Retainer und Einzelprojekte: wie man sie gemeinsam erfasst

Eine typische Agentur verdient auf zwei Arten gleichzeitig: mit Retainern — stabilen monatlichen Kunden — und mit Einzelprojekten — einmaligen Aufträgen mit einem Anfang und einem Ende. Das sind zwei unterschiedliche Ökonomien: Ein Retainer liefert einen vorhersehbaren Strom, ein Einzelprojekt eine Spitze und danach eine Pause. Das Problem entsteht, wenn Sie beides in einem einzigen "Topf" führen: Sie können nicht erkennen, wie viel Ihre stabile Basis einbringt und wie viel die Einzelprojekte, oder worauf Sie sich im nächsten Monat verlassen können.

Retainer und Einzelprojekte gemeinsam zu führen, sie aber getrennt zu betrachten, macht Planung erst möglich. Sehen wir uns an, wie man das einrichtet.

Zwei unterschiedliche Ökonomien unter einem Dach

Ein Retainer bedeutet Vorhersehbarkeit: Der Kunde zahlt jeden Monat einen festen Betrag, Sie planen Ihr Team darauf, und der Umsatz ist gleichmäßig. Ein Einzelprojekt bedeutet Unregelmäßigkeit: eine große Rechnung, aber mit Anfang und Ende, nach dem Sie das nächste Projekt finden müssen. Eine gesunde Agentur stützt sich auf Retainer als "Fundament" und nutzt Einzelprojekte als "Aufbau", der das Wachstum treibt. Um das jedoch so zu steuern, müssen Sie die beiden Ströme getrennt sehen.

Warum Sie sie in Ihrer Buchhaltung nicht mischen dürfen

Wenn Retainer und Einzelprojekte in einem Strom liegen, entsteht eine gefährliche Illusion. Ein Monat mit einem großen Einzelprojekt wirkt fantastisch, und die Agentur entspannt sich — dann gibt es im nächsten Monat kein Einzelprojekt, und es stellt sich heraus, dass die Retainer allein kaum die Kosten decken. Oder umgekehrt: Stabile Retainer verdecken, dass Einzelprojekte mit Verlust angenommen werden. Das reale Bild sehen Sie nur, wenn Sie die Ströme trennen und die Rentabilität jedes einzelnen berechnen — so, wie wir es in Welches Projekt wirklich profitabel ist tun.

Schritt 1. Den Typ kennzeichnen: Retainer oder Einzelprojekt

Am einfachsten ist es, jedem Kunden oder Projekt eine Typkennzeichnung hinzuzufügen: "Retainer" oder "Einzelprojekt". Dann können Sie jederzeit Umsatz und Gewinn getrennt für jeden Typ betrachten. Das dauert beim Anlegen des Datensatzes nur ein paar Sekunden, liefert aber einen strategischen Überblick.

Schritt 2. Die "Basis" getrennt von den "Spitzen" zählen

Die entscheidende Kennzahl ist, wie viel die Retainer allein einbringen. Das ist Ihre "Basis": der Betrag, auf den Sie sich jeden Monat unabhängig von Einzelprojekten verlassen können. Deckt die Basis Ihre Pflichtkosten (Gehälter, Miete, Steuern), ist die Agentur stabil, und Einzelprojekte werden zu reinem Wachstum. Deckt die Basis sie nicht, sind Sie von der ständigen Jagd nach Einzelprojekten abhängig — und das ist ein Risiko.

Schritt 3. Das Team nach der Basis planen, nicht nach den Spitzen

Ein klassischer Wachstumsfehler ist es, ein Team für ein großes Einzelprojekt einzustellen und nach dessen Abschluss mit einem aufgeblähten Personalstand und nur noch Retainern dazustehen. Deshalb planen Sie Ihr Stammteam anhand der stabilen Retainer-Basis und decken die Belastungsspitzen der Einzelprojekte mit freien Mitarbeitern ab. So geraten Sie nach Abschluss eines großen Projekts nicht in eine Liquiditätslücke — die Lücken selbst behandeln wir in Wie Sie Liquiditätslücken vermeiden.

Beispiel: Basis und Spitze

Eine Agentur hat Retainer im Wert von 300.000 pro Monat, und in diesem Monat kommt zusätzlich ein Einzelprojekt für 250.000 hinzu — zusammen 550. Das sieht nach einem hervorragenden Monat aus. Doch die Pflichtkosten liegen bei 320.000. Das bedeutet, die Basis (300) deckt sie nicht einmal: Ohne das Einzelprojekt wäre der Monat rot gewesen. Das ist ein direktes Signal: Entweder die Retainer-Basis ausbauen oder die Fixkosten senken, denn im Moment wird die Agentur von Einzelprojekten getragen, die es im nächsten Monat vielleicht nicht gibt.

Womit Sie anfangen sollten

Kennzeichnen Sie Ihre Kunden als Retainer oder Einzelprojekte und berechnen Sie, wie viel die Retainer-Basis allein einbringt. Vergleichen Sie das mit Ihren Pflichtkosten — und Sie sehen sofort, wie stabil Ihre Agentur ist. Die allgemeinen Prinzipien für die gemeinsame Führung mehrerer Projekte finden Sie in Mehrere Projekte gleichzeitig erfassen.

In Finmap werden Retainer und Einzelprojekte gemeinsam erfasst, aber die Rentabilität jedes Typs ist getrennt sichtbar — so kennen Sie Ihre Basis immer. Testen Sie es 7 Tage kostenlos.