Retainer e progetti una tantum: come tenerne traccia insieme

Un'agenzia tipica guadagna in due modi contemporaneamente: i retainer — clienti mensili stabili — e i progetti una tantum — ordini singoli con un inizio e una fine. Sono due economie diverse: un retainer ti dà un flusso prevedibile, un progetto una tantum ti dà un picco seguito da una pausa. Il problema emerge quando gestisci entrambi in un unico "calderone": non riesci a distinguere quanto porta la tua base stabile rispetto ai progetti una tantum, né su cosa puoi contare il mese prossimo.

Gestire retainer e progetti una tantum insieme, ma vederli separatamente, è ciò che rende possibile la pianificazione. Vediamo come impostarlo.

Due economie diverse sotto lo stesso tetto

Un retainer significa prevedibilità: il cliente paga un importo fisso ogni mese, pianifichi il team di conseguenza e l'entrata è costante. Un progetto una tantum significa irregolarità: una fattura grande, ma con un inizio e una fine, dopo la quale devi trovarne un altro. Un'agenzia sana si appoggia sui retainer come "fondamenta" e usa i progetti una tantum come i "piani superiori" che guidano la crescita. Ma per gestirla così, devi vedere i due flussi separatamente.

Perché non puoi mischiarli nella contabilità

Quando retainer e progetti una tantum stanno in un unico flusso, si instaura un'illusione pericolosa. Un mese con un grande progetto una tantum sembra fantastico, e l'agenzia si rilassa — poi il mese successivo non c'è nessun progetto una tantum, e si scopre che i soli retainer coprono a malapena i costi. Oppure il contrario: retainer stabili mascherano il fatto che i progetti una tantum vengono accettati in perdita. Puoi vedere il quadro reale solo separando i flussi e calcolando la redditività di ciascuno — come facciamo in Quale progetto è davvero redditizio.

Passo 1. Etichetta il tipo: retainer o una tantum

La mossa più semplice è aggiungere un'etichetta di tipo a ogni cliente o progetto: "retainer" o "una tantum". Poi in qualsiasi momento puoi visualizzare ricavi e utile separatamente per ciascun tipo. Richiede pochi secondi quando imposti il record, ma ti dà una visione strategica.

Passo 2. Conta la "base" separatamente dai "picchi"

La cifra chiave è quanto portano i retainer da soli. Questa è la tua "base": l'importo su cui puoi contare ogni mese indipendentemente dai progetti una tantum. Se la base copre i tuoi costi obbligatori (stipendi, affitto, tasse), l'agenzia è stabile e i progetti una tantum diventano crescita pura. Se la base non li copre, dipendi dalla continua ricerca di progetti una tantum — ed è un rischio.

Passo 3. Pianifica il team in base alla base, non ai picchi

Un classico errore di crescita è assumere un team per un grande progetto una tantum e, una volta concluso, ritrovarsi con un organico gonfiato e solo retainer. Per questo pianifichi il team permanente in base alla base stabile dei retainer e copri i carichi di picco dei progetti una tantum con collaboratori esterni. In questo modo non finisci in un gap di cassa dopo la fine di un grande progetto — trattiamo i gap stessi in Come evitare i gap di cassa.

Esempio: base e picco

Un'agenzia ha retainer per 300.000 al mese, e questo mese si aggiudica anche un progetto una tantum da 250.000 — 550 in totale. Sembra un mese eccellente. Ma i costi obbligatori sono 320.000. Questo significa che la base (300) non li copre nemmeno: senza il progetto una tantum, il mese sarebbe stato in rosso. È un segnale diretto: o fai crescere la base di retainer, o tagli i costi fissi, perché in questo momento l'agenzia si regge su progetti una tantum che potrebbero non esserci il mese prossimo.

Da dove iniziare

Etichetta i tuoi clienti come retainer o una tantum e calcola quanto porta da sola la base di retainer. Confrontala con i tuoi costi obbligatori — e vedrai subito quanto è stabile la tua agenzia. I principi generali per gestire più progetti insieme sono in Tenere traccia di più progetti contemporaneamente.

In Finmap, retainer e progetti una tantum vengono tracciati insieme, ma la redditività di ciascun tipo è visibile separatamente — così conosci sempre la tua base. Provalo gratis per 7 giorni.