Zysk agencji rekrutacyjnej: na każdej skutecznej rekrutacji i na każdego rekrutera, a nie na otwartym wakacie

«Mamy stale około 60 wakatów w pracy. Sześćdziesiąt! Byłem pewien, że idziemy jak burza. A potem w końcu rozłożyliśmy pieniądze według rekrutera i zamkniętego wakatu. Wyszło, że w zeszłym kwartale faktycznie dostaliśmy zapłatę za osiemnaście. Połowa zespołu miesiącami ciągnie rekrutacje, za które nikt nam nigdy nie zapłaci».

Tablica pęka od wakatów. Rekruterzy siedzą na callach od rana do wieczora, czat zespołu nie milknie, kandydaci wciąż chodzą na rozmowy. Patrzysz na liczbę aktywnych rekrutacji i masz poczucie, że agencja rośnie. Potem kończy się miesiąc, zaglądasz na konto i czujesz niepokój: wszyscy pracują na pełnych obrotach, a pieniędzy jest tyle, jakbyście dopiero zaczynali.

W rekrutacji pieniądze prawie nigdy nie znikają z hukiem. Po cichu grzęzną gdzieś między wakatem w toku a prowizją, która została zapłacona i faktycznie została u ciebie. To dwie zupełnie różne rzeczy. Wakat w toku to obietnica. Pieniądze pojawiają się dopiero przy obsadzonym stanowisku, które przetrwało jeszcze okres gwarancyjny. Wszystko pomiędzy to koszt: czas rekrutera, dostęp do baz kandydatów, pensje wypłacane co miesiąc niezależnie od tego, czy rekrutacja się zamknie.

Powód niskiego zysku prawie zawsze jest ten sam. Agencja mierzy się liczbą aktywnych rekrutacji, choć zarabia na obsadzonych stanowiskach i konkretnych rekruterach. Dopóki nie poukładasz pieniędzy na tych półkach, sterujesz po omacku i płacisz ludziom, którzy noszą puste powietrze, dokładnie tak samo jak tym, którzy naprawdę karmią firmę.

Zysk z jednego zatrudnienia i z jednego rekrutera po ludzku

Twoim przychodem jest success fee za zatrudnienie. Klasyczny model: procent rocznego wynagrodzenia kandydata, zwykle od 15 do 25 procent. Zatrudniasz menedżera z pensją 80 000 UAH miesięcznie, czyli 960 000 UAH rocznie, a przy 18 procentach twoja prowizja wynosi 172 800 UAH. Ładna kwota. Ale pojawia się dopiero wtedy, gdy kandydat zaczyna pracę i podpisuje ofertę, a nie w chwili, gdy wakat trafia na twoje biurko.

Zysk z jednego zatrudnienia liczy się prosto: prowizja minus bezpośrednie koszty tej rekrutacji. Koszty bezpośrednie to przede wszystkim czas rekrutera przeliczony na koszt jego pensji, do tego dostęp do portali pracy i baz CV, reklama wakatu, czasem premia dla rekrutera za zamknięcie. To, co zostaje z prowizji po tych kosztach, jest twoim realnym zarobkiem na tym stanowisku.

Zysk z rekrutera odpowiada na inne pytanie, najważniejsze dla właściciela: czyja praca faktycznie utrzymuje agencję. Każdy rekruter ma własny zestaw wakatów, własne tempo, własny odsetek kandydatów, którzy dochodzą do oferty i zostają. Jeden rekruter zamyka dwa drogie stanowiska miesięcznie i zostawia agencji połowę prowizji jako czysty zysk. Drugi bohatersko prowadzi piętnaście rekrutacji, zamyka jedną tanią i zjada własną pensję. Na tablicy aktywnych wakatów ten drugi wygląda na bardziej zajętego. Po rozliczeniu obsadzonych stanowisk widać prawdę.

Dlaczego aktywne rekrutacje to jeszcze nie zysk

Aktywne rekrutacje to wskaźnik nadziei, nie pieniędzy. Pokazuje, ile obietnic wzięliście na siebie, a nie za ile dostaniecie zapłatę. Między przekazaniem wakatu przez klienta a pieniędzmi, które zostają u ciebie, jest długa droga, a na każdym etapie część rekrutacji odpada.

Klient może obsadzić stanowisko sam albo przekazać je trzem kolejnym agencjom, a prowizję zgarnie ten, kto pierwszy pokaże kandydata, podczas gdy reszta pracowała za darmo. Klient może zamrozić zatrudnienie. Kandydat może przyjąć ofertę i wycofać się w ostatniej chwili. A najgorzej, gdy kandydat zaczyna pracę, przynosi ci prowizję, po czym odchodzi po miesiącu i musisz zwrócić pieniądze. Każdy taki scenariusz zamienia aktywny wakat w spalony czas bez złotówki przychodu.

Osobną plagą są martwe wakaty. Klient z pensją 30 procent poniżej rynku i wymaganiami jak dla astronauty. Stanowisko otwarte „na wszelki wypadek”, bez realnej gotowości do zatrudnienia. Wakat dany ci na wyłączność, a potem po cichu obsadzony wewnętrznie. Takie rekrutacje wiszą na tablicy, dają poczucie ruchu i zjadają godziny najlepszych ludzi, choć nikt nigdy za nie nie zapłaci. Dopóki mierzysz się liczbą wakatów, nawet nie widzisz, ile z nich jest martwych.

Przykład: trzech rekruterów, jeden zespół

Rozłóżmy na czynniki pierwsze przykładową agencję w skali jednego miesiąca. Wszyscy trzej rekruterzy prowadzą podobną liczbę aktywnych rekrutacji, mniej więcej od dwunastu do piętnastu, i zarabiają tyle samo. Nie patrzymy jednak na obciążenie, tylko na obsadzone stanowiska i na to, ile zostaje agencji po kosztach bezpośrednich.

Spójrz na Oksanę. Ma najmniej zatrudnień, jej tablica wygląda najspokojniej, a na stand-upie może się wydawać, że pracuje mniej niż inni. A jednak zostawia agencji więcej pieniędzy niż pozostała dwójka razem wzięta. Drogie stanowiska, wysoka prowizja, kandydaci, którzy dochodzą do oferty i zostają, prawie zero zwrotów.

Dmytro prowadzi rekrutacje wolumenowe i zamyka pięć razy więcej stanowisk. Na tablicy jest bohaterem. Tyle że wakaty są tanie, prowizja niewielka, każdy zjada dużo czasu, a po jego własnej pensji i kosztach reklamy ogłoszeń agencji zostaje dwadzieścia dwa procent. Pracuje dużo, przynosi mało.

Iryna budzi największy niepokój. Przychód wygląda nieźle, trzy zatrudnienia, ale marża to czternaście procent. Powodem nie jest lenistwo, tylko zwroty: część jej kandydatów nie przechodzi okresu gwarancyjnego, więc prowizję trzeba oddać albo ponownie obsadzić stanowisko za darmo. W raporcie zbiorczym tego nie widać, bo przychód był. Po rozbiciu na rekrutera i zwroty widać jasno, że Iryna w praktyce pracuje nad naprawianiem własnych zatrudnień.

Okres gwarancyjny i zwroty prowizji jako ukryte ryzyko

To najbardziej niedoceniana dziura w ekonomice agencji rekrutacyjnej. Prawie każda umowa ma gwarancję: jeśli kandydat odejdzie w ciągu jednego, dwóch albo trzech miesięcy, zwracasz prowizję albo szukasz zastępstwa za darmo. Brzmi uczciwie. Problem w tym, że prowizję już dostałeś i najpewniej już ją wydałeś, a zwrot wychodzi z pieniędzy z kolejnego miesiąca.

Wyobraź sobie, że z dziesięciu zatrudnień w kwartale dwóch kandydatów odpada w okresie gwarancyjnym. Dwadzieścia procent zwrotów. Myślałeś, że zarobiłeś na dziesięciu rekrutacjach, a tak naprawdę na ośmiu, i nikt nie uwzględnił tych dwóch niespodzianek w planie. Jeśli zwrot jest gotówkowy, oddajesz też kwotę, którą już zaksięgowałeś jako zysk i być może wypłaciłeś od niej premie. Zastępstwo zamiast zwrotu nie ratuje sytuacji: rekruter znowu spędza tygodnie nad tym samym stanowiskiem, czyli płacisz za nie dwa razy, a przychód masz jeden.

Dlatego zdrowo zarządzana agencja patrzy nie na przychód, tylko na przychód pomniejszony o oczekiwane zwroty, i trzyma na nie rezerwę. Jeśli historycznie zwracasz co dziesiątą prowizję, to jedna dziesiąta każdej płatności nie jest twoimi pieniędzmi, tylko odroczoną obietnicą ich oddania. Wydasz ją, a pierwszy kandydat, który odejdzie, zrobi ci dziurę w kasie dokładnie wtedy, gdy się jej nie spodziewasz.

Produktywność rekrutera i time-to-fill

Dwie liczby rządzą ekonomią agencji bardziej niż jakiekolwiek hasła o motywacji. Pierwsza to produktywność, czyli ile zatrudnień miesięcznie realnie dowozi rekruter. Druga to time-to-fill, czyli ile dni mija od przyjęcia wakatu do startu kandydata.

Te dwie liczby są ze sobą bezpośrednio powiązane. Jeśli średni time-to-fill wynosi 20 dni, jeden rekruter spokojnie zamyka dwa albo trzy stanowiska w miesiącu. Jeśli ten sam rekruter szarpie się z jednym wakatem przez 55 dni, fizycznie nie zamknie więcej niż jednego, a pensję płacisz mu taką samą. Długi time-to-fill to nie tylko opóźnione pieniądze. To bezpośrednia strata: każdego dnia, gdy wakat pozostaje otwarty, rekruter kosztuje cię pieniądze, a przychodu jeszcze nie ma i może nigdy nie być, jeśli klient w międzyczasie obsadzi stanowisko sam.

Produktywność trzeba więc mierzyć nie liczbą aktywnych rekrutacji, ale liczbą zatrudnień miesięcznie i średnim time-to-fill na rekrutera. Rekruter z piętnastoma wakatami i jednym zatrudnieniem miesięcznie nie jest zajęty, tylko tonie. A ten z sześcioma wakatami i trzema zatrudnieniami przynosi ci trzy razy więcej pieniędzy za tę samą pensję.

Jak to brzmi w prawdziwym życiu

Rozpoznasz te zdania, bo padają w twoim zespole co tydzień. Za każdym z nich po cichu wyciekają pieniądze.

• «Mamy mnóstwo rekrutacji w toku, jesteśmy zawaleni». Zawaleni obietnicami, nie opłaconymi zatrudnieniami.
• «Weźmy ten wakat, może go zamkniemy». Bierzecie martwe stanowisko, za które nikt nie zapłaci, i wkładacie w nie godziny najlepszego rekrutera.
• «Kandydat zaczął, prowizja przyszła, świętujemy». Pieniądze zostały potraktowane jak zysk, choć okres gwarancyjny jeszcze trwa.
• «Dmytro jest gwiazdą, ma najwięcej zatrudnień». Najwięcej zatrudnień i najmniejsza marża, tylko nikt tego nie liczy.
• «Mamy ten wakat od trzech miesięcy, ale klient jest dobry». Przez trzy miesiące rekruter kosztuje pieniądze, a przychód wynosi zero.

Żadne z tych zdań nie brzmi jak błąd. Każde przypomina normalną codzienność agencji. Razem tłumaczą dokładnie, dlaczego tablica jest pełna, a zysk cienki.

Jak zobaczyć to w Finmap

Żeby zarządzać zyskiem z jednego zatrudnienia i z jednego rekrutera, nie potrzebujesz CRM-u za pół miliona. Potrzebujesz pieniędzy agencji poukładanych we właściwych miejscach i aktualizujących się samodzielnie. Tak wygląda to w Finmap.

Przychód według rekrutera i klienta. Każda prowizja jest przypisana do rekrutera, który zamknął wakat, oraz do klienta, od którego przyszły pieniądze. Otwierasz raport i widzisz nie jedną bryłę przychodu, tylko dokładnie kto ile przyniósł i który klient naprawdę cię karmi, bez comiesięcznej walki z Excelem.

Koszty bezpośrednie oddzielone od wspólnych. Pensje rekruterów, dostęp do portali pracy, reklama wakatów i premie za zamknięcie są przypisane do konkretnego rekrutera albo linii. Czynsz, administracja i subskrypcje trafiają do kosztów wspólnych. Dzięki temu marża każdego rekrutera jest prawdziwa, a nie rozmyta przez koszty całej agencji.

Marża według rekrutera. Widzisz nie uśredniony wynik całej agencji, tylko Oksanę z 55 procentami i Irynę z 14 procentami oraz powód tej różnicy. Od razu wiadomo, kogo odciążyć z martwych wakatów i komu dawać drogie stanowiska.

Kalendarz płatności i rezerwa na zwroty. Widzisz, kiedy wpłyną prowizje i kiedy wypadają wypłaty, więc nie wpadasz w dziurę gotówkową między zatrudnieniem a płatnością od klienta. A na zwroty z gwarancji trzymasz osobną rezerwę: część każdej prowizji odkładasz jako pieniądze, które statystycznie trzeba będzie oddać. Wtedy pierwszy kandydat, który odejdzie, nie rozwala ci miesiąca.

Najważniejsze: wszystko aktualizuje się samo, zaciągając dane z banku, zamiast żyć w arkuszu, który ktoś musi ręcznie uzupełniać wieczorami. Otwierasz telefon i w minutę widzisz, który rekruter karmi agencję w tym miesiącu, a kto nosi puste powietrze.

Od czego zacząć w tym tygodniu

• Przestań mierzyć zespół liczbą aktywnych rekrutacji. Kluczowy wskaźnik to zatrudnienia miesięcznie i time-to-fill na rekrutera.
• Policz marżę każdego rekrutera za ostatni kwartał: prowizje minus jego pensja, dostęp do baz i reklama wakatów. Jeden wieczór otworzy ci oczy.
• Wylicz wskaźnik zwrotów za rok i zbuduj na tej podstawie rezerwę. Przychód minus oczekiwane zwroty to twój realny przychód.
• Zrób audyt tablicy i oznacz martwe wakaty: pensja poniżej rynku, nierealne wymagania, klient niegotowy do zatrudnienia, brak wyłączności. Zdejmij z nich godziny najlepszych ludzi.
• Rozdziel linie: drogie stanowiska seniorskie z wysoką prowizją i rekrutacje wolumenowe mają inną ekonomikę i trzeba je liczyć osobno.
• Ustalcie wewnętrznie: prowizja liczy się jako zysk dopiero po zakończeniu okresu gwarancyjnego, nie w dniu startu kandydata.

Przy okazji przeczytaj, jak działa analiza rentowności klientów metodą Pareto, żeby zobaczyć, które 20 procent klientów przynosi 80 procent realnego zysku, oraz jak wykorzystanie zespołu łączy się z zyskiem, bo w agencji zajętość rekrutera i jego zatrudnienia to dwie różne rzeczy, które łatwo pomylić.

«Wakat w toku to cudza obietnica. Obsadzona pozycja, która przetrwała gwarancję, to twoja wypłata. Mylenie jednego z drugim dużo kosztuje».

«Agencja nie zarabia na liczbie wakatów. Zarabia na rekruterach, którzy szybko obsadzają drogie stanowiska i nie dostają kandydatów z powrotem».

Pieniądze nie znikają. Po prostu ich nie widzisz.

Pieniądze twojej agencji nie wyparowują. Utknęły między aktywnymi rekrutacjami a obsadzonymi stanowiskami, podczas gdy ty patrzysz na tablicę zamiast na zysk. Poukładaj pieniądze według rekrutera i obsadzonego wakatu, a zobaczysz, kto cię karmi, kto nosi puste powietrze i ile zjadają zwroty z gwarancji. Finmap robi to za ciebie: przychody według rekrutera i klienta, oddzielone koszty bezpośrednie, realna marża każdego rekrutera i kalendarz płatności z rezerwą na zwroty, wszystko aktualizowane automatycznie. Wypróbuj za darmo przez 14 dni, podłącz zespół i już w tym tygodniu zobacz, dlaczego tablica jest pełna, zysk cienki — i co z tym zrobić.