Wie Sie eine Zahlung auf mehrere Projekte und Monate aufteilen

In einer Agentur gibt es eine Situation, die die einfache Buchführung ständig durcheinanderbringt: Ein Kunde bezahlt mehrere Dinge auf einmal mit einer einzigen Überweisung. Sagen wir, er überweist Ihnen 200.000, und darin steckt die Zahlung für das laufende Projekt, ein Vorschuss auf das nächste und eine monatliche Pauschale. Oder er bezahlt drei Monate Arbeit im Voraus. Wenn Sie dies als eine einzige Zahlung für ein einziges Projekt erfassen, gerät Ihre gesamte Analyse durcheinander: Ein Projekt wird aufgebläht, die anderen wirken „geldlos“.

Eine Zahlung korrekt auf mehrere Projekte und Monate aufteilen zu können, ist eine grundlegende betriebswirtschaftliche Fähigkeit im Dienstleistungsgeschäft. Schauen wir uns an, warum das wichtig ist und wie man es richtig macht.

Warum eine Zahlung oft mehrere Umsätze ist

Für den Kunden ist es bequem, mit einer einzigen Überweisung zu zahlen, aber Sie brauchen die Wahrheit für jedes einzelne Projekt. Diese beiden Bedürfnisse stehen im Widerspruch zueinander. Wenn Sie die Zahlung ungeteilt lassen, erhält ein Projekt in Ihren Büchern das gesamte Geld, obwohl es eigentlich drei Projekten gehört. Die Profitabilität wird verzerrt: Das „reiche“ Projekt wirkt extrem profitabel, während die anderen unterfinanziert erscheinen.

Die Regel ist also einfach: In Ihrer Buchführung folgt das Geld seinem Zweck, nicht der Banküberweisung. Eine Bankzahlung kann und sollte in mehrere Einträge über verschiedene Projekte hinweg aufgeteilt werden.

Wie Sie eine Zahlung zwischen Projekten aufteilen

Die Mechanik ist einfach. Wenn eine Zahlung über 200.000 eingeht, teilen Sie sie nach Zweck auf: 120.000 – Projekt A (Abschluss), 50.000 – Projekt B (Vorschuss), 30.000 – die monatliche Pauschale. Die Summe ergibt weiterhin dieselben 200.000, aber jetzt hat jedes Projekt genau das erhalten, was ihm zusteht. So bleibt die Profitabilität jedes Projekts korrekt. Es ist dieselbe Logik wie bei der kundenbezogenen Betrachtung im Artikel Kundenprofitabilität: die 20 %, die 80 % liefern.

Wie Sie eine Zahlung zwischen Monaten aufteilen

Ein Sonderfall ist die Vorauszahlung für mehrere Zeiträume. Ein Kunde zahlt 90.000 für drei Monate Pauschale. Wenn Sie den gesamten Betrag im aktuellen Monat verbuchen, wirkt dieser Monat „golden“ und die nächsten beiden leer – obwohl die Arbeit weitergeht. Richtig ist es, den Betrag mit je 30.000 auf alle drei Monate zu verteilen, denn Umsatz wird erfasst, wenn die Arbeit erbracht wird. So springen die Monate nicht hin und her, und die Profitabilität jedes Monats spiegelt die Realität wider.

Ein Sonderfall: Vorschüsse und Vorauszahlungen

Ein Vorschuss bzw. eine Vorauszahlung für ein zukünftiges Projekt ist noch kein Umsatz – es ist eine Verpflichtung, die Arbeit zu erbringen. Wenn Sie die Zahlung aufteilen, lohnt es sich daher, den Vorschussanteil separat zu kennzeichnen: Das Geld ist auf dem Konto, aber „verdient“ wird es erst, sobald Sie geliefert haben. Das bewahrt Sie vor der klassischen Illusion, bei der Vorauszahlungen den Gewinn des Monats aufblähen und danach, wenn die Arbeit erledigt ist und keine neuen Vorschüsse eingehen, ein Einbruch eintritt.

Beispiel: eine Zahlung – drei Projekte

Ein Kunde überweist 240.000. Ohne Aufteilung würde das wie ein extrem profitables Projekt A aussehen. Wir teilen nach Zweck auf: 140 – Projekt A (Schlusszahlung, die Kosten sind bereits angefallen, die Marge zeigt sich sofort), 60 – Projekt B (Vorschuss, als Verpflichtung gekennzeichnet), 40 – die Augustpauschale. Jetzt zeigt A seine tatsächliche Marge, B bläht den laufenden Monat nicht auf, und die Pauschale landet dort, wo sie hingehört. Eine Überweisung – drei korrekte Einträge.

Womit Sie anfangen sollten

Machen Sie es sich zur Regel: Bevor Sie eine große „gebündelte“ Zahlung erfassen, fragen Sie sich – wofür genau ist dieses Geld gedacht? Und verteilen Sie es nach Zweck und Zeitraum. Zunächst wirkt das wie zusätzlicher Aufwand, aber gerade ungeteilte Zahlungen bringen Ihre projektbezogene Analyse am häufigsten zum Lügen. Die allgemeinen Prinzipien der Verwaltung mehrerer Projekte finden Sie im Artikel Mehrere Projekte gleichzeitig verwalten.

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