Come dividere un pagamento tra più progetti e mesi

In un'agenzia c'è una situazione che manda costantemente in tilt una contabilità semplice: un cliente paga più cose insieme con un unico bonifico. Diciamo che ti invia 200mila, e dentro c'è il pagamento del progetto in corso, un anticipo su quello successivo e un retainer mensile. Oppure paga tre mesi di lavoro in anticipo. Se registri tutto questo come un unico incasso a favore di un solo progetto, tutta la tua analisi va storta: un progetto si gonfia, gli altri sembrano \"senza cassa\".

Saper dividere correttamente un pagamento tra più progetti e mesi è una competenza di base della contabilità gestionale nei servizi. Vediamo perché conta e come farlo bene.

Perché un pagamento è spesso più ricavi

Per il cliente è comodo pagare con un unico bonifico, ma a te serve la verità per ogni singolo progetto. Queste due esigenze sono in conflitto. Se lasci il pagamento non diviso, nei tuoi conti un progetto riceve tutto il denaro anche se in realtà appartiene a tre. La redditività si distorce: il progetto \"ricco\" sembra straordinariamente profittevole, mentre gli altri appaiono sottofinanziati.

La regola quindi è semplice: nella tua contabilità il denaro segue la sua finalità, non il bonifico bancario. Un pagamento bancario può e deve essere suddiviso in più registrazioni su progetti diversi.

Come dividere un pagamento tra progetti

Il meccanismo è semplice. Quando arriva un pagamento di 200mila, lo suddividi per finalità: 120mila — progetto A (a saldo), 50mila — progetto B (anticipo), 30mila — il retainer mensile. Il totale resta sempre 200mila, ma ora ogni progetto ha ricevuto esattamente ciò che gli spetta. Così la redditività di ogni progetto resta veritiera. È la stessa logica della vista a livello di cliente nell'articolo Redditività dei clienti: il 20% che genera l'80%.

Come dividere un pagamento tra mesi

Un caso particolare è il pagamento anticipato per più periodi. Un cliente paga 90mila per tre mesi di retainer. Se lo registri tutto nel mese in corso, quel mese sembra \"d'oro\" e i due successivi vuoti — anche se il lavoro continua. Il modo corretto è ripartire 30mila su ciascuno dei tre mesi, perché il ricavo si riconosce quando il lavoro viene svolto. Così i mesi non oscillano, e la redditività di ognuno riflette la realtà.

Un caso particolare: anticipi e acconti

Un anticipo o acconto per un progetto futuro non è ancora un ricavo — è un impegno a svolgere il lavoro. Perciò, quando dividi il pagamento, conviene segnalare la quota dell'anticipo separatamente: il denaro è sul conto, ma diventa \"guadagnato\" solo una volta consegnato il lavoro. Questo ti salva dalla classica illusione in cui gli acconti gonfiano l'utile del mese, e poi, una volta completato il lavoro e senza nuovi anticipi in arrivo, arriva il crollo.

Esempio: un pagamento — tre progetti

Un cliente trasferisce 240mila. Senza divisione, sembrerebbe un progetto A straordinariamente profittevole. Lo dividiamo per finalità: 140 — progetto A (saldo finale, i costi sono già stati sostenuti, quindi il margine si vede subito), 60 — progetto B (anticipo, segnalato come impegno), 40 — il retainer di agosto. Ora A mostra il suo margine reale, B non gonfia il mese in corso, e il retainer va dove deve andare. Un bonifico — tre registrazioni veritiere.

Da dove iniziare

Fanne una regola: prima di registrare un grande pagamento \"cumulativo\", chiediti — per cosa sono esattamente questi soldi? E ripartiscili per finalità e periodo. All'inizio sembra lavoro in più, ma sono proprio i pagamenti non divisi a far mentire più spesso la tua analisi per progetto. I principi generali per tenere sotto controllo più progetti sono nell'articolo Tenere traccia di più progetti contemporaneamente.

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