Учёт нескольких проектов одновременно: как не запутаться

Пока у агентства один-два проекта, финансы держатся в голове. Но как только проектов становится пять, десять, и каждый на своей стадии с разными оплатами и подрядчиками, голова перестаёт справляться. Деньги смешиваются в один поток, и на простой вопрос «сколько заработал этот конкретный проект» ответа нет. А без него вы не знаете, что масштабировать, а что сворачивать.

Вести несколько проектов одновременно и не запутаться — это не про феноменальную память, а про систему. Разберём, как её построить, чтобы каждый проект был виден отдельно, даже когда их десятки.

Почему несколько проектов всё ломают

Проблема не в количестве, а в том, что все проекты живут в одном «котле». Оплата от клиента А, аванс клиента Б, зарплаты команды, работающей сразу на трёх проектах, оплата подрядчику, который делает два из них, — всё сваливается в общий поток. В итоге на счёте есть какая-то сумма, но что в ней чьё — неизвестно. Прибыльный проект маскирует убыточный, и вы этого не видите.

Решение одно: разделить поток по проектам ещё на входе. Это тот же принцип, что и в P&L по клиентам — только на уровне проектов. Быстро проверить прибыльность отдельного проекта можно даже за 15 минут, как в статье Какой проект реально прибыльный.

Шаг 1. Каждый проект — отдельная сущность

Заведите каждый проект как отдельный «контейнер», к которому привязываются все его деньги. Неважно, как это называется в инструменте — проект, тег, направление — важно, что каждая операция имеет метку проекта. Нет проекта без метки, нет операции без привязки. Это базовое правило, на котором держится всё остальное.

Шаг 2. Привязывайте каждую операцию сразу

Главная ошибка — откладывать разнесение «на потом». Через неделю вы уже не помните, за что был тот платёж и на какой проект. Поэтому метка ставится в момент операции: пришла оплата — сразу указали проект, заплатили подрядчику — сразу указали, за какой проект. Это 10 секунд в моменте против часов разбора в конце месяца.

Шаг 3. Разносите общие расходы по правилу

Часть расходов не принадлежит одному проекту: зарплата человека, работающего на нескольких, аренда, менеджмент. Их нужно разносить по простому и постоянному правилу — по часам на каждый проект или пропорционально выручке. Главное не точность до копейки, а чтобы правило было одинаковым для всех проектов. О распределении общих расходов подробнее — в статье Маржа по направлениям, локациям и каналам.

Шаг 4. Смотрите на проекты в одном месте

Когда операции разложены, нужен единый экран, где видны все проекты и результат каждого: сколько зашло, сколько потрачено, сколько осталось. Именно этот сводный взгляд и спасает от путаницы: вместо «что-то на счёте есть» вы видите «проект А +80 тыс, проект Б −15 тыс, проект В в работе». Теперь решения принимаются по каждому отдельно.

Пример: пять проектов в одном потоке и по отдельности

Агентство ведёт 5 проектов. На счёте в конце месяца +120 тысяч — владелец спокоен. Но разложив по проектам: А +90, Б +70, В +40, Г −30, Д −50. Два проекта (Г и Д) съели 80 тысяч прибыли остальных, и если бы не они, месяц был бы +200, а не +120. Без разреза по проектам эти два «пожирателя» оставались бы незамеченными, а с ним — это готовое решение: разобраться с Г и Д (поднять цену, изменить объём или закрыть).

С чего начать

Возьмите текущие проекты, заведите каждый отдельно и месяц привязывайте к ним каждую операцию в момент, когда она происходит. Уже через месяц вы впервые увидите результат каждого проекта, а не «общий плюс». Если денег между проектами становится много и держать это в голове тяжело, это сигнал, что пора выстраивать систему, — об этом статья Когда денег между проектами слишком много для головы.

В Finmap каждая операция привязывается к проекту, а результат всех проектов виден на одном экране — без ручного сведения таблиц. Попробуйте 7 дней бесплатно.