Retainers και εφάπαξ έργα: πώς να τα παρακολουθείτε μαζί

Μια τυπική εταιρεία (agency) κερδίζει με δύο τρόπους ταυτόχρονα: μέσω retainers — σταθερών μηνιαίων πελατών — και μέσω εφάπαξ έργων — μεμονωμένων παραγγελιών με αρχή και τέλος. Πρόκειται για δύο διαφορετικές οικονομίες: ένα retainer σάς δίνει προβλέψιμη ροή, ενώ ένα εφάπαξ έργο σάς δίνει μια αιχμή και έπειτα μια παύση. Το πρόβλημα εμφανίζεται όταν διαχειρίζεστε και τα δύο σε μία ενιαία «δεξαμενή»: δεν μπορείτε να διακρίνετε πόσο αποφέρει η σταθερή σας βάση σε σχέση με τα εφάπαξ έργα, ούτε τι μπορείτε να υπολογίζετε τον επόμενο μήνα.

Το να διαχειρίζεστε τα retainers και τα εφάπαξ έργα μαζί, αλλά να τα βλέπετε ξεχωριστά, είναι αυτό που καθιστά δυνατό τον σχεδιασμό. Ας δούμε αναλυτικά πώς να το οργανώσετε αυτό.

Δύο διαφορετικές οικονομίες κάτω από την ίδια στέγη

Ένα retainer σημαίνει προβλεψιμότητα: ο πελάτης πληρώνει ένα σταθερό ποσό κάθε μήνα, σχεδιάζετε την ομάδα σας γύρω από αυτό, και τα έσοδα είναι ομοιόμορφα. Ένα εφάπαξ έργο σημαίνει ανομοιομορφία: ένα μεγάλο τιμολόγιο, αλλά με αρχή και τέλος, μετά το οποίο πρέπει να βρείτε το επόμενο. Μια υγιής εταιρεία στηρίζεται στα retainers ως τα «θεμέλιά» της και χρησιμοποιεί τα εφάπαξ έργα ως τους «επάνω ορόφους» που οδηγούν την ανάπτυξη. Για να το διαχειριστείτε όμως έτσι, πρέπει να βλέπετε τις δύο ροές ξεχωριστά.

Γιατί δεν πρέπει να τα αναμειγνύετε στη λογιστική σας

Όταν τα retainers και τα εφάπαξ έργα βρίσκονται στην ίδια ροή, δημιουργείται μια επικίνδυνη ψευδαίσθηση. Ένας μήνας με ένα μεγάλο εφάπαξ έργο φαίνεται φανταστικός, και η εταιρεία εφησυχάζει — έπειτα τον επόμενο μήνα δεν υπάρχει εφάπαξ έργο, και αποδεικνύεται ότι τα retainers από μόνα τους μόλις που καλύπτουν τα έξοδα. Ή το αντίθετο: τα σταθερά retainers συγκαλύπτουν το γεγονός ότι αναλαμβάνονται εφάπαξ έργα με ζημία. Μπορείτε να δείτε την πραγματική εικόνα μόνο διαχωρίζοντας τις ροές και υπολογίζοντας την κερδοφορία της καθεμίας — όπως κάνουμε στο Ποιο έργο είναι πράγματι κερδοφόρο.

Βήμα 1. Σημειώστε τον τύπο: retainer ή εφάπαξ

Η απλούστερη κίνηση είναι να προσθέσετε μια ετικέτα τύπου σε κάθε πελάτη ή έργο: «retainer» ή «εφάπαξ». Τότε, ανά πάσα στιγμή, μπορείτε να δείτε τα έσοδα και το κέρδος ξεχωριστά για κάθε τύπο. Χρειάζεται μόνο λίγα δευτερόλεπτα κατά τη δημιουργία της εγγραφής, αλλά σας δίνει μια στρατηγική εικόνα.

Βήμα 2. Υπολογίστε τη «βάση» ξεχωριστά από τις «αιχμές»

Το βασικό νούμερο είναι πόσο αποφέρουν τα retainers από μόνα τους. Αυτή είναι η «βάση» σας: το ποσό στο οποίο μπορείτε να βασίζεστε κάθε μήνα, ανεξάρτητα από τα εφάπαξ έργα. Αν η βάση καλύπτει τα υποχρεωτικά σας έξοδα (μισθούς, ενοίκιο, φόρους), η εταιρεία είναι σταθερή και τα εφάπαξ έργα γίνονται καθαρή ανάπτυξη. Αν η βάση δεν τα καλύπτει, εξαρτάστε από το να κυνηγάτε συνεχώς εφάπαξ έργα — κι αυτό είναι ρίσκο.

Βήμα 3. Σχεδιάστε την ομάδα σας γύρω από τη βάση, όχι γύρω από τις αιχμές

Ένα κλασικό λάθος ανάπτυξης είναι να προσλαμβάνετε μια ομάδα για ένα μεγάλο εφάπαξ έργο και, μόλις αυτό ολοκληρωθεί, να μένετε με διογκωμένο προσωπικό και μόνο retainers. Γι' αυτό σχεδιάζετε τη μόνιμη ομάδα σας γύρω από τη σταθερή βάση των retainers και καλύπτετε τα φορτία αιχμής των εφάπαξ έργων με εξωτερικούς συνεργάτες. Έτσι δεν πέφτετε σε ταμειακό κενό μετά το τέλος ενός μεγάλου έργου — τα ίδια τα κενά τα καλύπτουμε στο Πώς να αποφύγετε τα ταμειακά κενά.

Παράδειγμα: βάση και αιχμή

Μια εταιρεία έχει retainers αξίας 300.000 τον μήνα, και αυτόν τον μήνα εξασφαλίζει επιπλέον ένα εφάπαξ έργο 250.000 — συνολικά 550. Φαίνεται σαν εξαιρετικός μήνας. Όμως τα υποχρεωτικά έξοδα είναι 320.000. Αυτό σημαίνει ότι η βάση (300) δεν τα καλύπτει καν: χωρίς το εφάπαξ έργο, ο μήνας θα ήταν ζημιογόνος. Αυτό είναι ένα άμεσο σήμα: είτε αυξήστε τη βάση των retainers είτε μειώστε τα σταθερά έξοδα, γιατί αυτή τη στιγμή η εταιρεία στηρίζεται σε εφάπαξ έργα που ενδέχεται να μην υπάρχουν τον επόμενο μήνα.

Από πού να ξεκινήσετε

Σημειώστε τους πελάτες σας ως retainers ή εφάπαξ και υπολογίστε πόσο αποφέρει η βάση των retainers από μόνη της. Συγκρίνετέ την με τα υποχρεωτικά σας έξοδα — και θα δείτε αμέσως πόσο σταθερή είναι η εταιρεία σας. Οι γενικές αρχές για τη διαχείριση πολλών έργων μαζί βρίσκονται στο Παρακολούθηση πολλών έργων ταυτόχρονα.

Στο Finmap, τα retainers και τα εφάπαξ έργα παρακολουθούνται μαζί, αλλά η κερδοφορία κάθε τύπου φαίνεται ξεχωριστά — έτσι γνωρίζετε πάντα τη βάση σας. Δοκιμάστε το δωρεάν για 7 ημέρες.