Profitto dell'agenzia di recruiting: per placement e per recruiter, non per posizione aperta

«Teniamo stabilmente 60 posizioni in corso. Sessanta! Ero sicuro che stessimo volando. Poi finalmente abbiamo ordinato i soldi per recruiter e per posizione chiusa, ed è saltato fuori che nell'ultimo trimestre siamo stati effettivamente pagati per diciotto. Metà del team passa mesi a portare avanti posizioni per cui nessuno ci pagherà mai».

La tua board è piena di posizioni. I recruiter sono al telefono da mattina a sera, la chat del team non si ferma mai, i candidati continuano ad andare ai colloqui. Guardi il numero di posizioni in corso e senti l'agenzia crescere. Poi il mese finisce e sul conto c'è una cifra che ti mette a disagio: tutti si fanno il mazzo, eppure i soldi sembrano quelli di chi ha appena iniziato.

Nel recruiting i soldi non spariscono quasi mai in modo rumoroso. Restano silenziosamente incastrati tra una posizione in corso e una fee che è stata pagata ed è rimasta con te. Sono due cose molto diverse. Una posizione in corso è una promessa. I soldi arrivano solo da una posizione chiusa che ha anche superato il periodo di garanzia. Tutto ciò che sta in mezzo è costo: tempo del recruiter, accesso ai database, stipendi che paghi ogni mese che la posizione chiuda o no.

Il motivo del profitto sottile è quasi sempre lo stesso. L'agenzia si misura in base al numero di posizioni in corso, mentre guadagna dalle posizioni chiuse e da recruiter specifici. Finché non ordini i soldi su quegli scaffali, navighi alla cieca, pagando chi porta aria vuota esattamente come chi ti nutre.

Profitto per placement e per recruiter, in parole semplici

Il tuo ricavo è la fee di placement. Il modello classico: una percentuale dello stipendio annuo del candidato, di solito dal 15 al 25 percento. Piazza un manager con uno stipendio di 80.000 UAH al mese, cioè 960.000 UAH all'anno, e al 18 percento la tua fee è di 172.800 UAH. Un bel numero. Ma compare solo nel momento in cui il candidato inizia e firma l'offerta, non quando la posizione atterra sulla tua scrivania.

Il profitto per placement è semplice da calcolare: la fee meno i costi diretti di quella chiusura. I costi diretti sono anzitutto il tempo del recruiter convertito nel denaro del suo stipendio, più l'accesso ai job-board e ai database di CV, il costo della pubblicità della posizione, a volte un bonus al recruiter per la chiusura. Ciò che resta della fee dopo questi costi è il tuo guadagno reale su quella posizione.

Il profitto per recruiter risponde a una domanda diversa, quella che conta di più per il titolare: il portafoglio di chi nutre davvero l'agenzia. Ogni recruiter ha il proprio set di posizioni, la propria velocità, la propria quota di candidati che arrivano all'offerta e restano. Un recruiter chiude due posizioni costose al mese e lascia all'agenzia metà della fee come profitto netto. Un altro tiene eroicamente quindici posizioni, ne chiude una economica e si mangia il proprio stipendio. Sulla board delle posizioni in corso il secondo sembra più impegnato. Ordinato per posizioni chiuse, la verità viene a galla.

Perché le posizioni in corso non sono ancora profitto

Le posizioni in corso sono una metrica di speranza, non di denaro. Mostrano quante promesse ti sei preso, non quante saranno pagate. Tra il cliente che ti affida una posizione e i soldi che restano con te c'è una lunga strada, e a ogni passo alcune posizioni cadono.

Il cliente può coprire la posizione da solo o affidarla ad altre tre agenzie, e chi presenta il candidato per primo si prende la fee mentre gli altri hanno lavorato gratis. Il cliente può congelare le assunzioni. Un candidato può accettare l'offerta e tirarsi indietro all'ultimo momento. E, peggio di tutto, un candidato può iniziare, farti guadagnare la fee e licenziarsi un mese dopo, e a quel punto restituisci i soldi. Ognuna di queste cose trasforma una posizione in corso in tempo speso senza un centesimo di ricavo.

Una piaga a parte sono le posizioni morte. Un cliente con uno stipendio del 30 percento sotto mercato e requisiti da astronauta. Una posizione che il cliente ha aperto giusto per sicurezza e per cui in realtà non è pronto ad assumere. Una posizione affidata a te in esclusiva, poi coperta in sordina con un'assunzione interna. Queste posizioni restano appese sulla board, creano una sensazione di essere impegnati e si mangiano le ore dei tuoi migliori, eppure nessuno le pagherà mai. Finché ti misuri in base al numero di posizioni, non riesci nemmeno a vedere quante di esse sono morte.

Un esempio: tre recruiter, un team

Analizziamo un'agenzia ipotetica in un mese. Tutti e tre i recruiter portano avanti all'incirca lo stesso numero di posizioni in corso, dodici o quindici, e guadagnano lo stesso stipendio. Non guardiamo il loro carico ma le posizioni chiuse e quanto resta all'agenzia dopo i costi diretti.

Guarda Oksana. Ha il minor numero di placement, la sua board sembra la più tranquilla e in uno stand-up sembra lavorare meno di tutti. Eppure lascia all'agenzia più soldi degli altri due messi insieme. Posizioni costose, una fee alta, candidati che arrivano all'offerta e restano, quasi nessun rientro.

Dmytro fa volume hiring e chiude cinque volte più posizioni. Sulla board è l'eroe. Ma le posizioni sono economiche, la fee è piccola, ognuna si mangia molto tempo, e dopo il suo stipendio e il costo della pubblicità delle posizioni all'agenzia resta il ventidue percento. Lavora molto e porta poco.

Iryna è la più preoccupante. Il ricavo è discreto, tre placement, ma il margine è del quattordici percento. Il motivo non è la pigrizia, sono i rientri: alcuni dei suoi candidati non superano il periodo di garanzia, e la fee va rimborsata o la posizione va coperta di nuovo gratis. Nel report riassuntivo non si vede, il ricavo c'era. Ordinato per recruiter e per rientri, è chiaro che Iryna sta di fatto lavorando per riparare i propri placement.

Il periodo di garanzia e i rimborsi delle fee come rischio nascosto

Questo è il buco più sottovalutato nell'economia di un'agenzia di recruiting. Quasi ogni contratto prevede una garanzia: se il candidato si licenzia entro uno, due o tre mesi, tu o rimborsi la fee o trovi un sostituto gratis. Sembra giusto. Il problema è che la fee l'hai già ricevuta e con ogni probabilità già spesa, mentre il rimborso esce dai soldi del mese successivo.

Immagina che su dieci placement in un trimestre due candidati cadano durante il periodo di garanzia. Venti percento di rientri. Pensavi di aver guadagnato su dieci posizioni, ma in realtà su otto, e nessuno aveva messo a piano quelle due sorprese. Se il rientro è in contanti, restituisci anche una cifra che avevi già contabilizzato come profitto e magari già pagato in bonus. Un sostituto al posto del rimborso non ti salva: il recruiter ci passa di nuovo settimane, cioè paghi due volte la stessa posizione e incassi il ricavo una volta sola.

Perciò un titolare in salute non guarda il ricavo ma il ricavo meno i rientri attesi, e tiene una riserva contro di essi. Se storicamente rimborsi una fee su dieci, allora un decimo di ogni pagamento non è tuo ma una promessa differita di restituirlo. Spendilo, e il primo candidato che se ne va ti apre un cash gap nel mese dal nulla.

Produttività del recruiter e time-to-fill

Due numeri governano l'economia dell'agenzia più di qualsiasi slogan sulla motivazione. Il primo è la produttività, quanti placement al mese fa davvero un recruiter. Il secondo è il time-to-fill, quanti giorni passano dalla ricezione della posizione all'inizio del candidato.

Questi due numeri sono direttamente collegati. Se il time-to-fill medio è di 20 giorni, un recruiter chiude comodamente due o tre posizioni al mese. Se lo stesso recruiter fatica 55 giorni per posizione, non può fisicamente chiuderne più di una, e tu paghi lo stesso stipendio. Un time-to-fill lungo non è solo denaro ritardato. È una perdita diretta: per ogni giorno in cui la posizione resta aperta il recruiter ti costa denaro mentre il ricavo non c'è ancora e forse non arriverà mai, se nel frattempo il cliente copre la posizione da solo.

Perciò la produttività va misurata non in posizioni in corso ma in placement al mese e in time-to-fill medio per recruiter. Un recruiter con quindici posizioni e un placement al mese non è un recruiter impegnato, è uno che sta annegando. E quello con sei posizioni e tre placement ti porta il triplo dei soldi a parità di stipendio.

Come suona nella vita reale

Riconoscerai queste frasi, perché nel tuo team si dicono ogni settimana. Dietro ognuna ci sono soldi che colano via in silenzio.

• «Abbiamo un sacco di posizioni in corso, siamo sommersi». Sommersi di promesse, non di placement pagati.
• «Prendiamo questa posizione, magari la chiudiamo». Prendono una posizione morta per cui nessuno pagherà e ci mettono dentro le ore del tuo miglior recruiter.
• «Il candidato ha iniziato, la fee è arrivata, festeggiamo». I soldi sono stati contabilizzati come profitto mentre il periodo di garanzia non è finito.
• «Dmytro è un fenomeno, il maggior numero di placement di tutti». Il maggior numero di placement e il margine più piccolo, ma nessuno lo conta.
• «Abbiamo questa posizione da tre mesi, ma il cliente è buono». Da tre mesi il recruiter costa denaro e il ricavo è zero.

Nessuna di queste frasi suona come un errore. Ognuna sembra il normale lavoro di un'agenzia. Insieme spiegano esattamente perché la board è piena e il profitto è sottile.

Come vederlo in Finmap

Per gestire il profitto per placement e per recruiter non ti serve un CRM da mezzo milione. Ti servono i soldi dell'agenzia ordinati sugli scaffali giusti e che si aggiornano da soli. Ecco come si presenta in Finmap.

Ricavi per recruiter e per cliente. Ogni fee è etichettata con il recruiter che ha coperto la posizione e il cliente da cui sono arrivati i soldi. Apri un report e vedi non un blocco di ricavo totale ma chi esattamente ha portato quanto e quale cliente ti nutre davvero, senza corse a fine mese in Excel.

Costi diretti tenuti separati da quelli comuni. Stipendi dei recruiter, accesso ai job-board, pubblicità delle posizioni e bonus di chiusura si attaccano al proprio recruiter o alla propria linea. Affitto, amministrazione e abbonamenti stanno nei comuni. Così il margine di ogni recruiter è reale, non sfumato dall'overhead dell'intera agenzia.

Margine per recruiter. Vedi non una cifra media dell'agenzia ma Oksana al 55 percento e Iryna al 14, e il perché. È subito chiaro chi alleggerire dalle posizioni morte e a chi affidare le posizioni costose.

Un calendario dei pagamenti e una riserva per i rientri. Vedi quando arriveranno le fee e quando scadono gli stipendi, così non incappi mai in un cash gap tra un placement e il pagamento del cliente. E contro i rientri in garanzia tieni una riserva separata: una quota di ogni fee viene messa da parte come denaro che, statisticamente, dovrai restituire. Così il primo candidato che se ne va non ti apre un buco nel mese.

La cosa fondamentale: tutto si aggiorna da solo, tirando dalla banca, invece di vivere in un foglio di calcolo che qualcuno deve tenere a mano la sera. Apri il telefono e in un minuto vedi quale recruiter sta nutrendo l'agenzia questo mese e chi sta portando aria vuota.

Da dove iniziare questa settimana

• Smetti di misurare il team in base al numero di posizioni in corso. La metrica centrale è i placement al mese e il time-to-fill per recruiter.
• Calcola il margine di ogni recruiter per l'ultimo trimestre: fee meno il suo stipendio, l'accesso ai database e la pubblicità delle posizioni. Una serata ti aprirà gli occhi.
• Ricava il tuo tasso di rientro dell'anno e inserisci quella quota in una riserva. Ricavo meno i rientri attesi è il tuo reddito reale.
• Fai l'audit della board e segna le posizioni morte: stipendio sotto mercato, requisiti irrealistici, un cliente non pronto ad assumere, nessuna esclusiva. Toglici le ore dei tuoi migliori.
• Separa le linee: posizioni senior costose con una fee alta e volume hiring sono economie diverse e vanno contate a parte.
• Mettetevi d'accordo internamente: una fee conta come profitto solo dopo la fine del periodo di garanzia, non il giorno in cui il candidato inizia.

A proposito, leggi come funziona l'analisi di Pareto sulla redditività dei clienti, per vedere quale 20 percento dei tuoi clienti porta l'80 percento del tuo profitto reale, e come l'utilizzo del team si lega al profitto, dato che per un'agenzia l'occupazione di un recruiter e i suoi placement sono due cose diverse facili da confondere.

«Una posizione in corso è la promessa di qualcun altro. Una posizione chiusa che ha superato la garanzia è il tuo stipendio. Confondere le due cose costa caro».

«Un'agenzia non guadagna sul numero di posizioni. Guadagna sui recruiter che coprono in fretta posizioni costose e non si fanno restituire i candidati».

I soldi non spariscono. Semplicemente non li vedi.

I soldi della tua agenzia non evaporano. Restano incastrati tra le posizioni in corso e le posizioni chiuse mentre tu fissi la board invece del profitto. Ordina i soldi per recruiter e per posizione chiusa e vedrai chi ti nutre, chi porta aria vuota e quanto si mangiano i rientri in garanzia. Finmap lo fa per te: ricavi per recruiter e cliente, costi diretti tenuti separati, margine reale per recruiter e un calendario dei pagamenti con una riserva per i rientri, tutto che si aggiorna da solo. Provalo gratis per 14 giorni, collega il tuo team e scopri questa settimana perché la board è piena e il profitto è sottile, e cosa farci.