Retainers y proyectos puntuales: cómo llevarlos juntos

Una agencia típica gana de dos maneras a la vez: retainers —clientes mensuales estables— y proyectos puntuales —encargos únicos con un inicio y un final. Son dos economías distintas: un retainer le da un flujo predecible, un proyecto puntual le da un pico y luego una pausa. El problema aparece cuando lleva ambos en una sola "bolsa": no puede saber cuánto aporta su base estable frente a los proyectos puntuales, ni con qué puede contar el próximo mes.

Llevar los retainers y los proyectos puntuales juntos, pero verlos por separado, es lo que hace posible la planificación. Veamos cómo organizarlo.

Dos economías distintas bajo un mismo techo

Un retainer es predictibilidad: el cliente paga un monto fijo cada mes, usted planifica su equipo en torno a él, y el ingreso es parejo. Un proyecto puntual es irregularidad: una factura grande, pero con un inicio y un final, tras el cual hay que buscar el siguiente. Una agencia saludable se apoya en los retainers como su "cimiento" y usa los proyectos puntuales como los "pisos superiores" que impulsan el crecimiento. Pero para gestionarlo así, necesita ver los dos flujos por separado.

Por qué no puede mezclarlos en su contabilidad

Cuando los retainers y los proyectos puntuales están en un solo flujo, se instala una ilusión peligrosa. Un mes con un gran proyecto puntual parece fantástico, y la agencia se relaja — luego, al mes siguiente, no hay proyecto puntual, y resulta que los retainers por sí solos apenas cubren los costos. O al revés: los retainers estables ocultan que los proyectos puntuales se están aceptando con pérdidas. Solo puede ver el panorama real separando los flujos y calculando la rentabilidad de cada uno — tal como hacemos en Qué proyecto es realmente rentable.

Paso 1. Etiquete el tipo: retainer o puntual

Lo más simple es añadir una etiqueta de tipo a cada cliente o proyecto: "retainer" o "puntual". Así, en cualquier momento puede ver los ingresos y el beneficio por separado para cada tipo. Toma solo unos segundos al crear el registro, pero le da un corte estratégico.

Paso 2. Calcule la "base" por separado de los "picos"

La cifra clave es cuánto aportan los retainers por sí solos. Esa es su "base": el monto con el que puede contar cada mes, independientemente de los proyectos puntuales. Si la base cubre sus costos obligatorios (salarios, alquiler, impuestos), la agencia es estable y los proyectos puntuales se convierten en crecimiento puro. Si la base no los cubre, usted depende de perseguir proyectos puntuales constantemente — y eso es un riesgo.

Paso 3. Planifique su equipo en torno a la base, no a los picos

Un error clásico de crecimiento es contratar un equipo para un gran proyecto puntual y, una vez terminado, quedarse con una plantilla inflada y solo retainers. Por eso, planifique su equipo permanente en torno a la base estable de retainers y cubra las cargas pico de los proyectos puntuales con contratistas. Así no cae en una brecha de caja después de que termine un gran proyecto — tratamos las brechas en sí en Cómo evitar las brechas de caja.

Ejemplo: base y pico

Una agencia tiene retainers por 300.000 al mes, y este mes además consigue un proyecto puntual por 250.000 — 550 en total. Parece un mes excelente. Pero los costos obligatorios son 320.000. Eso significa que la base (300) ni siquiera los cubre: sin el proyecto puntual, el mes habría estado en números rojos. Esa es una señal directa: o hace crecer la base de retainers, o recorta los costos fijos, porque ahora mismo la agencia se sostiene gracias a proyectos puntuales que quizás no estén el próximo mes.

Por dónde empezar

Etiquete a sus clientes como retainers o puntuales y calcule cuánto aporta por sí sola la base de retainers. Compárela con sus costos obligatorios — y verá de inmediato qué tan estable es su agencia. Los principios generales para llevar varios proyectos a la vez están en Llevar el control de varios proyectos a la vez.

En Finmap, los retainers y los proyectos puntuales se llevan juntos, pero la rentabilidad de cada tipo se ve por separado — así siempre conoce su base. Pruébelo gratis durante 7 días.