Toborzóügynökség nyeresége: pozíciónként és toborzónként, nem a nyitott állások száma szerint

«Folyamatosan 60 pozíciónk van munkában. Hatvan! Biztos voltam benne, hogy remekül megy nekünk. Aztán végre szétbontottuk a pénzt toborzónként és betöltött pozíciónként, és kiderült, hogy az elmúlt negyedévben valójában csak tizennyolcért fizettek nekünk. A csapat fele hónapokig cipel olyan pozíciókat, amelyekért soha senki nem fog fizetni».

A táblája tele van nyitott pozíciókkal. A toborzók reggeltől estig telefonálnak, a csapat chatje sosem áll le, a jelöltek folyamatosan járnak interjúkra. Nézi a munkában lévő pozíciók számát, és érzi, hogy az ügynökség növekszik. Aztán vége a hónapnak, és a számlán olyan összeg marad, amitől kényelmetlenül érzi magát: mindenki hajt, mégis úgy tűnik, mintha alig kezdtek volna neki.

A toborzásban a pénz szinte soha nem tűnik el zajosan. Csendben megreked a folyamatban lévő pozíció és a kifizetett, Önnél maradt díj között. Ez a kettő nagyon különböző dolog. A folyamatban lévő pozíció egy ígéret. Pénzt csak az a betöltött pozíció hoz, amely túl is élte a garanciális időszakot. Ami a kettő között van, az kizárólag költség: a toborzó ideje, adatbázis-hozzáférések, fizetések, amelyeket minden hónapban kifizet, akár lezárul a pozíció, akár nem.

A vékony nyereség oka szinte mindig ugyanaz. Az ügynökség a folyamatban lévő pozíciók számával méri magát, miközben a betöltött pozíciókon és konkrét toborzókon keresztül keres. Amíg nem rendezi a pénzt ezekre a polcokra, vakon navigál, és pontosan ugyanannyit fizet azoknak, akik üres levegőt cipelnek, mint azoknak, akik eltartják Önt.

Nyereség pozíciónként és toborzónként egyszerűen

A bevétele egy közvetítési díj. A klasszikus modell: a jelölt éves fizetésének egy százaléka, jellemzően 15-25 százalék. Ha egy vezetőt helyez el havi 80 000 ₴-os fizetéssel, az évi 960 000 ₴, 18 százalék mellett a díja 172 800 ₴. Szép szám. De csak abban a pillanatban jelenik meg, amikor a jelölt elkezd dolgozni és aláírja az ajánlatot, nem akkor, amikor a pozíció az Ön asztalára került.

A nyereség pozíciónként egyszerűen kiszámítható: a díj mínusz a betöltés közvetlen költségei. A közvetlen költségek elsősorban a toborzó ideje, a fizetésébe átszámítva, plusz a job-board és önéletrajz-adatbázis hozzáférések, a pozíció hirdetésének költsége, néha bónusz a toborzónak a lezárásért. Ami a díjból ezek után marad, az az Ön valódi keresete azon a pozíción.

A nyereség toborzónként más kérdésre válaszol, a tulajdonos számára a legfontosabbra: kinek a portfóliója tartja el valójában az ügynökséget. Minden toborzónak megvan a saját pozíciókészlete, saját sebessége, saját aránya azoknak a jelölteknek, akik eljutnak az ajánlatig és maradnak. Az egyik toborzó havonta két drága pozíciót zár le, és tiszta nyereségként a díj felét hagyja az ügynökségnél. A másik hősiesen tizenöt pozíciót tart kézben, egy olcsót zár le, és felemészti a saját fizetését. A folyamatban lévő pozíciók tábláján a második foglaltabbnak tűnik. A betöltött pozíciók szerint bontva látszik az igazság.

Miért nem nyereség még a «folyamatban lévő pozíció»

A «folyamatban lévő pozíciók» a remény mutatója, nem a pénzé. Azt mutatja, hány ígéretet vállalt magára, nem azt, hányért fognak fizetni. Az között, hogy az ügyfél átadott Önnek egy pozíciót, és hogy a pénz Önnél maradt, hosszú út vezet, és minden lépésnél lemorzsolódik néhány pozíció.

Az ügyfél maga is betöltheti a pozíciót, vagy odaadhatja még három ügynökségnek, és aki elsőként hozza a jelöltet, az kapja a díjat, a többiek ingyen dolgoztak. Az ügyfél befagyaszthatja a felvételt. A jelölt elfogadhatja az ajánlatot, majd az utolsó pillanatban meggondolhatja magát. És a legrosszabb esetben a jelölt elkezdhet dolgozni, megkeresheti Önnek a díjat, majd egy hónap múlva felmondhat, és ekkor vissza kell fizetnie a pénzt. Ezek mindegyike elköltött időt jelent egy fillér bevétel nélkül a folyamatban lévő pozícióból.

Külön probléma a «halott» pozíció. Egy ügyfél, akinek a fizetése 30 százalékkal alacsonyabb a piaci átlagnál, elvárásai pedig egy űrhajósnak valók. Egy pozíció, amelyet az ügyfél «minden esetre» nyitott meg, és valójában nem áll készen senkit felvenni. Egy állás, amelyre exkluzivitást adtak, majd csendben belső jelöltet vettek fel rá. Ezek a pozíciók ott lógnak a táblán, elfoglaltság érzetét keltik, és felemésztik a legjobb emberei óráit, miközben soha senki nem fog fizetni értük. Amíg a pozíciók számával méri magát, azt sem látja, hány közülük halott. Amikor pedig végre külön megszámolja őket, gyakran kiderül, hogy a tábla harmada olyan pozíció, amelyért soha senki nem fog fizetni, és pontosan ezekre megy naponta azoknak az embereknek az ideje, akiknek Ön fizetést fizet.

Példa: három toborzó, egy csapat

Bontsunk fel egy hipotetikus ügynökséget egy hónapra. Mindhárom toborzónál nagyjából ugyanannyi folyamatban lévő pozíció van, tizenkettő-tizenöt, és ugyanannyi fizetést kapnak. Nem a leterheltségüket nézzük, hanem a betöltött pozíciókat, és hogy mennyi marad az ügynökségnek a közvetlen költségek után.

Nézze meg Oksanát. Neki van a legkevesebb betöltése, a táblája tűnik a legnyugodtabbnak, és egy megbeszélésen úgy tűnik, kevesebbet dolgozik mindenkinél. Mégis ő hagyja a legtöbb pénzt az ügynökségnél, többet, mint a másik kettő együttvéve. Drága pozíciók, magas díj, a jelöltek eljutnak az ajánlatig és maradnak, szinte nincs visszatérítés.

Dmitro tömeges felvételt bonyolít, és ötször annyi pozíciót zár le. A táblán ő a hős. De a pozíciók olcsók, a díj kicsi, mindegyikre sok idő megy el, és a saját fizetése, valamint a pozíciók hirdetési költsége után az ügynökségnek huszonkét százalék marad. Sokat dolgozik, és keveset hoz.

Irina a legaggasztóbb. A bevétel tisztességes, három betöltés, de az árrés tizennégy százalék. Az ok nem a lustaság, hanem a visszatérítések: néhány jelöltje nem éli túl a garanciális időszakot, és a díjat vissza kell fizetni, vagy a pozíciót ingyen újra be kell tölteni. Az összesítő jelentésen ez nem látszik, a bevétel megvolt. Toborzónkénti és visszatérítésenkénti bontásban látszik, hogy Irina valójában azon dolgozik, hogy kijavítsa a saját betöltéseit.

A garanciális időszak és a díj-visszafizetés mint rejtett kockázat

Ez a legalulértékeltebb lyuk egy toborzóügynökség gazdálkodásában. Szinte minden szerződés tartalmaz garanciát: ha a jelölt egy, két vagy három hónapon belül felmond, Ön vagy visszafizeti a díjat, vagy ingyen keres helyette másikat. Tisztességesnek hangzik. A probléma az, hogy a díjat már megkapta, és nagy valószínűséggel már el is költötte, a visszafizetést pedig a következő hónap pénzéből kell fedeznie.

Képzelje el, hogy egy negyedév tíz betöltéséből két jelölt esik ki a garanciális időszak alatt. Húsz százalék visszatérítés. Azt hitte, tíz pozíción keresett, valójában nyolcon, és ezt a két meglepetést senki nem építette be a tervbe. Ha a visszatérítés készpénzben történik, akkor egy olyan összeget is visszaad, amelyet már nyereségként könyvelt el, és talán bónuszként ki is fizetett. A csere a visszafizetés helyett nem menti meg: a toborzó ismét heteket tölt el, vagyis kétszer fizet ugyanazért a pozícióért, a bevételt viszont csak egyszer kapja meg.

Ezért egy tudatos tulajdonos nem a bevételt nézi, hanem a bevételt mínusz a várható visszatérítéseket, és tartalékot képez rájuk. Ha történelmileg minden tizedik díjat visszafizet, akkor minden kifizetés tizede nem az Ön pénze, hanem egy halasztott ígéret a visszaadására. Ha elkölti, az első jelölt, aki elmegy, a semmiből üt likviditási rést a hónapjába. Külön alattomosak a rövid garanciák: az ügyfél háromhónapos garanciát követel, és Ön eközben stiktig szétosztja a díjat fizetésekre és bónuszokra, majd bármilyen jelölt-kiesés olyan pénzt üt meg, amely fizikailag már nincs is a számlán. A visszatérítés tehát nem a negyedév végi könyvelési apróság, hanem napi kockázat, amelyet folyamatosan számokban kell látnia.

Toborzói teljesítmény és a betöltési idő

Két szám irányítja az ügynökség gazdálkodását sokkal erősebben, mint bármilyen motivációs szlogen. Az első a termelékenység, vagyis hány betöltést végez ténylegesen havonta egy toborzó. A második a betöltési idő, azaz hány nap telik el a pozíció megkapásától a jelölt munkába állásáig.

Ez a két szám közvetlenül összefügg. Ha az átlagos betöltési idő 20 nap, egy toborzó nyugodtan lezár havonta két-három pozíciót. Ha ugyanaz a toborzó pozíciónként 55 napig vergődik, fizikailag nem tud egynél többet lezárni, a fizetést pedig ugyanazt fizeti neki. A hosszú betöltési idő nem csupán a pénz késleltetése. Ez közvetlen veszteség: minden nap, amíg a pozíció nyitva van, a toborzó pénzbe kerül Önnek, miközben a bevétel még nincs meg, és lehet, hogy sosem lesz, ha az ügyfél eközben maga tölti be a pozíciót.

Ezért a termelékenységet nem «folyamatban lévő pozíciókban» kell mérni, hanem havi betöltésekben és toborzónkénti átlagos betöltési időben. Az a toborzó, akinek tizenöt pozíciója és havi egy betöltése van, nem elfoglalt toborzó, hanem süllyedő. Az pedig, akinek hat pozíciója és három betöltése van, háromszor annyi pénzt hoz Önnek ugyanazért a fizetésért.

Hogyan hangzik ez a gyakorlatban

Ezeket a mondatokat felismeri, mert minden héten elhangzanak a csapatában. Mindegyik mögött csendben szivárgó pénz rejtőzik.

• «Rengeteg folyamatban lévő pozíciónk van, tele vagyunk munkával». Tele van ígéretekkel, nem kifizetett betöltésekkel.
• «Fogadjuk el ezt a pozíciót, hátha lezárjuk». Elfogadnak egy halott állást, amelyért senki nem fog fizetni, és rátesznek egy legjobb toborzó óráiból.
• «A jelölt elkezdett dolgozni, megjött a díj, ünnepeljünk». A pénzt nyereségként könyvelték, miközben a garanciális időszak még nem telt le.
• «Dmitro ügyes, neki van a legtöbb betöltése». A legtöbb betöltés és a legkisebb árrés, de ezt senki nem számolja.
• «Ez a pozíció már a harmadik hónapja nálunk, de az ügyfél jó». Harmadik hónapja pénzbe kerül a toborzó, a bevétel pedig nulla.

Egyik mondat sem hangzik hibaként. Mindegyik az ügynökség normális munkájának tűnik. Együtt viszont pontosan megmagyarázzák, miért tele a tábla, és miért vékony a nyereség.

Hogyan lássa ezt a Finmapben

Ahhoz, hogy a betöltött pozíciók és a toborzók szerinti nyereséget kezelje, nincs szüksége egy félmillióért kapható bonyolult CRM-re. Csak arra van szükség, hogy az ügynökség pénze a megfelelő polcokra legyen rendezve, és magától frissüljön. Így néz ki ez a Finmapben.

Bevételek toborzónként és ügyfelenként. Minden díjat megjelölünk azzal a toborzóval, aki lezárta a pozíciót, és azzal az ügyféllel, akitől a pénz érkezett. Megnyit egy jelentést, és nem «összesített bevételt» lát, hanem hogy pontosan ki mennyit hozott, és melyik ügyfél tartja el valójában Önt, havi végi kézi Excel-összesítés nélkül.

Közvetlen költségek elkülönítve a közösektől. A toborzók fizetése, a job-board hozzáférések, a pozíciók hirdetése és a lezárási bónuszok a saját toborzójukhoz vagy tételükhöz kapcsolódnak. A bérleti díj, az adminisztráció és az előfizetések a közös költségeknél szerepelnek. Így minden toborzó árrése valódi, nem az egész ügynökség rezsijével elmosva.

Árrés toborzónként. Nem az ügynökség átlagolt számát látja, hanem azt, hogy Oksana 55 százalékot ad, Irina pedig 14-et, és hogy miért. Azonnal világos, kit kell tehermentesíteni a halott pozícióktól, és kire kell bízni a drága pozíciókat.

Fizetési naptár és tartalék a visszatérítésekre. Látja, mikor érkeznek a díjak, és mikor esedékesek a fizetések, hogy ne fusson bele likviditási résbe a lezárás és az ügyfél fizetése között. A garanciális visszatérítésekre pedig külön tartalékot tart: minden bevétel egy része félre van téve olyan pénzként, amelyet statisztikailag vissza kell majd adni. Így az első jelölt, aki elmegy, nem üt lyukat a hónapjába.

A legfontosabb: mindez magától frissül, a bankból húzva le az adatokat, nem egy táblázatban él, amelyet valakinek esténként kézzel kell vezetnie. Megnyitja a telefonját, és egy perc alatt látja, melyik toborzó tartja el az ügynökséget ebben a hónapban, és ki cipel üres levegőt.

Tanácsok, mivel kezdje már ezen a héten

• Hagyja abba, hogy a csapatot a folyamatban lévő pozíciók számával méri. A fő mutató a havi betöltés és a toborzónkénti betöltési idő.
• Számolja ki az elmúlt negyedév árrését toborzónként: díjak mínusz a fizetésük, az adatbázis-hozzáférés és a pozícióhirdetés. Egyetlen esti ülés felnyitja a szemét.
• Számolja ki éves visszatérítési arányát, és építse be ezt a hányadot a tartalékba. A bevétel mínusz a várható visszatérítések az Ön valódi bevétele.
• Vizsgálja át a táblát, és jelölje meg a halott pozíciókat: piaci alatti fizetés, irreális elvárások, az ügyfél nem áll készen felvenni, nincs exkluzivitás. Vegye le róluk a legjobb emberei idejét.
• Válassza szét az irányokat: a drága, magas díjú senior pozíciók és a tömeges felvétel más gazdálkodás, külön kell számolni őket.
• Állapodjanak meg belsőleg: a díjat csak a garanciális időszak lejárta után tekintik nyereségnek, nem a jelölt munkába állásának napján.

Kapcsolódó témaként olvassa el, hogyan működik az ügyfél-jövedelmezőség Pareto-elemzése, hogy lássa, ügyfeleinek mely 20 százaléka hozza a valódi nyereség 80 százalékát, és hogyan függ össze a csapat kihasználtsága a nyereséggel, mert egy ügynökség esetében a toborzó leterheltsége és a betöltései két különböző dolog, amelyeket könnyű összekeverni.

«A folyamatban lévő pozíció valaki más ígérete. A betöltött pozíció, amely túlélte a garanciát, az Ön fizetése. Összekeverni őket drága».

«Egy ügynökség nem a pozíciók számán keres, hanem azokon a toborzókon, akik gyorsan töltik be a drága pozíciókat, és nem kapják vissza a jelölteket».

A pénz nem tűnik el. Csak nem látja.

Az ügynöksége pénze nem párolog el. Csak megreked a folyamatban lévő pozíciók és a betöltött pozíciók között, miközben Ön a táblát nézi, nem a nyereséget. Rendezze a pénzt toborzónként és betöltött pozíciónként, és látni fogja, ki tartja el Önt, ki cipel üres levegőt, és mennyit emészt fel a garanciális visszatérítés. A Finmap mindezt megteszi Ön helyett: bevételek toborzónként és ügyfelenként, elkülönített közvetlen költségek, valódi árrés toborzónként, valamint fizetési naptár tartalékkal a visszatérítésekre, minden magától frissül. Próbálja ki ingyen 14 napig, kapcsolja be a csapatát, és már ezen a héten lássa, miért tele a tábla, és miért vékony a nyereség, és mit tegyen ellene.