Бірнеше жобаны бірден жүргізу: қалай адаспау керек

Агентствода бір-екі жоба болғанда, қаржыны есте ұстау қиын емес. Бірақ бес, он жоба болып, әрқайсысы өз кезеңінде, әртүрлі төлемдер мен мердігерлермен жүргенде, есте сақтау мүмкін болмай қалады. Ақша бір ағынға араласып кетеді де, қарапайым сұраққа жауап жоқ: «нақты осы жоба қанша тапты?». Ал мұны білмей, нені өсіру керек, нені жабу керектігін де білмейсіз.

Бірнеше жобаны бір мезгілде жүргізіп, адаспау — керемет жад мәселесі емес, жүйе мәселесі. Ондаған жоба болса да әр жобаны бөлек көре алатындай жүйені қалай құруға болатынын қарастырайық.

Неге бірнеше жоба бәрін бұзады

Мәселе жоба санында емес — әр жоба ортақ «қапшықта» жатқанында. А клиенттен келген төлем, В клиенттен алынған аванс, үш жобамен бір мезгілде жұмыс істейтін команданың жалақысы, екі жобаны қатар жүргізетін мердігерге төлем — бәрі бір ортақ ағынға құйылады. Соңында шотта белгілі бір сома тұрады, бірақ кімге қанша тиесілі екені белгісіз болып қалады. Табысты жоба зиянды жобаны жасырады, ал сіз оны ешқашан көрмейсіз.

Мұның бір ғана шешімі бар: ағынды жоба бойынша дәл кіру кезінде бөлу керек. Бұл клиент бойынша пайда мен шығын есебімен бірдей принцип — тек жоба деңгейінде. Тіпті бір жобаның табыстылығын 15 минутта тексеруге болады, мына мақаладағыдай: Қай жоба шынымен пайда әкеледі.

1-қадам. Әр жоба — жеке бірлік

Әр жобаны оның барлық ақшасы байланатын бөлек «контейнер» ретінде орнатыңыз. Құралыңызда бұл қалай аталатыны маңызды емес — жоба, тег, бағыт — маңыздысы, әр транзакцияда жоба белгісі болуы керек. Белгісіз жоба болмайды, тіркелмеген транзакция болмайды. Барлығы осы негізгі ережеге сүйенеді.

2-қадам. Әр транзакцияны сол сәтте белгілеңіз

Ең үлкен қате — реттеуді «кейінге» қалдыру. Бір аптадан кейін бұл төлем не үшін болғанын, қай жобаға тиесілі екенін есіңізден шығарасыз. Сондықтан белгі транзакция сәтінде қойылады: төлем түссе — бірден жобаны тағайындайсыз; мердігерге төлесеңіз — бірден қай жобаға екенін белгілейсіз. Бұл сол сәтте 10 секунд, ал ай соңында шатасуды тарқатуға сағаттар кетеді.

3-қадам. Ортақ шығындарды ереже бойынша бөліңіз

Кейбір шығындар бір жобаға тиесілі емес: бірнеше жобамен қатар жұмыс істейтін адамның жалақысы, жалдау ақысы, басқару шығындары. Оларды қарапайым әрі тұрақты ереже бойынша бөлу керек — әр жобаға жұмсалған сағаттар бойынша немесе табысқа пропорционалды түрде. Маңыздысы — теңгеге дейінгі дәлдік емес, әр жобаға бірдей ереженің қолданылуы. Ортақ шығындарды бөлу туралы толығырақ мына мақалада: Бағыт, локация және арна бойынша маржа.

4-қадам. Барлық жобаны бір жерден көріңіз

Транзакциялар реттелген соң, барлық жобаны және әрқайсысының нәтижесін көрсететін бір экран қажет: қанша түсті, қанша шықты, қанша қалды. Дәл осы жиынтық көрініс сізді шатасудан құтқарады: «шотта бірдеңе бар» дегеннің орнына «А жобасы +80 мың, В жобасы −15 мың, С жобасы жүргізілуде» дегенді көресіз. Енді шешімдер жоба-жоба бойынша қабылданады.

Мысал: бес жоба бір ағында және бөлек

Агентство 5 жобаны жүргізеді. Ай соңында шотта +120 мың тұр — иесі тыныш. Бірақ жоба бойынша бөлсек: А +90, В +70, С +40, D −30, E −50. Екі жоба (D және E) басқаларының пайдасынан 80 мыңды «жеп қойды», олар болмаса ай +120 емес, +200 болар еді. Жоба бойынша бөлу болмаса, бұл екі «ақша жегіш» көрінбей қалар еді; бөлумен шешім өзі жазылады: D мен Е-мен айналысу керек (бағаны көтеру, көлемін өзгерту немесе жабу).

Неден бастау керек

Қазіргі жобаларыңызды алып, әрқайсысын бөлек орнатыңыз және бір ай бойы әр транзакцияны сол сәтте жобаға белгілеп отырыңыз. Бір айдан кейін бір «жалпы плюстің» орнына әр жобаның нақты нәтижесін алғаш рет көресіз. Жобалар арасындағы ақша қозғалысын есте ұстау қиынға айналса, бұл жүйеге көшу уақыты келгенінің белгісі — бұл туралы мақала бар: Жобалар арасындағы ақша есте сыймайтын болғанда.

Finmap-та әр транзакция жобаға байланады, ал барлық жобаңыздың нәтижесі бір экранда шығады — кестелерді қолмен жинаудың қажеті жоқ. 7 күн тегін қолданып көріңіз.