Ретейнеры и разовые проекты: как вести учёт вместе

Типичное агентство зарабатывает двумя способами одновременно: ретейнеры — стабильные ежемесячные клиенты, и разовые проекты — разовые заказы с началом и концом. Это две разные экономики: ретейнер даёт предсказуемый поток, разовый — всплеск и паузу. Проблема возникает, когда их ведут в одном «котле»: непонятно, сколько приносит стабильная база, а сколько — разовые, и на что можно рассчитывать в следующем месяце.

Вести ретейнеры и разовые проекты вместе, но видеть по отдельности — важно для планирования. Разберём, как это организовать.

Две разные экономики под одной крышей

Ретейнер — это предсказуемость: клиент платит фиксированно каждый месяц, вы планируете команду под него, доход ровный. Разовый проект — это неравномерность: крупный чек, но с началом и концом, после которого нужно искать следующий. Здоровое агентство опирается на ретейнеры как на «фундамент», а разовые использует как «надстройку», которая даёт рост. Но чтобы так управлять, нужно видеть эти два потока по отдельности.

Почему их нельзя смешивать в учёте

Когда ретейнеры и разовые в одном потоке, возникает опасная иллюзия. Месяц с крупным разовым проектом кажется отличным, и агентство расслабляется — а в следующем месяце разового нет, и выясняется, что сами ретейнеры едва покрывают расходы. Или наоборот: стабильные ретейнеры маскируют то, что разовые проекты берутся себе в убыток. Увидеть реальную картину можно только разделив потоки и посчитав прибыльность каждого — как в статье Какой проект реально прибыльный.

Шаг 1. Помечайте тип: ретейнер или разовый

Проще всего — к каждому клиенту или проекту добавить метку типа: «ретейнер» или «разовый». Тогда в любой момент можно посмотреть доход и прибыль отдельно по каждому типу. Это несколько секунд при заведении, но даёт стратегический срез.

Шаг 2. Считайте «базу» отдельно от «всплесков»

Ключевая цифра — сколько дают ретейнеры сами по себе. Это ваша «база»: сумма, на которую можно рассчитывать каждый месяц независимо от разовых. Если база покрывает обязательные расходы (зарплаты, аренда, налоги) — агентство стабильно, и разовые становятся чистым ростом. Если база не покрывает — вы зависимы от постоянного поиска разовых, и это риск.

Шаг 3. Планируйте команду под базу, а не под всплески

Ошибка роста — набрать команду под крупный разовый проект, а после его завершения остаться с раздутым штатом и одними ретейнерами. Поэтому постоянную команду планируют под стабильную базу ретейнеров, а пиковые нагрузки разовых закрывают подрядчиками. Так вы не влетаете в кассовый разрыв после завершения крупного проекта — про сами разрывы есть статья Как избежать кассовых разрывов.

Пример: база и всплеск

У агентства ретейнеров на 300 тысяч в месяц и в этом месяце ещё разовый проект на 250 тысяч — вместе 550. Выглядит как отличный месяц. Но обязательные расходы — 320 тысяч. То есть база (300) их даже не покрывает: без разового месяц был бы в минусе. Это прямой сигнал: либо наращивать ретейнерную базу, либо сокращать постоянные расходы, потому что сейчас агентство держится на разовых, которых в следующем месяце может и не быть.

С чего начать

Пометьте клиентов на ретейнеров и разовых и посчитайте, сколько даёт сама ретейнерная база. Сравните с обязательными расходами — и вы сразу увидите, насколько стабильно ваше агентство. Общие принципы ведения нескольких проектов вместе — в статье Учёт нескольких проектов одновременно.

В Finmap ретейнеры и разовые проекты ведутся вместе, но прибыльность каждого типа видна отдельно — так что вы всегда знаете свою базу. Попробуйте 7 дней бесплатно.