Облік кількох проєктів одночасно: як не заплутатись

Поки в агенції один-два проєкти, фінанси тримаються в голові. Але щойно проєктів стає п'ять, десять, і кожен на своїй стадії з різними оплатами й підрядниками, голова перестає справлятися. Гроші змішуються в один потік, і на просте питання «скільки заробив цей конкретний проєкт» відповіді немає. А без неї ви не знаєте, що масштабувати, а що згортати.

Вести кілька проєктів одночасно й не заплутатися — це не про феноменальну пам'ять, а про систему. Розберемо, як її побудувати, щоб кожен проєкт було видно окремо, навіть коли їх десятки.

Чому кілька проєктів усе ламають

Проблема не в кількості, а в тому, що всі проєкти живуть в одному «котлі». Оплата від клієнта А, аванс клієнта Б, зарплати команди, що працює на трьох проєктах одразу, оплата підряднику, який робить два з них, — усе валиться в загальний потік. У підсумку на рахунку є якась сума, але що в ній чиє — невідомо. Прибутковий проєкт маскує збитковий, і ви цього не бачите.

Рішення одне: розділити потік по проєктах ще на вході. Це той самий принцип, що й у P&L по клієнтах — тільки на рівні проєктів. Швидко перевірити прибутковість окремого проєкту можна навіть за 15 хвилин, як у статті Який проєкт реально прибутковий.

Крок 1. Кожен проєкт — окрема сутність

Заведіть кожен проєкт як окремий «контейнер», до якого прив'язуються всі його гроші. Не важливо, як це називається в інструменті — проєкт, тег, напрям — важливо, що кожна операція має мітку проєкту. Немає проєкту без мітки, немає операції без прив'язки. Це базове правило, на якому тримається все решта.

Крок 2. Прив'язуйте кожну операцію одразу

Головна помилка — відкладати рознесення «на потім». Через тиждень ви вже не пам'ятаєте, за що був той платіж і на який проєкт. Тому мітка ставиться в момент операції: прийшла оплата — одразу вказали проєкт, заплатили підряднику — одразу вказали, за який проєкт. Це 10 секунд у моменті проти годин розбору в кінці місяця.

Крок 3. Розносьте спільні витрати за правилом

Частина витрат не належить одному проєкту: зарплата людини, що працює на кількох, оренда, менеджмент. Їх треба розносити за простим і сталим правилом — за годинами на кожен проєкт або пропорційно виручці. Головне не точність до копійки, а щоб правило було однакове для всіх проєктів. Про розподіл спільних витрат детальніше — у статті Маржа по напрямах, локаціях і каналах.

Крок 4. Дивіться на проєкти в одному місці

Коли операції розкладені, потрібен єдиний екран, де видно всі проєкти й результат кожного: скільки зайшло, скільки витрачено, скільки лишилось. Саме цей зведений погляд і рятує від плутанини: замість «щось на рахунку є» ви бачите «проєкт А +80 тис, проєкт Б −15 тис, проєкт В у роботі». Тепер рішення приймаються по кожному окремо.

Приклад: п'ять проєктів в одному потоці й окремо

Агенція веде 5 проєктів. На рахунку в кінці місяця +120 тисяч — власник спокійний. Але розклавши по проєктах: А +90, Б +70, В +40, Г −30, Д −50. Два проєкти (Г і Д) з'їли 80 тисяч прибутку інших, і якби не вони, місяць був би +200, а не +120. Без розрізу по проєктах ці два «пожирачі» лишалися б непоміченими, а з ним — це готове рішення: розібратися з Г і Д (підняти ціну, змінити обсяг або закрити).

З чого почати

Візьміть поточні проєкти, заведіть кожен окремо й місяць прив'язуйте до них кожну операцію в момент, коли вона відбувається. Уже за місяць ви вперше побачите результат кожного проєкту, а не «загальний плюс». Якщо грошей між проєктами стає багато й важко, це сигнал, що пора системи, — про це стаття Коли грошей між проєктами забагато для голови.

У Finmap кожна операція прив'язується до проєкту, а результат усіх проєктів видно на одному екрані — без ручного зведення таблиць. Спробуйте 7 днів безкоштовно.