Mehrere Projekte gleichzeitig im Blick behalten: So verlieren Sie nicht den Überblick

Solange eine Agentur ein oder zwei Projekte hat, lassen sich die Finanzen im Kopf behalten. Aber sobald es fünf, zehn werden, jedes in einer eigenen Phase mit unterschiedlichen Zahlungen und Auftragnehmern, kommt der Kopf nicht mehr mit. Das Geld vermischt sich zu einem einzigen Strom, und auf die einfache Frage „Wie viel hat dieses konkrete Projekt eigentlich eingebracht?“ gibt es keine Antwort. Und ohne diese Antwort wissen Sie nicht, was Sie skalieren und was Sie einstellen sollten.

Mehrere Projekte gleichzeitig zu führen, ohne den Überblick zu verlieren, ist keine Frage eines phänomenalen Gedächtnisses – sondern eines Systems. Sehen wir uns an, wie Sie eines aufbauen, damit Sie jedes Projekt einzeln im Blick behalten, selbst wenn es Dutzende sind.

Warum mehrere Projekte alles durcheinanderbringen

Das Problem ist nicht die Anzahl, sondern dass jedes Projekt in einem gemeinsamen „Topf“ lebt. Eine Zahlung von Kunde A, ein Vorschuss von Kunde B, Gehälter für ein Team, das gleichzeitig an drei Projekten arbeitet, eine Zahlung an einen Auftragnehmer, der zwei davon betreut – alles fließt in einen gemeinsamen Strom. Am Ende steht ein bestimmter Betrag auf dem Konto, aber wem was gehört, ist reine Vermutung. Ein profitables Projekt verdeckt ein defizitäres, und Sie sehen es nie.

Es gibt nur eine Lösung: den Geldfluss bereits am Eingang nach Projekten trennen. Das ist dasselbe Prinzip wie bei einer Gewinn- und Verlustrechnung nach Kunden – nur auf Projektebene. Sie können die Profitabilität eines einzelnen Projekts sogar in 15 Minuten prüfen, wie im Artikel Welches Projekt tatsächlich profitabel ist.

Schritt 1. Jedes Projekt ist eine eigene Einheit

Richten Sie jedes Projekt als separaten „Container“ ein, dem all sein Geld zugeordnet wird. Es spielt keine Rolle, wie Ihr Tool das nennt – Projekt, Tag, Geschäftsbereich –, wichtig ist, dass jede Transaktion eine Projektkennzeichnung trägt. Kein Projekt ohne Kennzeichnung, keine Transaktion ohne Zuordnung. Das ist die Grundregel, auf der alles andere aufbaut.

Schritt 2. Jede Transaktion sofort kennzeichnen

Der Hauptfehler ist, die Zuordnung „auf später“ zu verschieben. Eine Woche danach erinnern Sie sich nicht mehr, wofür diese Zahlung war oder zu welchem Projekt sie gehörte. Deshalb wird die Kennzeichnung im Moment der Transaktion vergeben: Eine Zahlung geht ein – Sie weisen sofort das Projekt zu; Sie bezahlen einen Auftragnehmer – Sie notieren sofort, für welches Projekt. Das sind 10 Sekunden im Moment gegenüber Stunden des Entwirrens am Monatsende.

Schritt 3. Gemeinsame Kosten nach einer Regel verteilen

Manche Kosten gehören nicht zu einem einzelnen Projekt: das Gehalt einer Person, die an mehreren arbeitet, Miete, Management. Diese müssen nach einer einfachen, einheitlichen Regel verteilt werden – nach Stunden pro Projekt oder proportional zum Umsatz. Wichtig ist nicht die Genauigkeit bis auf den letzten Cent, sondern dass die Regel für jedes Projekt gleich ist. Mehr zur Aufteilung gemeinsamer Kosten im Artikel Marge nach Bereich, Standort und Kanal.

Schritt 4. Ihre Projekte an einem Ort sehen

Sobald die Transaktionen sortiert sind, brauchen Sie einen einzigen Bildschirm, der jedes Projekt und dessen Ergebnis zeigt: wie viel eingegangen ist, wie viel ausgegeben wurde, wie viel übrig bleibt. Genau diese konsolidierte Ansicht bewahrt Sie vor der Verwirrung: Statt „irgendetwas ist auf dem Konto“ sehen Sie „Projekt A +80k, Projekt B −15k, Projekt C in Bearbeitung“. Jetzt werden Entscheidungen projektweise getroffen.

Beispiel: fünf Projekte in einem Fluss und einzeln betrachtet

Eine Agentur führt 5 Projekte. Am Monatsende stehen +120 Tausend auf dem Konto – der Inhaber ist entspannt. Aber aufgeschlüsselt nach Projekten: A +90, B +70, C +40, D −30, E −50. Zwei Projekte (D und E) haben 80 Tausend des Gewinns der anderen aufgefressen, und ohne sie wäre der Monat mit +200 statt +120 abgeschlossen worden. Ohne Aufschlüsselung nach Projekten wären diese beiden „Geldfresser“ unsichtbar geblieben; mit ihr schreibt sich die Entscheidung von selbst: sich um D und E kümmern (Preis erhöhen, Umfang ändern oder sie schließen).

Womit Sie anfangen sollten

Nehmen Sie Ihre aktuellen Projekte, richten Sie jedes einzeln ein und kennzeichnen Sie einen Monat lang jede Transaktion in dem Moment, in dem sie stattfindet, mit dem jeweiligen Projekt. Innerhalb eines Monats sehen Sie zum ersten Mal das Ergebnis jedes Projekts, statt eines einzigen „Gesamtplus“. Wenn das Geld, das zwischen Projekten hin- und herfließt, zu viel wird, um es im Kopf zu behalten, ist das ein Signal, dass es Zeit für Systeme ist – dazu gibt es einen Artikel: Wenn zu viel Geld zwischen Projekten fließt, um es im Kopf zu behalten.

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