Kilka projektów naraz: jak się w nich nie pogubić

Dopóki agencja ma jeden czy dwa projekty, finanse można trzymać w głowie. Ale gdy masz ich pięć, dziesięć, każdy na innym etapie, z innymi płatnościami i podwykonawcami, głowa przestaje nadążać. Pieniądze zlewają się w jeden strumień i nie ma odpowiedzi na proste pytanie: „ile tak naprawdę zarobił ten konkretny projekt?”. A bez tego nie wiesz, co skalować, a co zamykać.

Prowadzenie kilku projektów naraz bez gubienia się to nie kwestia fenomenalnej pamięci — to kwestia systemu. Sprawdźmy, jak go zbudować, żeby widzieć każdy projekt osobno, nawet gdy jest ich kilkanaście.

Dlaczego kilka projektów wszystko psuje

Problemem nie jest liczba projektów, tylko to, że każdy z nich siedzi we wspólnym „worku”. Płatność od klienta A, zaliczka od klienta B, pensje zespołu pracującego jednocześnie nad trzema projektami, przelew dla podwykonawcy obsługującego dwa z nich — wszystko to wpada do jednego wspólnego strumienia. Na koniec na koncie jest jakaś kwota, ale kto ile ma w niej udziału — pozostaje zagadką. Zyskowny projekt maskuje ten stratny, a ty nigdy tego nie zobaczysz.

Jest na to jeden sposób: dzielić strumień na projekty już w momencie wejścia. To ta sama zasada, co rachunek zysków i strat dla klienta — tylko na poziomie projektu. Rentowność pojedynczego projektu możesz sprawdzić nawet w 15 minut, tak jak w artykule Który projekt naprawdę przynosi zysk.

Krok 1. Każdy projekt to osobna jednostka

Ustaw każdy projekt jako osobny „kontener”, do którego przypisują się wszystkie jego pieniądze. Nieważne, jak nazywa to twoje narzędzie — projekt, tag, linia biznesowa — liczy się to, że każda transakcja ma etykietę projektu. Żadnego projektu bez etykiety, żadnej transakcji bez przypisania. To podstawowa zasada, na której opiera się cała reszta.

Krok 2. Oznaczaj każdą transakcję od razu

Najczęstszy błąd to odkładanie porządkowania „na później”. Po tygodniu nie pamiętasz już, za co była ta płatność ani do którego projektu należała. Dlatego etykietę nadajesz w momencie transakcji: wpływa płatność — od razu przypisujesz projekt; płacisz podwykonawcy — od razu zaznaczasz, do którego projektu. To 10 sekund w danej chwili zamiast godzin rozplątywania na koniec miesiąca.

Krok 3. Rozdzielaj wspólne koszty według reguły

Niektóre koszty nie należą do jednego projektu: pensja osoby pracującej przy kilku naraz, czynsz, zarządzanie. Trzeba je rozdzielać według prostej, spójnej reguły — proporcjonalnie do godzin poświęconych każdemu projektowi albo do przychodu. Nie chodzi o precyzję co do grosza, tylko o to, żeby reguła była jednakowa dla każdego projektu. Więcej o rozdzielaniu wspólnych kosztów znajdziesz w artykule Marża według kierunku, lokalizacji i kanału.

Krok 4. Zobacz wszystkie projekty w jednym miejscu

Gdy transakcje są już posegregowane, potrzebujesz jednego ekranu, który pokazuje wszystkie projekty i wynik każdego z nich: ile wpłynęło, ile wyszło, ile zostało. To właśnie ten skonsolidowany widok ratuje przed chaosem: zamiast „coś tam jest na koncie” widzisz „projekt A +80 tys., projekt B −15 tys., projekt C w trakcie”. Teraz decyzje podejmujesz projekt po projekcie.

Przykład: pięć projektów w jednym strumieniu i osobno

Agencja prowadzi 5 projektów. Na koniec miesiąca na koncie jest +120 tysięcy — właściciel jest spokojny. Ale w rozbiciu na projekty: A +90, B +70, C +40, D −30, E −50. Dwa projekty (D i E) pochłonęły 80 tysięcy zysku pozostałych, a bez nich miesiąc wyniósłby +200, nie +120. Bez podziału na projekty te dwa „pożeracze pieniędzy” pozostałyby niewidoczne; z podziałem decyzja podejmuje się sama: trzeba zająć się D i E (podnieść cenę, zmienić zakres albo je zamknąć).

Od czego zacząć

Weź swoje obecne projekty, skonfiguruj każdy osobno i przez miesiąc oznaczaj każdą transakcję od razu, w momencie jej wystąpienia. Po miesiącu po raz pierwszy zobaczysz wynik każdego projektu, zamiast jednego „ogólnego plusa”. Gdy przepływ pieniędzy między projektami staje się zbyt trudny, by trzymać go w głowie, to sygnał, że czas na systemy — pisze o tym artykuł: Gdy pieniędzy między projektami jest za dużo, by ogarnąć je w głowie.

W Finmap każda transakcja jest przypisana do projektu, a wynik wszystkich projektów widzisz na jednym ekranie — bez ręcznego zestawiania danych w arkuszu. Wypróbuj za darmo przez 7 dni.