Retainerek és egyszeri projektek: hogyan kövesse őket együtt

Egy tipikus ügynökség kétféleképpen keres egyszerre: retainerekből — stabil, havi rendszerességű ügyfelekből — és egyszeri projektekből — egyedi megrendelésekből, amelyeknek van kezdete és vége. Ez két különböző gazdaság: a retainer kiszámítható bevételi áramlást biztosít, az egyszeri projekt pedig egy csúcsot, majd szünetet. A probléma akkor jelentkezik, ha mindkettőt egy közös "kasszában" kezeli: nem tudja megállapítani, mennyit hoz a stabil alap az egyszeri projektekhez képest, és mire számíthat a következő hónapban.

Az teszi lehetővé a tervezést, ha a retainereket és az egyszeri projekteket együtt kezeli, de külön-külön látja őket. Nézzük meg, hogyan állítsa ezt be.

Két különböző gazdaság egy fedél alatt

A retainer a kiszámíthatóságot jelenti: az ügyfél minden hónapban fix összeget fizet, ehhez tervezi a csapatát, és a bevétel egyenletes. Az egyszeri projekt az egyenetlenséget jelenti: egy nagy számla, de kezdettel és véggel, amely után újra kell keresnie a következőt. Egy egészséges ügynökség a retainerekre mint "alapra" támaszkodik, és az egyszeri projekteket a növekedést hajtó "felső emeletekként" használja. Ahhoz azonban, hogy így irányítsa a céget, külön kell látnia a két pénzáramlást.

Miért nem szabad összekeverni őket a könyvelésben

Ha a retainerek és az egyszeri projektek egy közös áramlásban vannak, veszélyes illúzió alakul ki. Egy nagy egyszeri projekttel rendelkező hónap fantasztikusnak tűnik, és az ügynökség ellazul — majd a következő hónapban nincs egyszeri projekt, és kiderül, hogy a retainerek önmagukban alig fedezik a költségeket. Vagy fordítva: a stabil retainerek elfedik azt a tényt, hogy az egyszeri projekteket veszteséggel vállalják. A valós képet csak úgy láthatja, ha szétválasztja a két pénzáramlást, és kiszámítja mindkettő jövedelmezőségét — ahogyan azt a Melyik projekt valójában jövedelmező cikkben is bemutatjuk.

1. lépés. Jelölje meg a típust: retainer vagy egyszeri

A legegyszerűbb lépés, ha minden ügyfélhez vagy projekthez típuscímkét ad: "retainer" vagy "egyszeri." Ezután bármikor külön-külön megtekintheti az egyes típusok bevételét és nyereségét. A rekord beállításakor csak néhány másodpercet vesz igénybe, ugyanakkor stratégiai átláthatóságot ad.

2. lépés. Számolja külön az "alapot" és a "csúcsokat"

A kulcsfontosságú szám az, hogy a retainerek önmagukban mennyit hoznak. Ez az "alap": az az összeg, amire minden hónapban számíthat, függetlenül az egyszeri projektektől. Ha az alap fedezi a kötelező költségeket (bérek, bérleti díj, adók), az ügynökség stabil, és az egyszeri projektek tiszta növekedést jelentenek. Ha az alap nem fedezi ezeket, folyamatosan egyszeri projektek hajszolására kényszerül — ez pedig kockázatot jelent.

3. lépés. A csapatát az alapra tervezze, ne a csúcsokra

Klasszikus növekedési hiba, ha egy nagy egyszeri projekthez csapatot vesz fel, majd a projekt lezárása után túlméretezett létszámmal marad, kizárólag retainerekkel. Ezért az állandó csapatát a stabil retainer-alapra tervezze, az egyszeri projektek csúcsterhelését pedig alvállalkozókkal fedezze. Így egy nagy projekt végén nem csúszik likviditási résbe — magukat a réseket a Hogyan kerülje el a likviditási réseket cikkben tárgyaljuk.

Példa: alap és csúcs

Egy ügynökségnek havi 300 000-nyi retainere van, és ebben a hónapban egy 250 000-es egyszeri projektet is megnyer — összesen 550-et. Kiváló hónapnak tűnik. A kötelező költségek azonban 320 000-et tesznek ki. Ez azt jelenti, hogy az alap (300) még ezeket sem fedezi: az egyszeri projekt nélkül a hónap veszteséges lett volna. Ez egyértelmű jelzés: vagy növelje a retainer-alapot, vagy csökkentse a fix költségeket, mert jelenleg az ügynökséget olyan egyszeri projektek tartják fenn, amelyek a következő hónapban talán nem lesznek jelen.

Hol kezdje

Jelölje meg ügyfeleit retainerként vagy egyszeriként, és számolja ki, mennyit hoz önmagában a retainer-alap. Vesse össze a kötelező költségeivel — és azonnal látni fogja, mennyire stabil az ügynöksége. A több projekt egyidejű kezelésének általános elveit a Több projekt egyidejű nyomon követése cikkben találja.

A Finmapben a retainereket és az egyszeri projekteket együtt követi nyomon, de mindkét típus jövedelmezősége külön látható — így mindig ismeri az alapját. Próbálja ki ingyenesen 7 napig.