Hogyan osszuk fel egy kifizetést több projekt és hónap között

Egy ügynökségnél gyakran előfordul egy helyzet, amely folyamatosan felborítja az egyszerű könyvelést: az ügyfél egyetlen átutalással fizet több dologért egyszerre. Tegyük fel, hogy 200 ezret küld, és ebben benne van a jelenlegi projekt kifizetése, egy előleg a következőre, valamint egy havi retainer. Vagy három hónap munkáját fizeti ki előre. Ha ezt egyetlen bejövő kifizetésként könyveljük el egyetlen projekt terhére, az egész elemzés eltorzul: az egyik projekt „felfújódik”, a többi pedig „pénz nélkülinek” tűnik.

Az, hogy egy kifizetést helyesen tudjunk felosztani több projekt és hónap között, a szolgáltatói vezetői számvitel alapkészsége. Nézzük meg, miért fontos ez, és hogyan kell helyesen csinálni.

Miért jelent egy kifizetés gyakran több bevételt

Az ügyfélnek kényelmes egyetlen átutalással fizetni, Önnek viszont minden projektnél a valóságra van szüksége. Ez a két igény ütközik egymással. Ha a kifizetést felosztatlanul hagyja, az egyik projekt kapja meg a könyvelésben az összes pénzt, pedig valójában három projekthez tartozik. A profitabilitás torzul: a „gazdag” projekt elképesztően nyereségesnek tűnik, a többi pedig alulfinanszírozottnak.

A szabály tehát egyszerű: a könyvelésben a pénz a célját követi, nem a banki átutalást. Egy banki kifizetés felosztható – sőt fel is kell osztani – több tételre, különböző projektek között.

Hogyan osszuk fel a kifizetést projektek között

A mechanizmus egyszerű. Amikor egy 200 ezres kifizetés beérkezik, célja szerint részekre bontja: 120 ezer – A projekt (lezárása), 50 ezer – B projekt (előleg), 30 ezer – a havi retainer. Ez még mindig ugyanaz a 200 ezer, de most minden projekt pontosan azt kapta, ami az övé. Ez minden projekt profitabilitását valósan tartja. Ugyanez a logika érvényes az ügyfélszintű nézetre is a Ügyfél-profitabilitás: a 20%, amely a 80%-ot hozza című cikkben.

Hogyan osszuk fel a kifizetést hónapok között

Speciális eset az előre fizetett, több időszakra szóló kifizetés. Egy ügyfél 90 ezret fizet három hónap retainerért. Ha ezt teljes egészében a tárgyhónapban könyveli el, az a hónap „aranyszínűnek” tűnik, a következő kettő pedig üresnek – pedig a munka folytatódik. A helyes megoldás az, ha 30 ezret oszt szét mindhárom hónapra, mert a bevételt akkor kell elszámolni, amikor a munka megtörtént. Így a hónapok nem ugrálnak, és mindegyik profitabilitása a valóságot tükrözi.

Speciális eset: előlegek és előrefizetések

Egy jövőbeli projektre adott előleg / előrefizetés még nem bevétel – ez kötelezettség a munka elvégzésére. Ezért amikor felosztja a kifizetést, érdemes az előleg részét külön megjelölni: a pénz ugyan a számlán van, de csak akkor válik „megszolgálttá”, amikor teljesítette a munkát. Ez megkíméli attól a klasszikus illúziótól, amikor az előrefizetések felduzzasztják a hónap nyereségét, majd amikor a munka elkészül és nem érkezik új előleg, visszaesés következik be.

Példa: egy kifizetés – három projekt

Egy ügyfél 240 ezret utal át. Felosztás nélkül ez elképesztően nyereséges A projektnek tűnne. Cél szerint osztjuk fel: 140 – A projekt (végső kifizetés, költségei már felmerültek, így a fedezet azonnal megmutatkozik), 60 – B projekt (előleg, kötelezettségként megjelölve), 40 – az augusztusi retainer. Most A a valós fedezetét mutatja, B nem duzzasztja fel a tárgyhónapot, a retainer pedig oda kerül, ahová tartozik. Egy átutalás – három valós tétel.

Honnan kezdjük

Tegye szabállyá: mielőtt egy nagy „csomagolt” kifizetést rögzítene, kérdezze meg magától – pontosan mire szól ez a pénz? És ossza el cél és időszak szerint. Elsőre plusz munkának tűnik, de éppen a felosztatlan kifizetések teszik leggyakrabban hazuggá a projektenkénti elemzést. A több projekt párhuzamos követésének általános elvei a Több projekt egyidejű követése című cikkben találhatók.

A Finmapben egy kifizetés néhány kattintással több részre osztható projektek és időszakok között – és minden projekt pontosan a saját pénzét látja. Próbálja ki ingyen 7 napig.