Seguimiento de varios proyectos a la vez: cómo no perderse

Mientras una agencia tiene uno o dos proyectos, puede llevar las finanzas en la cabeza. Pero en cuanto llega a cinco, diez, cada uno en su propia etapa con distintos pagos y contratistas, la cabeza deja de dar abasto. El dinero se mezcla en un solo flujo y no hay respuesta a una pregunta simple: «¿cuánto ganó en realidad este proyecto en concreto?». Y sin eso, no sabe qué escalar y qué cerrar.

Llevar varios proyectos a la vez sin perderse no es cuestión de una memoria prodigiosa, sino de un sistema. Vamos a ver cómo construir uno para que pueda ver cada proyecto por separado, incluso cuando haya docenas.

Por qué varios proyectos lo desbaratan todo

El problema no es la cantidad, sino que cada proyecto vive en una «bolsa» compartida. Un pago del cliente A, un anticipo del cliente B, los salarios de un equipo que trabaja a la vez en tres proyectos, un pago a un contratista que atiende dos de ellos: todo va a parar a un flujo común. Al final hay cierta cantidad en la cuenta, pero de quién es cada parte es un misterio. Un proyecto rentable enmascara a uno que pierde dinero, y usted nunca lo ve.

Solo hay una solución: separar el flujo por proyecto desde la entrada. Es el mismo principio que un estado de resultados por cliente, solo que a nivel de proyecto. Incluso puede comprobar la rentabilidad de un solo proyecto en 15 minutos, como en el artículo Qué proyecto es realmente rentable.

Paso 1. Cada proyecto es su propia entidad

Configure cada proyecto como un «contenedor» independiente al que se adjunte todo su dinero. No importa cómo lo llame su herramienta —proyecto, etiqueta, línea de negocio—; lo que importa es que cada movimiento lleve una etiqueta de proyecto. Ningún proyecto sin etiqueta, ningún movimiento sin asignación. Esa es la regla básica sobre la que se apoya todo lo demás.

Paso 2. Etiquete cada movimiento en el acto

El error principal es dejar la clasificación «para después». Al cabo de una semana ya no recuerda para qué era aquel pago ni a qué proyecto pertenecía. Por eso la etiqueta se pone en el momento del movimiento: entra un pago, asigna el proyecto de inmediato; paga a un contratista, anota de inmediato a qué proyecto corresponde. Son 10 segundos en el momento frente a horas de desenredo a fin de mes.

Paso 3. Reparta los costes compartidos con una regla

Algunos costes no pertenecen a un solo proyecto: el salario de alguien que trabaja en varios, el alquiler, la gestión. Hay que repartirlos con una regla simple y constante: por las horas dedicadas a cada proyecto o en proporción a los ingresos. Lo que importa no es la precisión hasta el último céntimo, sino que la regla sea la misma para todos los proyectos. Hay más sobre cómo repartir los costes compartidos en el artículo Margen por línea de negocio, ubicación y canal.

Paso 4. Vea sus proyectos en un solo lugar

Una vez clasificados los movimientos, necesita una sola pantalla que muestre todos los proyectos y el resultado de cada uno: cuánto entró, cuánto salió, cuánto queda. Es precisamente esa vista consolidada la que evita la confusión: en lugar de «hay algo en la cuenta», ve «proyecto A +80 mil, proyecto B −15 mil, proyecto C en curso». Ahora las decisiones se toman proyecto por proyecto.

Ejemplo: cinco proyectos en un solo flujo, y por separado

Una agencia lleva 5 proyectos. A fin de mes hay +120 mil en la cuenta; el dueño está tranquilo. Pero desglosado por proyecto: A +90, B +70, C +40, D −30, E −50. Dos proyectos (D y E) se comieron 80 mil del beneficio de los demás, y sin ellos el mes habría sido +200, no +120. Sin un desglose por proyecto, esos dos «comedineros» habrían pasado inadvertidos; con él, la decisión se escribe sola: ocuparse de D y E (subir el precio, cambiar el alcance o cerrarlos).

Por dónde empezar

Tome sus proyectos actuales, configure cada uno por separado y, durante un mes, etiquete cada movimiento a un proyecto en el momento en que ocurra. En un mes verá por primera vez el resultado de cada proyecto, en lugar de un «saldo global positivo». Cuando el dinero que se mueve entre proyectos sea demasiado como para llevarlo en la cabeza, esa es la señal de que toca implantar sistemas; hay un artículo sobre eso: Cuando hay demasiado dinero entre proyectos para llevarlo en la cabeza.

En Finmap, cada movimiento se vincula a un proyecto y el resultado de todos sus proyectos aparece en una sola pantalla, sin consolidar hojas de cálculo a mano. Pruébelo gratis durante 7 días.