Több projekt egyidejű nyomon követése: hogyan ne vesszen el bennük

Amíg egy ügynökségnek egy-két projektje van, a pénzügyeket fejben is lehet tartani. De abban a pillanatban, amikor ötre, tízre nő a számuk, mindegyik a saját szakaszában, eltérő fizetésekkel és alvállalkozókkal, a fej már nem bírja követni. A pénz egyetlen közös folyamba olvad, és nincs válasz egy egyszerű kérdésre: „mennyit keresett valójában ez a konkrét projekt?” Enélkül pedig nem tudja, mit érdemes skálázni, és mit kell leállítani.

Több projekt egyidejű vezetése úgy, hogy közben nem vész el bennük, nem a kivételes memóriáról szól, hanem egy rendszerről. Nézzük meg, hogyan építsen fel egyet, hogy minden projektet külön-külön láthasson, még akkor is, ha tucatnyi fut párhuzamosan.

Miért borít fel mindent, ha több projekt fut egyszerre

A probléma nem a szám, hanem az, hogy minden projekt egy közös „kasszában” él. Az A ügyféltől érkező befizetés, a B ügyfél előlege, egy három projektet egyszerre kiszolgáló csapat bére, egy két projektet is ellátó alvállalkozónak kifizetett díj – mindez egy közös folyamba ömlik. A végén van valamennyi pénz a számlán, de hogy melyik rész kié, csak találgatás. Egy nyereséges projekt elfedi a veszteségeset, és ezt sosem látja.

Erre csak egyetlen megoldás van: a pénzáramlást már a bevitelnél projektenként kell szétválasztani. Ez ugyanaz az elv, mint az ügyfelenkénti eredménykimutatásnál – csak projektszinten. Egyetlen projekt nyereségességét akár 15 perc alatt is ellenőrizheti, ahogy a Melyik projekt valójában nyereséges című cikkben olvashatja.

1. lépés: Minden projekt önálló egység

Hozzon létre minden projekthez egy külön „tárolót”, amelyhez az összes hozzá tartozó pénz kapcsolódik. Nem számít, hogyan nevezi ezt az Ön eszköze – projekt, címke, üzletág –, az számít, hogy minden tranzakció projektcímkét visel. Nincs címke nélküli projekt, és nincs hozzárendelés nélküli tranzakció. Ez az alapszabály, amelyre minden más épül.

2. lépés: Minden tranzakciót azonnal jelöljön meg

A fő hiba az, ha a rendszerezést „későbbre” halasztja. Egy hét múlva már nem emlékszik, mire vonatkozott az adott kifizetés, és melyik projekthez tartozott. Ezért a címkét a tranzakció pillanatában kell rárakni: megérkezik egy befizetés – azonnal hozzárendeli a projektet; kifizet egy alvállalkozót – azonnal feljegyzi, melyik projekthez tartozik. Ez 10 másodperc az adott pillanatban, szemben a hónap végi kibogozás óráival.

3. lépés: A közös költségeket szabály szerint ossza fel

Egyes költségek nem tartoznak kizárólag egyetlen projekthez: a több projekten dolgozó munkatárs bére, a bérleti díj, a menedzsment. Ezeket egyszerű és következetes szabály szerint kell felosztani – az egyes projektekre fordított órák alapján, vagy a bevétellel arányosan. Nem a fillérre pontos precizitás számít, hanem az, hogy a szabály minden projektnél ugyanaz legyen. A közös költségek felosztásáról bővebben a Fedezet üzletág, helyszín és csatorna szerint című cikkben olvashat.

4. lépés: Tekintse át projektjeit egy helyen

Ha a tranzakciók rendszerezve vannak, egyetlen képernyőre van szüksége, amely minden projektet és annak eredményét mutatja: mennyi érkezett be, mennyi ment ki, mennyi maradt. Pontosan ez az összesített nézet menti meg a zűrzavartól: ahelyett, hogy „van valamennyi pénz a számlán”, azt látja: „A projekt +80 ezer, B projekt −15 ezer, C projekt folyamatban”. Ezután a döntéseket projektenként hozza meg.

Példa: öt projekt egy folyamban és külön-külön

Egy ügynökség 5 projektet vezet. A hónap végén +120 ezer van a számlán – a tulajdonos nyugodt. Projektenként lebontva viszont: A +90, B +70, C +40, D −30, E −50. Két projekt (D és E) 80 ezret felélt a többiek nyereségéből, és nélkülük a hónap +200 lett volna, nem +120. Projektszintű bontás nélkül ez a két „pénzfaló” láthatatlan maradt volna; a bontással viszont a döntés magától adódik: foglalkozni kell D-vel és E-vel (áremelés, a terjedelem megváltoztatása vagy lezárás).

Honnan induljon

Vegye a jelenlegi projektjeit, állítsa be mindegyiket külön, és egy hónapon át jelölje meg minden tranzakciót a hozzá tartozó projekttel, abban a pillanatban, amikor megtörténik. Egy hónapon belül első alkalommal fogja látni minden egyes projekt eredményét, nem csak egy „összesített pluszt”. Ha a projektek közötti pénzmozgás már túl sok ahhoz, hogy fejben tartsa, ez jelzi, hogy itt az ideje a rendszernek – erről szól a Amikor túl sok pénz mozog a projektek között ahhoz, hogy fejben tartsa című cikk.

A Finmapben minden tranzakció egy projekthez kapcsolódik, és az összes projekt eredménye egyetlen képernyőn jelenik meg – kézi táblázat-összesítés nélkül. Próbálja ki ingyen 7 napig.