Прибуток рекрутингової агенції: по закритій вакансії й по рекрутеру, а не по кількості вакансій у роботі

«У нас у роботі стабільно 60 вакансій. Шістдесят! Я був певен, що ми на коні. А коли ми нарешті розклали гроші по рекрутерах і по закритих позиціях, виявилося, що за минулий квартал реально заплатили нам за вісімнадцять. Половина команди місяцями возить вакансії, за які нам ніхто й ніколи не заплатить».

Дошка з вакансіями у вас забита. Рекрутери на дзвінках із ранку до вечора, канал у месенджері гуде, кандидати ходять на співбесіди. Ви дивитесь на цифру «вакансій у роботі» й відчуваєте, що агенція росте. А наприкінці місяця на рахунку залишається сума, від якої стає незручно: наче всі гарують, а грошей стільки, ніби ви й не бралися.

У рекрутингу гроші майже ніколи не зникають гучно. Вони тихо застрягають між «вакансія в роботі» і «за неї заплатили й гроші лишилися в нас». А це, повірте, дуже різні речі. Вакансія в роботі це обіцянка. Гроші приносить тільки закрита позиція, яка ще й пережила гарантійний період. Усе, що між ними, це витрати: час рекрутера, доступи до баз, зарплати, які ви платите щомісяця незалежно від того, закрилася вакансія чи ні.

Причина тонкого прибутку майже завжди одна: агенція міряє себе кількістю вакансій у роботі, а заробляє вона по закритих позиціях і по конкретних рекрутерах. Поки ви не розкладете гроші по цих полицях, ви керуєте наосліп і платите зарплати тим, хто возить порожнечу, рівно стільки ж, скільки тим, хто вас годує.

Прибуток по закритій вакансії й по рекрутеру простими словами

Ваш дохід це гонорар за розміщення. Класична схема: відсоток від річної зарплати кандидата, зазвичай від 15 до 25 відсотків. Влаштували керівника на зарплату 80 000 ₴ на місяць, це 960 000 ₴ на рік, ваш гонорар при 18 відсотках 172 800 ₴. Гарна цифра. Але вона з'являється тільки в момент, коли кандидат вийшов на роботу й підписав оффер, а не тоді, коли вакансія лягла до вас у роботу.

Прибуток по закритій вакансії рахується просто: гонорар мінус прямі витрати на це закриття. Прямі це насамперед час рекрутера, перерахований у гроші його зарплати, плюс доступи до job-бордів і баз резюме, реклама вакансії, іноді бонус самому рекрутеру за закриття. Те, що лишилося від гонорару після цих витрат, і є ваш реальний заробіток на цій позиції.

Прибуток по рекрутеру відповідає на інше питання, найважливіше для власника: чий портфель реально годує агенцію. У кожного рекрутера свій набір вакансій, своя швидкість, свій відсоток кандидатів, які доходять до офферу й лишаються. Один рекрутер закриває дві дорогі позиції на місяць і залишає агенції половину гонорару чистими. Інший героїчно тримає п'ятнадцять вакансій, закриває одну дешеву й з'їдає свою ж зарплату. На дошці «вакансій у роботі» другий виглядає завантаженішим. У розрізі закритих позицій видно правду.

Чому «вакансій у роботі» ще не прибуток

«Вакансій у роботі» це метрика надії, а не грошей. Вона показує, скільки обіцянок ви взяли на себе, а не скільки за них заплатять. Між тим, що клієнт дав вам вакансію, і тим, що гроші лишилися у вас, стоїть довга дорога, і на кожному кроці частина вакансій відвалюється.

Клієнт може закрити позицію сам або віддати її ще трьом агенціям, і хто перший привів кандидата, той і отримав гонорар, а решта працювали безкоштовно. Клієнт може заморозити найм. Кандидат може прийняти оффер і в останній момент передумати. І, найгірше, кандидат може вийти, отримати від вас гонорар, а через місяць звільнитися, і тоді ви повертаєте гроші. Кожен із цих сценаріїв перетворює «вакансію в роботі» на витрачений час без копійки виручки.

Окрема біда це «мертві» вакансії. Клієнт із зарплатою на 30 відсотків нижчою за ринок і вимогами на рівні космонавта. Позиція, яку клієнт відкрив «про всяк випадок» і насправді не готовий нікого брати. Вакансія, куди дали ексклюзив, а потім тихо взяли свого. Ці вакансії висять на дошці, створюють відчуття завантаженості й з'їдають години найкращих людей, а заплатити за них не заплатить ніхто. Поки ви міряєте себе кількістю вакансій, ви навіть не бачите, скільки з них мертві. А коли їх нарешті порахувати окремо, часто виявляється, що третина дошки це позиції, за які ніхто ніколи не заплатить, і саме на них щодня йде час людей, яким ви платите зарплату.

Приклад: три рекрутери, одна команда

Розкладемо умовну агенцію за місяць. У всіх трьох рекрутерів приблизно однакова кількість вакансій у роботі, від дванадцяти до п'ятнадцяти, і однакова зарплата. Дивимось не на завантаженість, а на закриті позиції й на те, скільки залишилось агенції після прямих витрат.

Погляньте на Оксану. Закриттів у неї найменше, дошка виглядає найспокійнішою, і на планірці здається, що вона працює менше за всіх. А агенції вона залишає більше грошей, ніж двоє інших разом. Дорогі позиції, високий гонорар, кандидати доходять і лишаються, повернень майже немає.

Дмитро возить масовий підбір і закриває вп'ятеро більше позицій. На дошці він герой. Але позиції дешеві, гонорар маленький, часу на кожну йде багато, і після його ж зарплати та реклами вакансій агенції лишається двадцять два відсотки. Він багато працює й мало приносить.

Ірина найтриваожніша. Виручка непогана, три закриття, але маржа чотирнадцять відсотків. Причина не в лінощах, а в поверненнях: частина її кандидатів не доживає до кінця гарантійного періоду, і гонорар доводиться повертати або закривати позицію заново безкоштовно. На загальному звіті цього не видно, виручка ж була. У розрізі рекрутера й повернень видно, що Ірина фактично працює на те, щоб виправляти власні закриття.

Гарантійний період і повернення гонорару як прихований ризик

Це найнедооціненіша діра в економіці рекрутингової агенції. Майже кожен договір містить гарантію: якщо кандидат звільняється протягом одного, двох або трьох місяців, ви або повертаєте гонорар, або безкоштовно шукаєте заміну. Звучить справедливо. Проблема в тому, що гонорар ви отримали й, найімовірніше, уже витратили, а повертати доводиться з грошей наступного місяця.

Уявіть, що з десяти закриттів за квартал два кандидати відвалюються в гарантійний період. Двадцять відсотків повернень. Ви думали, що заробили на десяти позиціях, а реально на восьми, і цих двох сюрпризів ніхто не закладав у розрахунок. А якщо повернення грошима, то ви ще й віддаєте суму, яку вже провели як прибуток і, можливо, розподілили на бонуси. Заміна замість повернення грошей не рятує: рекрутер знову витрачає тижні, тобто ви платите за одну й ту саму позицію двічі, а виручку отримуєте один раз.

Тому здоровий власник дивиться не на виручку, а на виручку за вирахуванням очікуваних повернень і тримає під них резерв. Якщо ви історично повертаєте кожен десятий гонорар, то десята частина кожної виплати це не ваші гроші, а відкладена обіцянка повернути. Витратите її, і перший же відплив кандидата пробиває вам касовий розрив на рівному місці. Окремо підступними є короткі гарантії: клієнт наполягає на трьох місяцях, а ви за цей час устигаєте розподілити гонорар на зарплати й бонуси, і будь-який зрив кандидата вдаряє по грошах, яких уже фізично немає на рахунку. Тому повернення це не бухгалтерська дрібниця в кінці кварталу, а щоденний ризик, який треба бачити в цифрах постійно.

Продуктивність рекрутера і час до закриття

Дві цифри керують економікою агенції сильніше за будь-які гасла про мотивацію. Перша це продуктивність, скільки закриттів на місяць реально робить рекрутер. Друга це час до закриття, time-to-fill, скільки днів минає від отримання вакансії до виходу кандидата.

Ці дві цифри пов'язані напряму. Якщо середній time-to-fill 20 днів, один рекрутер спокійно закриває дві-три позиції на місяць. Якщо той самий рекрутер копається по 55 днів на вакансію, він фізично не встигне закрити більше однієї, а зарплату ви платите ту саму. Довгий час до закриття це не просто затримка грошей. Це прямий збиток: усі дні, поки вакансія відкрита, рекрутер коштує вам грошей, а виручки ще немає й може не бути взагалі, якщо клієнт за цей час закриє позицію сам.

Тому продуктивність треба міряти не в «вакансіях у роботі», а в закриттях на місяць і в середньому часі до закриття по кожному рекрутеру. Рекрутер із п'ятнадцятьма вакансіями й одним закриттям на місяць це не завантажений рекрутер, це рекрутер, який тоне. А той, у кого шість вакансій і три закриття, приносить вам утричі більше грошей на ту саму зарплату.

Як це звучить у житті

Ви впізнаєте ці фрази, бо вони звучать у вашій команді щотижня. За кожною ховаються гроші, які тихо витікають.

• «У нас купа вакансій у роботі, ми завантажені». Завантажені обіцянками, а не оплаченими закриттями.
• «Візьмемо цю вакансію, раптом закриємо». Беруть мертву позицію, за яку ніхто не заплатить, і кладуть на неї години найкращого рекрутера.
• «Кандидат вийшов, гонорар прийшов, гуляємо». Гроші провели як прибуток, а гарантійний період іще не минув.
• «Дмитро молодець, найбільше закриттів». Найбільше закриттів і найменша маржа, але цього ніхто не рахує.
• «Ця вакансія в нас третій місяць, але клієнт хороший». Третій місяць рекрутер коштує грошей, а виручки нуль.

Жодна з цих фраз не звучить як помилка. Кожна здається нормальною роботою агенції. Але разом вони й пояснюють, чому вакансій у роботі багато, а прибуток тонкий.

Як побачити це у Finmap

Щоб керувати прибутком по закритих позиціях і по рекрутерах, вам не потрібна складна CRM за пів мільйона. Потрібно, щоб гроші агенції були розкладені по правильних полицях і оновлювалися самі. Ось як це виглядає у Finmap.

Доходи по рекрутерах і по клієнтах. Кожен гонорар позначається рекрутером, який закрив позицію, і клієнтом, від якого прийшли гроші. Ви відкриваєте звіт і бачите не «загальну виручку», а хто саме приніс скільки й який клієнт вас реально годує, без ручного зведення в Excel наприкінці місяця.

Прямі витрати окремо від спільних. Зарплати рекрутерів, доступи до job-бордів, реклама вакансій і бонуси за закриття кріпляться до свого рекрутера чи напряму. Оренда, адміністрація й підписки лежать у спільних. Тому маржа кожного рекрутера справжня, а не розмита накладними витратами всієї агенції.

Маржа по рекрутерах. Ви бачите не усереднену цифру по агенції, а те, що Оксана дає 55 відсотків, а Ірина 14, і чому. Одразу зрозуміло, кого розвантажити від мертвих вакансій, а кому передати дорогі позиції.

Платіжний календар і резерв на повернення. Ви бачите, коли прийдуть гонорари й коли настають зарплати, щоб не влетіти в касовий розрив між закриттям і оплатою клієнта. А під гарантійні повернення тримаєте окремий резерв: частина кожної виручки відкладається як гроші, які, за статистикою, доведеться повернути. Перший же відплив кандидата тоді не пробиває вам місяць.

Найважливіше: усе це оновлюється саме, підтягуючись із банку, а не живе в таблиці, яку хтось має вести вручну по вечорах. Ви відкриваєте телефон і за хвилину бачите, який рекрутер годує агенцію цього місяця, а хто возить порожнечу.

Поради, з чого почати вже цього тижня

• Перестаньте міряти команду кількістю вакансій у роботі. Головна метрика це закриття на місяць і час до закриття по кожному рекрутеру.
• Порахуйте маржу по кожному рекрутеру за минулий квартал: гонорари мінус його зарплата, доступи й реклама вакансій. Одна вечірня сесія відкриє вам очі.
• Порахуйте свій відсоток повернень за рік і закладіть цю частку в резерв. Виручка мінус очікувані повернення це і є ваш реальний дохід.
• Проведіть ревізію дошки й позначте мертві вакансії: занижена зарплата, нереальні вимоги, клієнт не готовий брати, немає ексклюзиву. Заберіть із них час найкращих людей.
• Розділіть напрями: дорогі senior-позиції з високим гонораром і масовий підбір це різна економіка, і рахувати їх треба окремо.
• Домовтеся всередині: гонорар вважаємо прибутком тільки після завершення гарантійного періоду, а не в день виходу кандидата.

Дотично до цієї теми почитайте, як працює аналіз прибутковості клієнтів за Парето, щоб побачити, які 20 відсотків замовників приносять вам 80 відсотків реального прибутку, і як влаштована завантаженість команди та її звʼязок із прибутком, бо для агенції завантаженість рекрутера й закриття це дві різні речі, які легко переплутати.

«Вакансія в роботі це чужа обіцянка. Закрита позиція, що пережила гарантію, це ваша зарплата. Плутати їх дорого».

«Агенція заробляє не на кількості вакансій, а на рекрутерах, які швидко закривають дорогі позиції й не отримують кандидатів назад».

Money Doesn't Disappear. You Just Don't See It.

Гроші вашої агенції не випаровуються. Вони просто застрягли між вакансіями в роботі й закритими позиціями, а ви дивитесь на дошку, а не на прибуток. Розкладіть гроші по рекрутерах і по закритих вакансіях і ви побачите, хто вас годує, хто возить порожнечу й скільки з'їдають гарантійні повернення. Finmap робить це за вас: доходи по рекрутерах і клієнтах, прямі витрати окремо, справжня маржа по кожному рекрутеру й платіжний календар із резервом на повернення, усе оновлюється саме. Спробуйте безкоштовно 14 днів, підключіть свою команду й уже цього тижня побачте, чому вакансій у роботі багато, а прибуток тонкий, і що з цим робити.