Κέρδος Εταιρείας Στελέχωσης: Ανά Τοποθέτηση και Ανά Ρεκρούτερ, Όχι Ανά Κενή Θέση

«Διατηρούμε σταθερά 60 θέσεις σε εξέλιξη. Εξήντα! Ήμουν σίγουρος ότι πηγαίναμε φανταστικά. Μετά, επιτέλους, ταξινομήσαμε τα χρήματα ανά ρεκρούτερ και ανά θέση που καλύφθηκε, και αποδείχθηκε ότι το προηγούμενο τρίμηνο πληρωθήκαμε ουσιαστικά για δεκαοκτώ. Οι μισοί από την ομάδα περνούν μήνες κουβαλώντας θέσεις για τις οποίες κανείς δεν πρόκειται ποτέ να μας πληρώσει».

Ο πίνακάς σας είναι γεμάτος κενές θέσεις. Οι ρεκρούτερ είναι στο τηλέφωνο από το πρωί ως το βράδυ, το chat της ομάδας δεν σταματά ποτέ, οι υποψήφιοι πηγαίνουν συνεχώς σε συνεντεύξεις. Κοιτάτε τον αριθμό των θέσεων σε εξέλιξη και νιώθετε ότι η εταιρεία μεγαλώνει. Έπειτα τελειώνει ο μήνας και ο λογαριασμός δείχνει ένα ποσό που σας ανησυχεί: όλοι δουλεύουν σκληρά, κι όμως τα χρήματα μοιάζουν σαν να μόλις ξεκινήσατε.

Στη στελέχωση προσωπικού, τα χρήματα σχεδόν ποτέ δεν εξαφανίζονται με θόρυβο. Κολλάνε σιωπηλά ανάμεσα σε μια θέση σε εξέλιξη και μια αμοιβή που πληρώθηκε και παρέμεινε σε εσάς. Αυτά είναι δύο πολύ διαφορετικά πράγματα. Μια θέση σε εξέλιξη είναι μια υπόσχεση. Χρήματα έρχονται μόνο από μια τοποθέτηση που έχει επίσης επιβιώσει την περίοδο εγγύησης. Ό,τι βρίσκεται ανάμεσα στα δύο είναι κόστος: χρόνος του ρεκρούτερ, πρόσβαση σε βάσεις δεδομένων, μισθοί που πληρώνετε κάθε μήνα, είτε κλείσει η θέση είτε όχι.

Ο λόγος για το ισχνό κέρδος είναι σχεδόν πάντα ο ίδιος. Η εταιρεία μετριέται με τον αριθμό των θέσεων σε εξέλιξη, όμως κερδίζει από τις τοποθετήσεις που ολοκληρώθηκαν και από συγκεκριμένους ρεκρούτερ. Μέχρι να ταξινομήσετε τα χρήματα σε αυτά τα ράφια, οδηγείτε στα τυφλά, πληρώνοντας όσους κουβαλούν κενό αέρα ακριβώς όσο και όσους σας τρέφουν.

Κέρδος ανά τοποθέτηση και ανά ρεκρούτερ με απλά λόγια

Το εισόδημά σας είναι η αμοιβή τοποθέτησης. Το κλασικό μοντέλο: ένα ποσοστό επί του ετήσιου μισθού του υποψηφίου, συνήθως 15 έως 25 τοις εκατό. Τοποθετείτε έναν manager με μισθό 80.000 UAH τον μήνα, δηλαδή 960.000 UAH ετησίως, και με 18 τοις εκατό η αμοιβή σας είναι 172.800 UAH. Καλός αριθμός. Αλλά εμφανίζεται μόνο τη στιγμή που ο υποψήφιος ξεκινά και υπογράφει την προσφορά, όχι όταν η θέση έφτασε στο γραφείο σας.

Το κέρδος ανά τοποθέτηση υπολογίζεται εύκολα: η αμοιβή μείον το άμεσο κόστος αυτής της πλήρωσης. Το άμεσο κόστος είναι πρώτα απ' όλα ο χρόνος του ρεκρούτερ μετατρεπόμενος σε χρήματα βάσει του μισθού του, συν η πρόσβαση σε job boards και βάσεις βιογραφικών, το κόστος διαφήμισης της θέσης, μερικές φορές ένα bonus στον ρεκρούτερ για το κλείσιμο. Ό,τι απομένει από την αμοιβή μετά από αυτά τα κόστη είναι το πραγματικό σας κέρδος σε αυτή τη θέση.

Το κέρδος ανά ρεκρούτερ απαντά σε ένα διαφορετικό ερώτημα, αυτό που έχει τη μεγαλύτερη σημασία για τον ιδιοκτήτη: ποιος πραγματικά τρέφει την εταιρεία. Κάθε ρεκρούτερ έχει το δικό του σύνολο θέσεων, τη δική του ταχύτητα, το δικό του ποσοστό υποψηφίων που φτάνουν σε προσφορά και παραμένουν. Ένας ρεκρούτερ κλείνει δύο ακριβές θέσεις τον μήνα και αφήνει στην εταιρεία τη μισή αμοιβή ως καθαρό κέρδος. Ένας άλλος κρατά ηρωικά δεκαπέντε θέσεις, κλείνει μία φθηνή, και τρώει τον δικό του μισθό. Στον πίνακα θέσεων σε εξέλιξη ο δεύτερος φαίνεται πιο απασχολημένος. Ταξινομημένος με βάση τις τοποθετήσεις, φαίνεται η αλήθεια.

Γιατί οι θέσεις σε εξέλιξη δεν είναι ακόμη κέρδος

Οι θέσεις σε εξέλιξη είναι δείκτης ελπίδας, όχι χρημάτων. Δείχνει πόσες υποσχέσεις έχετε αναλάβει, όχι πόσες θα πληρωθούν. Ανάμεσα σε έναν πελάτη που σας δίνει μια θέση και τα χρήματα που παραμένουν σε εσάς υπάρχει μακρύς δρόμος, και σε κάθε βήμα κάποιες θέσεις χάνονται.

Ο πελάτης μπορεί να πληρώσει τη θέση μόνος του ή να την αναθέσει σε τρεις ακόμη εταιρείες, και όποιος παρουσιάσει πρώτος τον υποψήφιο παίρνει την αμοιβή ενώ οι υπόλοιποι δούλεψαν δωρεάν. Ο πελάτης μπορεί να παγώσει τις προσλήψεις. Ένας υποψήφιος μπορεί να αποδεχτεί την προσφορά και να αποχωρήσει την τελευταία στιγμή. Και το χειρότερο, ένας υποψήφιος μπορεί να ξεκινήσει, να σας αποφέρει την αμοιβή, και να παραιτηθεί έναν μήνα αργότερα, οπότε επιστρέφετε τα χρήματα. Καθένα από αυτά μετατρέπει μια θέση σε εξέλιξη σε χαμένο χρόνο χωρίς ούτε ένα ευρώ εσόδων.

Μια ξεχωριστή μάστιγα είναι οι «νεκρές» θέσεις. Ένας πελάτης με μισθό 30 τοις εκατό κάτω από την αγορά και απαιτήσεις κατάλληλες για αστροναύτη. Μια θέση που ο πελάτης άνοιξε «για κάθε ενδεχόμενο» και δεν είναι πραγματικά έτοιμος να προσλάβει. Μια θέση που σας δόθηκε αποκλειστικά, και μετά καλύφθηκε σιωπηλά με εσωτερική πρόσληψη. Αυτές οι θέσεις κρέμονται στον πίνακα, δημιουργούν την αίσθηση ότι είστε απασχολημένοι, και καταναλώνουν τις ώρες των καλύτερων ανθρώπων σας, ενώ κανείς δεν πρόκειται ποτέ να πληρώσει γι' αυτές. Όσο μετριέστε με τον αριθμό των θέσεων, δεν μπορείτε καν να δείτε πόσες από αυτές είναι νεκρές.

Ένα παράδειγμα: τρεις ρεκρούτερ, μία ομάδα

Ας αναλύσουμε μια υποθετική εταιρεία για έναν μήνα. Και οι τρεις ρεκρούτερ κουβαλούν περίπου τον ίδιο αριθμό θέσεων σε εξέλιξη, δώδεκα έως δεκαπέντε, και παίρνουν τον ίδιο μισθό. Κοιτάμε όχι τον φόρτο τους αλλά τις τοποθετήσεις και πόσο απομένει για την εταιρεία μετά το άμεσο κόστος.

Κοιτάξτε την Οξάνα. Έχει τις λιγότερες τοποθετήσεις, ο πίνακάς της φαίνεται ο πιο ήρεμος, και σε ένα stand-up φαίνεται να δουλεύει λιγότερο από όλους. Κι όμως αφήνει στην εταιρεία περισσότερα χρήματα απ' ό,τι οι άλλοι δύο μαζί. Ακριβές θέσεις, υψηλή αμοιβή, υποψήφιοι που φτάνουν στην προσφορά και παραμένουν, σχεδόν καθόλου επιστροφές.

Ο Ντμίτρο διαχειρίζεται μαζικές προσλήψεις και κλείνει πέντε φορές περισσότερες θέσεις. Στον πίνακα είναι ο ήρωας. Όμως οι θέσεις είναι φθηνές, η αμοιβή μικρή, κάθε μία καταναλώνει πολύ χρόνο, και μετά τον δικό του μισθό και το κόστος διαφήμισης των θέσεων, απομένει είκοσι δύο τοις εκατό για την εταιρεία. Δουλεύει πολύ και αποδίδει λίγα.

Η Ιρίνα είναι η πιο ανησυχητική περίπτωση. Τα έσοδα είναι αξιοπρεπή, τρεις τοποθετήσεις, αλλά το περιθώριο είναι δεκατέσσερα τοις εκατό. Ο λόγος δεν είναι η τεμπελιά, είναι οι επιστροφές: κάποιοι από τους υποψηφίους της δεν επιβιώνουν την περίοδο εγγύησης, και η αμοιβή πρέπει να επιστραφεί ή η θέση να καλυφθεί ξανά δωρεάν. Στη συνοπτική αναφορά αυτό δεν φαίνεται, τα έσοδα υπήρχαν. Ταξινομημένο ανά ρεκρούτερ και ανά επιστροφές, γίνεται σαφές ότι η Ιρίνα ουσιαστικά δουλεύει για να διορθώσει τις δικές της τοποθετήσεις.

Η περίοδος εγγύησης και η επιστροφή αμοιβής ως κρυφός κίνδυνος

Αυτή είναι η πιο υποτιμημένη τρύπα στα οικονομικά μιας εταιρείας στελέχωσης. Σχεδόν κάθε σύμβαση φέρει μια εγγύηση: αν ο υποψήφιος παραιτηθεί εντός ενός, δύο ή τριών μηνών, είτε επιστρέφετε την αμοιβή είτε βρίσκετε αντικαταστάτη δωρεάν. Ακούγεται δίκαιο. Το πρόβλημα είναι ότι έχετε ήδη λάβει την αμοιβή και πιθανότατα την έχετε ήδη ξοδέψει, ενώ η επιστροφή βγαίνει από τα χρήματα του επόμενου μήνα.

Φανταστείτε ότι από δέκα τοποθετήσεις σε ένα τρίμηνο, δύο υποψήφιοι χάνονται κατά την περίοδο εγγύησης. Είκοσι τοις εκατό επιστροφές. Νομίζατε ότι κερδίσατε από δέκα θέσεις, αλλά στην πραγματικότητα από οκτώ, και κανείς δεν είχε ενσωματώσει αυτές τις δύο εκπλήξεις στο πλάνο. Αν η επιστροφή είναι σε μετρητά, επιστρέφετε επίσης ένα ποσό που είχατε ήδη καταγράψει ως κέρδος και ίσως πληρώσατε σε μπόνους. Μια αντικατάσταση αντί για επιστροφή χρημάτων δεν σας σώζει: ο ρεκρούτερ ξοδεύει ξανά εβδομάδες, δηλαδή πληρώνετε δύο φορές για την ίδια θέση και εισπράττετε τα έσοδα μία φορά.

Έτσι, ένας υγιής ιδιοκτήτης παρακολουθεί όχι τα έσοδα αλλά τα έσοδα μείον τις αναμενόμενες επιστροφές, και διατηρεί ένα απόθεμα γι' αυτές. Αν ιστορικά επιστρέφετε κάθε δέκατη αμοιβή, τότε το ένα δέκατο κάθε πληρωμής δεν είναι δικά σας χρήματα αλλά μια αναβαλλόμενη υπόσχεση να τα επιστρέψετε. Ξοδέψτε τα, και ο πρώτος υποψήφιος που φεύγει ανοίγει ένα ταμειακό κενό στον μήνα σας από το πουθενά.

Παραγωγικότητα ρεκρούτερ και χρόνος πλήρωσης θέσης

Δύο αριθμοί καθορίζουν τα οικονομικά της εταιρείας περισσότερο από κάθε σύνθημα περί κινήτρων. Ο πρώτος είναι η παραγωγικότητα, πόσες τοποθετήσεις τον μήνα κάνει πραγματικά ένας ρεκρούτερ. Ο δεύτερος είναι ο χρόνος πλήρωσης θέσης, πόσες ημέρες περνούν από τη λήψη της θέσης μέχρι την έναρξη του υποψηφίου.

Αυτοί οι δύο αριθμοί συνδέονται άμεσα. Αν ο μέσος χρόνος πλήρωσης θέσης είναι 20 ημέρες, ένας ρεκρούτερ κλείνει άνετα δύο ή τρεις θέσεις τον μήνα. Αν ο ίδιος ρεκρούτερ αγωνίζεται 55 ημέρες ανά θέση, δεν μπορεί φυσικά να κλείσει περισσότερες από μία, και πληρώνετε τον ίδιο μισθό. Ένας μακρύς χρόνος πλήρωσης θέσης δεν είναι απλώς καθυστερημένα χρήματα. Είναι άμεση απώλεια: για κάθε ημέρα που η θέση παραμένει ανοιχτή, ο ρεκρούτερ σας κοστίζει χρήματα ενώ τα έσοδα δεν υπάρχουν ακόμη και ίσως να μην έρθουν ποτέ, αν ο πελάτης καλύψει εν τω μεταξύ τη θέση μόνος του.

Έτσι η παραγωγικότητα πρέπει να μετριέται όχι σε θέσεις σε εξέλιξη αλλά σε τοποθετήσεις τον μήνα και σε μέσο χρόνο πλήρωσης θέσης ανά ρεκρούτερ. Ένας ρεκρούτερ με δεκαπέντε θέσεις και μία τοποθέτηση τον μήνα δεν είναι απασχολημένος ρεκρούτερ, είναι ένας ρεκρούτερ που πνίγεται. Και αυτός με έξι θέσεις και τρεις τοποθετήσεις σας αποδίδει τριπλάσια χρήματα με τον ίδιο μισθό.

Πώς ακούγεται στην πραγματική ζωή

Θα αναγνωρίσετε αυτές τις φράσεις, γιατί λέγονται στην ομάδα σας κάθε εβδομάδα. Πίσω από κάθε μία διαρρέουν σιωπηλά χρήματα.

• «Έχουμε τόσες θέσεις σε εξέλιξη, είμαστε πνιγμένοι». Πνιγμένοι σε υποσχέσεις, όχι σε πληρωμένες τοποθετήσεις.
• «Ας πάρουμε αυτή τη θέση, ίσως την κλείσουμε». Παίρνουν μια νεκρή θέση για την οποία κανείς δεν θα πληρώσει και ρίχνουν τις ώρες του καλύτερού τους ρεκρούτερ σε αυτή.
• «Ο υποψήφιος ξεκίνησε, ήρθε η αμοιβή, ας το γιορτάσουμε». Τα χρήματα καταγράφηκαν ως κέρδος ενώ η περίοδος εγγύησης δεν έχει τελειώσει.
• «Ο Ντμίτρο είναι αστέρι, οι περισσότερες τοποθετήσεις απ' όλους». Οι περισσότερες τοποθετήσεις και το μικρότερο περιθώριο, αλλά κανείς δεν το μετράει αυτό.
• «Έχουμε αυτή τη θέση τρεις μήνες, αλλά ο πελάτης είναι καλός». Τρεις μήνες ο ρεκρούτερ κοστίζει χρήματα και τα έσοδα είναι μηδενικά.

Καμία από αυτές τις φράσεις δεν ακούγεται σαν λάθος. Καθεμία μοιάζει με τη φυσιολογική δουλειά μιας εταιρείας. Μαζί εξηγούν ακριβώς γιατί ο πίνακας είναι γεμάτος και το κέρδος ισχνό.

Πώς να το δείτε στο Finmap

Για να διαχειριστείτε το κέρδος ανά τοποθέτηση και ανά ρεκρούτερ δεν χρειάζεστε ένα CRM μισού εκατομμυρίου. Χρειάζεστε τα χρήματα της εταιρείας ταξινομημένα στα σωστά ράφια και να ενημερώνονται μόνα τους. Δείτε πώς φαίνεται αυτό στο Finmap.

Έσοδα ανά ρεκρούτερ και ανά πελάτη. Κάθε αμοιβή επισημαίνεται με τον ρεκρούτερ που κάλυψε τη θέση και τον πελάτη από τον οποίο προήλθαν τα χρήματα. Ανοίγετε μια αναφορά και βλέπετε όχι ένα σύνολο συνολικών εσόδων αλλά ποιος ακριβώς έφερε πόσα και ποιος πελάτης πραγματικά σας τρέφει, χωρίς πανικό στο Excel στο τέλος του μήνα.

Άμεσο κόστος ξεχωριστό από το κοινό. Οι μισθοί των ρεκρούτερ, η πρόσβαση σε job boards, η διαφήμιση θέσεων και τα μπόνους κλεισίματος συνδέονται με τον ρεκρούτερ ή τη γραμμή τους. Το ενοίκιο, η διοίκηση και οι συνδρομές παραμένουν κοινά. Έτσι το περιθώριο κάθε ρεκρούτερ είναι πραγματικό, όχι θολωμένο από τα γενικά έξοδα ολόκληρης της εταιρείας.

Περιθώριο ανά ρεκρούτερ. Βλέπετε όχι ένα μέσο αριθμό για όλη την εταιρεία αλλά την Οξάνα στο 55 τοις εκατό και την Ιρίνα στο 14, και το γιατί. Γίνεται αμέσως σαφές ποιον να απαλλάξετε από τις νεκρές θέσεις και σε ποιον να αναθέσετε τις ακριβές.

Ημερολόγιο πληρωμών και απόθεμα για επιστροφές. Βλέπετε πότε θα φτάσουν οι αμοιβές και πότε λήγει η μισθοδοσία, ώστε να μην πέσετε ποτέ σε ταμειακό κενό ανάμεσα σε μια τοποθέτηση και την πληρωμή του πελάτη. Και έναντι των επιστροφών εγγύησης διατηρείτε ξεχωριστό απόθεμα: ένα ποσοστό κάθε αμοιβής τίθεται στην άκρη ως χρήματα που, στατιστικά, θα χρειαστεί να επιστρέψετε. Έτσι ο πρώτος υποψήφιος που φεύγει δεν ανοίγει τρύπα στον μήνα σας.

Το βασικό είναι ότι όλα αυτά ενημερώνονται μόνα τους, αντλώντας από την τράπεζα, αντί να ζουν σε ένα spreadsheet που κάποιος πρέπει να συντηρεί με το χέρι το βράδυ. Ανοίγετε το κινητό σας και σε ένα λεπτό βλέπετε ποιος ρεκρούτερ τρέφει την εταιρεία αυτόν τον μήνα και ποιος κουβαλά κενό αέρα.

Από πού να ξεκινήσετε αυτή την εβδομάδα

• Σταματήστε να μετράτε την ομάδα με τον αριθμό των θέσεων σε εξέλιξη. Ο βασικός δείκτης είναι οι τοποθετήσεις τον μήνα και ο χρόνος πλήρωσης θέσης ανά ρεκρούτερ.
• Υπολογίστε το περιθώριο κάθε ρεκρούτερ για το τελευταίο τρίμηνο: αμοιβές μείον τον μισθό του, την πρόσβαση σε βάσεις δεδομένων και τη διαφήμιση θέσεων. Ένα βράδυ θα σας ανοίξει τα μάτια.
• Υπολογίστε το ποσοστό επιστροφών σας για το έτος και ενσωματώστε αυτό το ποσοστό σε ένα απόθεμα. Τα έσοδα μείον τις αναμενόμενες επιστροφές είναι το πραγματικό σας εισόδημα.
• Ελέγξτε τον πίνακα και επισημάνετε τις νεκρές θέσεις: μισθός κάτω από την αγορά, μη ρεαλιστικές απαιτήσεις, πελάτης που δεν είναι έτοιμος να προσλάβει, χωρίς αποκλειστικότητα. Απομακρύνετε από αυτές τις ώρες των καλύτερών σας ανθρώπων.
• Διαχωρίστε τις γραμμές σας: οι ακριβές senior θέσεις με υψηλή αμοιβή και οι μαζικές προσλήψεις είναι διαφορετικά οικονομικά και πρέπει να μετρώνται ξεχωριστά.
• Συμφωνήστε εσωτερικά: μια αμοιβή μετράει ως κέρδος μόνο αφού τελειώσει η περίοδος εγγύησης, όχι την ημέρα που ξεκινά ο υποψήφιος.

Σχετικά, διαβάστε πώς λειτουργεί η ανάλυση κερδοφορίας πελατών κατά Pareto, για να δείτε ποιο 20 τοις εκατό των πελατών σας φέρνει το 80 τοις εκατό του πραγματικού σας κέρδους, και πώς η αξιοποίηση της ομάδας συνδέεται με το κέρδος, καθώς για μια εταιρεία η απασχόληση ενός ρεκρούτερ και οι τοποθετήσεις του είναι δύο διαφορετικά πράγματα που εύκολα συγχέονται.

«Μια θέση σε εξέλιξη είναι η υπόσχεση κάποιου άλλου. Μια τοποθέτηση που επιβίωσε της εγγύησης είναι ο μισθός σας. Το να τα μπερδεύετε κοστίζει ακριβά».

«Μια εταιρεία δεν κερδίζει από τον αριθμό των θέσεων. Κερδίζει από ρεκρούτερ που καλύπτουν ακριβές θέσεις γρήγορα και δεν έχουν υποψηφίους να τους επιστρέφονται».

Τα χρήματα δεν εξαφανίζονται. Απλώς δεν τα βλέπετε.

Τα χρήματα της εταιρείας σας δεν εξατμίζονται. Είναι κολλημένα ανάμεσα σε θέσεις σε εξέλιξη και τοποθετήσεις που ολοκληρώθηκαν, ενώ εσείς κοιτάτε τον πίνακα αντί για το κέρδος. Ταξινομήστε τα χρήματα ανά ρεκρούτερ και ανά τοποθέτηση και θα δείτε ποιος σας τρέφει, ποιος κουβαλά κενό αέρα, και πόσο τρώνε οι επιστροφές εγγύησης. Το Finmap κάνει αυτό για εσάς: έσοδα ανά ρεκρούτερ και πελάτη, άμεσο κόστος ξεχωριστό, πραγματικό περιθώριο ανά ρεκρούτερ και ημερολόγιο πληρωμών με απόθεμα για επιστροφές, όλα ενημερώνονται μόνα τους. Δοκιμάστε το δωρεάν για 14 ημέρες, συνδέστε την ομάδα σας, και δείτε αυτή την εβδομάδα γιατί ο πίνακας είναι γεμάτος και το κέρδος ισχνό, και τι να κάνετε γι' αυτό.