Ретейнери й разові проєкти: як вести облік разом

Типова агенція заробляє двома способами одночасно: ретейнери — стабільні щомісячні клієнти, і разові проєкти — разові замовлення з початком і кінцем. Це дві різні економіки: ретейнер дає передбачуваний потік, разовий — сплеск і паузу. Проблема виникає, коли їх ведуть в одному «котлі»: незрозуміло, скільки приносить стабільна база, а скільки — разові, і на що можна розраховувати наступного місяця.

Вести ретейнери й разові проєкти разом, але бачити окремо — важливо для планування. Розберемо, як це організувати.

Дві різні економіки під одним дахом

Ретейнер — це передбачуваність: клієнт платить фіксовано щомісяця, ви плануєте команду під нього, дохід рівний. Разовий проєкт — це нерівність: великий чек, але з початком і кінцем, після якого треба шукати наступний. Здорова агенція спирається на ретейнери як на «фундамент», а разові використовує як «надбудову», що дає зростання. Але щоб так керувати, треба бачити ці два потоки окремо.

Чому їх не можна змішувати в обліку

Коли ретейнери й разові в одному потоці, виникає небезпечна ілюзія. Місяць із великим разовим проєктом здається чудовим, і агенція розслабляється — а наступного місяця разового немає, і виявляється, що самі ретейнери ледь покривають витрати. Або навпаки: стабільні ретейнери маскують те, що разові проєкти беруться собі в збиток. Побачити реальну картину можна лише розділивши потоки й порахувавши прибутковість кожного — як у статті Який проєкт реально прибутковий.

Крок 1. Позначайте тип: ретейнер чи разовий

Найпростіше — до кожного клієнта чи проєкту додати мітку типу: «ретейнер» або «разовий». Тоді в будь-який момент можна подивитися дохід і прибуток окремо по кожному типу. Це кілька секунд при заведенні, але дає стратегічний розріз.

Крок 2. Рахуйте «базу» окремо від «сплесків»

Ключова цифра — скільки дають ретейнери самі по собі. Це ваша «база»: сума, на яку можна розраховувати щомісяця незалежно від разових. Якщо база покриває обов'язкові витрати (зарплати, оренда, податки) — агенція стабільна, і разові стають чистим зростанням. Якщо база не покриває — ви залежні від постійного пошуку разових, і це ризик.

Крок 3. Плануйте команду під базу, а не під сплески

Помилка зростання — набрати команду під великий разовий проєкт, а після його завершення лишитися з роздутим штатом і самими ретейнерами. Тому постійну команду планують під стабільну базу ретейнерів, а пікові навантаження разових закривають підрядниками. Так ви не влітаєте в касовий розрив після завершення великого проєкту — про самі розриви є стаття Як уникнути касових розривів.

Приклад: база й сплеск

Агенція має ретейнерів на 300 тисяч на місяць і цього місяця ще разовий проєкт на 250 тисяч — разом 550. Виглядає як відмінний місяць. Але обов'язкові витрати — 320 тисяч. Тобто база (300) їх навіть не покриває: без разового місяць був би в мінусі. Це прямий сигнал: або нарощувати ретейнерну базу, або скорочувати постійні витрати, бо зараз агенція тримається на разових, яких наступного місяця може й не бути.

З чого почати

Промітьте клієнтів на ретейнерів і разових і порахуйте, скільки дає сама ретейнерна база. Порівняйте з обов'язковими витратами — і ви одразу побачите, наскільки стабільна ваша агенція. Загальні принципи ведення кількох проєктів разом — у статті Облік кількох проєктів одночасно.

У Finmap ретейнери й разові проєкти ведуться разом, але прибутковість кожного типу видно окремо — тож ви завжди знаєте свою базу. Спробуйте 7 днів безкоштовно.