Przedpłata, płatność po dostawie czy kamienie milowe: jak wybrać warunki płatności

Warunki płatności to nie formalność w umowie — to decyzja, która bezpośrednio kształtuje przepływy pieniężne Twojej agencji. Przedpłata, płatność po dostawie albo podział na kamienie milowe decydują, kiedy pieniądze do Ciebie trafią, kto ponosi ryzyko i czy pojawi się luka gotówkowa. Agencje, które nie podchodzą do warunków płatności świadomie, miesiąc w miesiąc finansują z własnej kieszeni cudzą pracę.

Omówmy trzy podstawowe modele płatności, ich ryzyka oraz sposób wyboru właściwego dla konkretnego projektu.

Dlaczego warunki płatności są ważniejsze, niż się wydaje

Zysk i gotówka to dwie różne rzeczy. Projekt może być rentowny, ale jeśli pieniądze wpływają dopiero na samym końcu, przez kilka miesięcy opłacasz zespół z własnych środków, czekając na klienta. To właśnie warunki płatności decydują o tej luce między wykonaną pracą a wpływem pieniędzy. Dlatego dobierasz je na podstawie swoich przepływów pieniężnych — a nie tego, „co jest wygodne dla klienta”. O tym, jak powstają luki gotówkowe i jak ich unikać, piszemy w artykule Luka gotówkowa w agencji: jak jej uniknąć.

Model 1. Przedpłata

Przedpłata (pełna lub częściowa) to najbezpieczniejsza opcja dla agencji: pieniądze wpływają, zanim zaczniesz pracę, luka w ogóle nie powstaje, a ryzyko ponosi klient. To standard w przypadku nowych klientów i małych projektów. Jedyny minus — nie każdy klient się na to zgodzi, zwłaszcza ci więksi. Dlatego przedpłata powinna być Twoją domyślną zasadą, a odstąpienie od niej — świadomą decyzją, a nie odwrotnie.

Model 2. Płatność po dostawie

Płatność po dostawie (z odroczonym terminem, często net-30/60) jest najwygodniejsza dla klienta i najbardziej ryzykowna dla Ciebie. Cały projekt finansujesz z własnych środków, a zapłatę dostajesz dopiero potem — dochodzi do tego jeszcze ryzyko walutowe i kursowe, jeśli klient jest zagraniczny. Możesz oferować płatność po dostawie, ale rób to świadomie: zaufanym klientom, z kosztem odroczenia wliczonym w cenę i przy pilnowaniu należności. Jak to ogarnąć, opisujemy w artykule Przepływy pieniężne przy odroczonych płatnościach.

Model 3. Podział na kamienie milowe

Podział na kamienie milowe to złoty środek przy długich projektach: zaliczka na start, płatności za etapy pośrednie i reszta po finalnym oddaniu. Pieniądze wpływają w miarę postępu prac, luka nie zdąży się w ogóle utworzyć, a klient płaci za realny postęp. Dla większości projektów trwających dłużej niż miesiąc to najlepszy model. O tym, jak wpleść kamienie milowe w swoje planowanie, piszemy w artykule Kalendarz płatności dla agencji.

Jak wybrać model dla danego projektu

Zasada jest prosta i opiera się na dwóch czynnikach: wielkości/długości projektu oraz stopniu zaufania do klienta. Nowy klient albo mały projekt — przedpłata. Długi projekt — kamienie milowe. Płatność po dostawie — tylko dla zaufanego klienta, z zaplanowanym kosztem odroczenia. Im większa niepewność co do zapłaty, tym więcej pieniędzy powinno wpłynąć z góry. Wiąże się to również z wyborem modelu rozliczeń (stawka godzinowa czy cena stała) — więcej na ten temat tutaj.

Od czego zacząć

Ustal przedpłatę jako swoją domyślną zasadę i odstępuj od niej świadomie — dla konkretnego projektu i konkretnego klienta. W długich projektach przechodź na kamienie milowe. I zawsze zestawiaj swoje warunki płatności z kalendarzem płatności, żeby z wyprzedzeniem zobaczyć nadchodzącą lukę.

W Finmap warunki płatności pojawiają się w kalendarzu płatności w swoich rzeczywistych terminach, dzięki czemu widzisz, kiedy i ile wpłynie pieniędzy — i czy zbliża się luka. Wypróbuj za darmo przez 7 dni.