. Sie können Zahlungsziele anbieten, aber bewusst: vertrauenswürdigen Kunden, mit den Kosten der Stundung im Preis eingepreist und bei kontrollierten Forderungen. Wie Sie das steuern, lesen Sie in Cash flow with deferred payments.

Modell 3. Aufteilung in Meilensteine

Eine Aufteilung in Meilensteine ist der Sweet Spot für lange Projekte: eine Anzahlung zu Beginn, Zahlungen bei Zwischenergebnissen und der Rest bei Endlieferung. Das Geld kommt entsprechend dem Projektfortschritt herein, die Lücke hat keine Zeit sich zu bilden, und der Kunde zahlt für echten Fortschritt. Für die meisten Projekte, die länger als einen Monat dauern, ist das das beste Modell. Wie Sie Meilensteine in Ihre Planung integrieren, lesen Sie in The payment calendar for an agency.

Wie Sie ein Modell für ein Projekt auswählen

Die Regel ist einfach und beruht auf zwei Faktoren: der Größe/Dauer des Projekts und dem Vertrauen zum Kunden. Ein neuer Kunde oder ein kleines Projekt — Vorauszahlung. Ein langes Projekt — Meilensteine. Zahlungsziel — nur für einen vertrauenswürdigen Kunden, mit eingeplanten Kosten für die Stundung. Je größer die Unsicherheit bei der Zahlung, desto mehr Geld sollte im Voraus eingehen. Das hängt mit Ihrer Wahl des Preismodells zusammen (Stunden- oder Festpreis) — mehr dazu hier.

Wo Sie anfangen sollten

Machen Sie die Vorauszahlung zu Ihrer Standardbedingung und weichen Sie bewusst davon ab, für ein konkretes Projekt und einen konkreten Kunden. Bei langen Projekten wechseln Sie zu Meilensteinen. Und gleichen Sie Ihre Zahlungsbedingungen immer mit Ihrem Zahlungskalender ab, damit Sie eine Lücke kommen sehen.

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