Як розділити одну оплату на кілька проєктів і місяців

В агенції постійно трапляється ситуація, яка ламає простий облік: клієнт платить одним платежем за кілька речей одразу. Наприклад, переказує 200 тисяч, а всередині — оплата за поточний проєкт, аванс за наступний і ретейнер за місяць. Або платить наперед за три місяці роботи. Якщо завести це як одне надходження на один проєкт, уся аналітика попливе: один проєкт роздується, інші лишаться «безгрошовими».

Уміння коректно розділити одну оплату на кілька проєктів і місяців — базовий навик управлінського обліку в послугах. Розберемо, навіщо це і як робити правильно.

Чому одна оплата — це часто кілька доходів

Клієнту зручно платити одним переказом, а вам потрібно бачити правду по кожному проєкту. Ці дві потреби конфліктують. Якщо ви залишите платіж нерозділеним, то в обліку один проєкт отримає всі гроші, хоча реально вони належать трьом. Прибутковість спотвориться: «багатий» проєкт здаватиметься надприбутковим, а решта — недофінансованими.

Тому правило просте: гроші в обліку йдуть за призначенням, а не за платіжкою. Один банківський платіж може й має розбиватися на кілька записів у різні проєкти.

Як розділити оплату між проєктами

Механіка проста. Отримавши платіж на 200 тисяч, ви розбиваєте його на частини за призначенням: 120 тисяч — проєкт А (закриття), 50 тисяч — проєкт Б (аванс), 30 тисяч — ретейнер за місяць. У сумі — ті самі 200 тисяч, але тепер кожен проєкт отримав рівно своє. Так прибутковість кожного лишається чесною. Це та сама логіка, що й у розрізі по клієнтах у статті Прибутковість клієнтів: 20%, що дають 80%.

Як розділити оплату між місяцями

Окремий випадок — оплата наперед за кілька періодів. Клієнт заплатив 90 тисяч за три місяці ретейнера. Якщо зарахувати все в поточний місяць, він буде «золотим», а наступні два — порожніми, хоча робота йтиме. Правильно — рознести по 30 тисяч на кожен із трьох місяців, бо дохід визнається тоді, коли робота виконується. Так місяці не стрибають, а прибутковість кожного відображає реальність.

Особливий випадок: аванси й передоплати

Аванс за майбутній проєкт — це ще не дохід, а зобов'язання виконати роботу. Тому, розділяючи платіж, авансову частину варто позначати окремо: гроші на рахунку є, але «заробленими» вони стануть, коли ви зробите роботу. Це вберігає від типової ілюзії, коли передоплати завищують прибуток місяця, а потім, коли робота зроблена, а нових авансів немає, настає «просадка».

Приклад: один платіж — три проєкти

Клієнт переказав 240 тисяч. Без розділення це виглядало б як надприбутковий проєкт А. Розділяємо за призначенням: 140 — проєкт А (фінал, витрати на нього вже понесені, маржа видно одразу), 60 — проєкт Б (аванс, позначаємо як зобов'язання), 40 — ретейнер серпня. Тепер А показує реальну маржу, Б не роздуває поточний місяць, а ретейнер лягає туди, куди належить. Одна платіжка — три чесні записи.

З чого почати

Візьміть за правило: перш ніж завести великий «складений» платіж, спитайте себе — за що саме ці гроші? І рознесіть за призначенням та періодами. Спочатку це здається зайвим, але саме через нерозділені платежі аналітика по проєктах найчастіше й бреше. Загальні принципи обліку кількох проєктів — у статті Облік кількох проєктів одночасно.

У Finmap один платіж можна розбити на кілька частин за проєктами й періодами кількома кліками — і кожен проєкт бачить рівно свої гроші. Спробуйте 7 днів безкоштовно.