Прибыль рекрутингового агентства: по закрытой вакансии и по рекрутёру, а не по количеству вакансий в работе

«У нас в работе стабильно 60 вакансий. Шестьдесят! Я был уверен, что мы на коне. А когда мы наконец разложили деньги по рекрутёрам и по закрытым позициям, оказалось, что за прошлый квартал реально заплатили нам за восемнадцать. Половина команды месяцами возит вакансии, за которые нам никто и никогда не заплатит».

Доска с вакансиями у вас забита. Рекрутёры на звонках с утра до вечера, канал в мессенджере гудит, кандидаты ходят на собеседования. Вы смотрите на цифру «вакансий в работе» и чувствуете, что агентство растёт. А в конце месяца на счету остаётся сумма, от которой становится неловко: вроде все пашут, а денег столько, будто вы и не брались.

В рекрутинге деньги почти никогда не исчезают громко. Они тихо застревают между «вакансия в работе» и «за неё заплатили и деньги остались у нас». А это, поверьте, очень разные вещи. Вакансия в работе это обещание. Деньги приносит только закрытая позиция, которая ещё и пережила гарантийный период. Всё, что между ними, это расходы: время рекрутёра, доступы к базам, зарплаты, которые вы платите каждый месяц независимо от того, закрылась вакансия или нет.

Причина тонкой прибыли почти всегда одна: агентство меряет себя количеством вакансий в работе, а зарабатывает оно по закрытым позициям и по конкретным рекрутёрам. Пока вы не разложите деньги по этим полкам, вы управляете вслепую и платите зарплаты тем, кто возит пустоту, ровно столько же, сколько тем, кто вас кормит.

Прибыль по закрытой вакансии и по рекрутёру простыми словами

Ваш доход это гонорар за размещение. Классическая схема: процент от годовой зарплаты кандидата, обычно от 15 до 25 процентов. Устроили руководителя на зарплату 80 000 ₴ в месяц, это 960 000 ₴ в год, ваш гонорар при 18 процентах 172 800 ₴. Хорошая цифра. Но она появляется только в момент, когда кандидат вышел на работу и подписал оффер, а не тогда, когда вакансия легла к вам в работу.

Прибыль по закрытой вакансии считается просто: гонорар минус прямые расходы на это закрытие. Прямые это прежде всего время рекрутёра, пересчитанное в деньги его зарплаты, плюс доступы к job-бордам и базам резюме, реклама вакансии, иногда бонус самому рекрутёру за закрытие. Что осталось от гонорара после этих расходов, и есть ваш реальный заработок на этой позиции.

Прибыль по рекрутёру отвечает на другой вопрос, самый важный для владельца: чей портфель реально кормит агентство. У каждого рекрутёра свой набор вакансий, своя скорость, свой процент кандидатов, доходящих до оффера и остающихся. Один рекрутёр закрывает две дорогие позиции в месяц и оставляет агентству половину гонорара чистыми. Другой героически держит пятнадцать вакансий, закрывает одну дешёвую и съедает свою же зарплату. На доске «вакансий в работе» второй выглядит загруженнее. В разрезе закрытых позиций видна правда.

Почему «вакансий в работе» ещё не прибыль

«Вакансий в работе» это метрика надежды, а не денег. Она показывает, сколько обещаний вы на себя взяли, а не сколько за них заплатят. Между тем, что клиент дал вам вакансию, и тем, что деньги остались у вас, стоит длинная дорога, и на каждом шаге часть вакансий отваливается.

Клиент может закрыть позицию сам или отдать её ещё трём агентствам, и кто первым привёл кандидата, тот и получил гонорар, а остальные работали бесплатно. Клиент может заморозить найм. Кандидат может принять оффер и в последний момент передумать. И, хуже всего, кандидат может выйти, получить от вас гонорар, а через месяц уволиться, и тогда вы возвращаете деньги. Каждый из этих сценариев превращает «вакансию в работе» в потраченное время без копейки выручки.

Отдельная беда это «мёртвые» вакансии. Клиент с зарплатой на 30 процентов ниже рынка и требованиями на уровне космонавта. Позиция, которую клиент открыл «на всякий случай» и на самом деле не готов никого брать. Вакансия, куда дали эксклюзив, а потом тихо взяли своего. Эти вакансии висят на доске, создают ощущение загрузки и съедают часы лучших людей, а заплатить за них не заплатит никто. Пока вы меряете себя количеством вакансий, вы даже не видите, сколько из них мёртвые. А когда их наконец посчитать отдельно, часто оказывается, что треть доски это позиции, за которые никто никогда не заплатит, и именно на них ежедневно уходит время людей, которым вы платите зарплату.

Пример: три рекрутёра, одна команда

Разложим условное агентство за месяц. У всех трёх рекрутёров примерно одинаковое количество вакансий в работе, от двенадцати до пятнадцати, и одинаковая зарплата. Смотрим не на загрузку, а на закрытые позиции и на то, сколько осталось агентству после прямых расходов.

Посмотрите на Оксану. Закрытий у неё меньше всех, доска выглядит спокойнее всех, и на планёрке кажется, что она работает меньше остальных. А агентству она оставляет больше денег, чем двое других вместе. Дорогие позиции, высокий гонорар, кандидаты доходят и остаются, возвратов почти нет.

Дмитрий возит массовый подбор и закрывает в пять раз больше позиций. На доске он герой. Но позиции дешёвые, гонорар маленький, времени на каждую уходит много, и после его же зарплаты и рекламы вакансий агентству остаётся двадцать два процента. Он много работает и мало приносит.

Ирина самая тревожная. Выручка неплохая, три закрытия, но маржа четырнадцать процентов. Причина не в лени, а в возвратах: часть её кандидатов не доживает до конца гарантийного периода, и гонорар приходится возвращать или закрывать позицию заново бесплатно. В общем отчёте этого не видно, выручка ведь была. В разрезе рекрутёра и возвратов видно, что Ирина фактически работает на то, чтобы исправлять собственные закрытия.

Гарантийный период и возврат гонорара как скрытый риск

Это самая недооценённая дыра в экономике рекрутингового агентства. Почти каждый договор содержит гарантию: если кандидат увольняется в течение одного, двух или трёх месяцев, вы либо возвращаете гонорар, либо бесплатно ищете замену. Звучит справедливо. Проблема в том, что гонорар вы получили и, скорее всего, уже потратили, а возвращать приходится из денег следующего месяца.

Представьте, что из десяти закрытий за квартал два кандидата отваливаются в гарантийный период. Двадцать процентов возвратов. Вы думали, что заработали на десяти позициях, а реально на восьми, и этих двух сюрпризов никто не закладывал в расчёт. А если возврат деньгами, то вы ещё и отдаёте сумму, которую уже провели как прибыль и, возможно, распределили на бонусы. Замена вместо возврата денег не спасает: рекрутёр снова тратит недели, то есть вы платите за одну и ту же позицию дважды, а выручку получаете один раз.

Поэтому здоровый владелец смотрит не на выручку, а на выручку за вычетом ожидаемых возвратов и держит под них резерв. Если вы исторически возвращаете каждый десятый гонорар, то десятая часть каждой выплаты это не ваши деньги, а отложенное обещание вернуть. Потратите её, и первый же отток кандидата пробивает вам кассовый разрыв на ровном месте. Отдельно коварны короткие гарантии: клиент настаивает на трёх месяцах, а вы за это время успеваете распределить гонорар на зарплаты и бонусы, и любой срыв кандидата бьёт по деньгам, которых уже физически нет на счету. Поэтому возвраты это не бухгалтерская мелочь в конце квартала, а ежедневный риск, который нужно видеть в цифрах постоянно.

Продуктивность рекрутёра и время до закрытия

Две цифры управляют экономикой агентства сильнее любых лозунгов про мотивацию. Первая это продуктивность, сколько закрытий в месяц реально делает рекрутёр. Вторая это время до закрытия, time-to-fill, сколько дней проходит от получения вакансии до выхода кандидата.

Эти две цифры связаны напрямую. Если средний time-to-fill 20 дней, один рекрутёр спокойно закрывает две-три позиции в месяц. Если тот же рекрутёр копается по 55 дней на вакансию, он физически не успеет закрыть больше одной, а зарплату вы платите ту же. Долгое время до закрытия это не просто задержка денег. Это прямой убыток: все дни, пока вакансия открыта, рекрутёр стоит вам денег, а выручки ещё нет и может не быть вообще, если клиент за это время закроет позицию сам.

Поэтому продуктивность надо мерить не в «вакансиях в работе», а в закрытиях в месяц и в среднем времени до закрытия по каждому рекрутёру. Рекрутёр с пятнадцатью вакансиями и одним закрытием в месяц это не загруженный рекрутёр, это рекрутёр, который тонет. А тот, у кого шесть вакансий и три закрытия, приносит вам втрое больше денег на ту же зарплату.

Как это звучит в жизни

Вы узнаете эти фразы, потому что они звучат в вашей команде еженедельно. За каждой прячутся деньги, которые тихо утекают.

• «У нас куча вакансий в работе, мы загружены». Загружены обещаниями, а не оплаченными закрытиями.
• «Возьмём эту вакансию, вдруг закроем». Берут мёртвую позицию, за которую никто не заплатит, и кладут на неё часы лучшего рекрутёра.
• «Кандидат вышел, гонорар пришёл, гуляем». Деньги провели как прибыль, а гарантийный период ещё не прошёл.
• «Дмитрий молодец, больше всех закрытий». Больше всех закрытий и самая маленькая маржа, но этого никто не считает.
• «Эта вакансия у нас третий месяц, но клиент хороший». Третий месяц рекрутёр стоит денег, а выручки ноль.

Ни одна из этих фраз не звучит как ошибка. Каждая кажется нормальной работой агентства. Но вместе они и объясняют, почему вакансий в работе много, а прибыль тонкая.

Как увидеть это в Finmap

Чтобы управлять прибылью по закрытым позициям и по рекрутёрам, вам не нужна сложная CRM за полмиллиона. Нужно, чтобы деньги агентства были разложены по правильным полкам и обновлялись сами. Вот как это выглядит в Finmap.

Доходы по рекрутёрам и по клиентам. Каждый гонорар помечается рекрутёром, закрывшим позицию, и клиентом, от которого пришли деньги. Вы открываете отчёт и видите не «общую выручку», а кто именно принёс сколько и какой клиент вас реально кормит, без ручной сборки в Excel в конце месяца.

Прямые расходы отдельно от общих. Зарплаты рекрутёров, доступы к job-бордам, реклама вакансий и бонусы за закрытие крепятся к своему рекрутёру или направлению. Аренда, администрация и подписки лежат в общих. Поэтому маржа каждого рекрутёра настоящая, а не размытая накладными расходами всего агентства.

Маржа по рекрутёрам. Вы видите не усреднённую цифру по агентству, а то, что Оксана даёт 55 процентов, а Ирина 14, и почему. Сразу понятно, кого разгрузить от мёртвых вакансий, а кому передать дорогие позиции.

Платёжный календарь и резерв на возвраты. Вы видите, когда придут гонорары и когда наступают зарплаты, чтобы не влететь в кассовый разрыв между закрытием и оплатой клиента. А под гарантийные возвраты держите отдельный резерв: часть каждой выручки откладывается как деньги, которые, по статистике, придётся вернуть. Первый же отток кандидата тогда не пробивает вам месяц.

Самое важное: всё это обновляется само, подтягиваясь из банка, а не живёт в таблице, которую кто-то должен вести вручную по вечерам. Вы открываете телефон и за минуту видите, какой рекрутёр кормит агентство в этом месяце, а кто возит пустоту.

Советы, с чего начать уже на этой неделе

• Перестаньте мерить команду количеством вакансий в работе. Главная метрика это закрытия в месяц и время до закрытия по каждому рекрутёру.
• Посчитайте маржу по каждому рекрутёру за прошлый квартал: гонорары минус его зарплата, доступы и реклама вакансий. Один вечер откроет вам глаза.
• Посчитайте свой процент возвратов за год и заложите эту долю в резерв. Выручка минус ожидаемые возвраты это и есть ваш реальный доход.
• Проведите ревизию доски и пометьте мёртвые вакансии: заниженная зарплата, нереальные требования, клиент не готов брать, нет эксклюзива. Уберите с них время лучших людей.
• Разделите направления: дорогие senior-позиции с высоким гонораром и массовый подбор это разная экономика, и считать их надо отдельно.
• Договоритесь внутри: гонорар считаем прибылью только после завершения гарантийного периода, а не в день выхода кандидата.

Кстати по теме почитайте, как работает анализ прибыльности клиентов по Парето, чтобы увидеть, какие 20 процентов заказчиков приносят вам 80 процентов реальной прибыли, и как устроена загрузка команды и её связь с прибылью, ведь для агентства загрузка рекрутёра и закрытие это две разные вещи, которые легко перепутать.

«Вакансия в работе это чужое обещание. Закрытая позиция, пережившая гарантию, это ваша зарплата. Путать их дорого».

«Агентство зарабатывает не на количестве вакансий, а на рекрутёрах, которые быстро закрывают дорогие позиции и не получают кандидатов назад».

Money Doesn't Disappear. You Just Don't See It.

Деньги вашего агентства не испаряются. Они просто застряли между вакансиями в работе и закрытыми позициями, а вы смотрите на доску, а не на прибыль. Разложите деньги по рекрутёрам и по закрытым вакансиям и вы увидите, кто вас кормит, кто возит пустоту и сколько съедают гарантийные возвраты. Finmap делает это за вас: доходы по рекрутёрам и клиентам, прямые расходы отдельно, настоящая маржа по каждому рекрутёру и платёжный календарь с резервом на возвраты, всё обновляется само. Попробуйте бесплатно 14 дней, подключите свою команду и уже на этой неделе увидьте, почему вакансий в работе много, а прибыль тонкая, и что с этим делать.