Jak rozdzielić jedną płatność na kilka projektów i miesięcy

W agencji zdarza się sytuacja, która regularnie psuje prostą księgowość: klient płaci za kilka rzeczy naraz jednym przelewem. Załóżmy, że wysyła ci 200 tys., a w tej kwocie mieści się zapłata za bieżący projekt, zaliczka na kolejny i miesięczny abonament. Albo płaci z góry za trzy miesiące pracy. Jeśli zaksięgujesz to jako jedną wpłatę przypisaną do jednego projektu, cała twoja analityka się rozjedzie: jeden projekt nagle „puchnie”, a pozostałe wyglądają, jakby nie miały żadnych wpływów.

Umiejętność poprawnego rozdzielenia jednej płatności na kilka projektów i miesięcy to podstawowa kompetencja w księgowości zarządczej usług. Sprawdźmy, dlaczego to ma znaczenie i jak robić to dobrze.

Dlaczego jedna płatność to często kilka przychodów

Klientowi wygodnie jest zapłacić jednym przelewem, ale tobie potrzebna jest prawda dla każdego projektu z osobna. Te dwie potrzeby stoją ze sobą w sprzeczności. Jeśli zostawisz płatność niepodzieloną, cała kwota trafia w księgach do jednego projektu, choć w rzeczywistości należy do trzech. Rentowność zostaje zniekształcona: „bogaty” projekt wygląda na oszałamiająco dochodowy, a pozostałe — na niedofinansowane.

Dlatego zasada jest prosta: w księgach pieniądze podążają za swoim przeznaczeniem, a nie za przelewem bankowym. Jedną wpłatę na konto można i trzeba rozbić na kilka zapisów w różnych projektach.

Jak rozdzielić płatność między projektami

Mechanika jest prosta. Gdy wpływa płatność 200 tys., dzielisz ją na części według przeznaczenia: 120 tys. — projekt A (zamknięcie rozliczeń), 50 tys. — projekt B (zaliczka), 30 tys. — miesięczny abonament. Suma nadal wynosi te same 200 tys., ale teraz każdy projekt otrzymał dokładnie to, co jest jego. Dzięki temu rentowność każdego projektu pozostaje wiarygodna. To ta sama logika, co przy analizie na poziomie klienta w artykule Rentowność klientów: 20%, które dają 80% wyniku.

Jak rozdzielić płatność między miesiącami

Szczególny przypadek to płatność z góry za kilka okresów. Klient płaci 90 tys. za trzy miesiące abonamentu. Jeśli zaksięgujesz całość w bieżącym miesiącu, ten miesiąc wygląda „złoto”, a kolejne dwa — pusto, choć praca trwa dalej. Właściwe podejście to rozłożenie po 30 tys. na każdy z trzech miesięcy, bo przychód rozpoznajemy w momencie wykonania pracy. Dzięki temu miesiące nie „skaczą”, a rentowność każdego z nich odzwierciedla rzeczywistość.

Szczególny przypadek: zaliczki i przedpłaty

Zaliczka / przedpłata za przyszły projekt to jeszcze nie przychód — to zobowiązanie do wykonania pracy. Dlatego dzieląc płatność, warto oznaczyć część zaliczkową osobno: pieniądze są na koncie, ale stają się „zarobione” dopiero wtedy, gdy zrealizujesz zlecenie. To chroni cię przed klasyczną iluzją, w której przedpłaty sztucznie zawyżają zysk miesiąca, a potem — gdy praca zostanie wykonana i nie wpłyną nowe zaliczki — nastaje dołek.

Przykład: jedna płatność — trzy projekty

Klient przelewa 240 tys. Bez podziału wyglądałoby to na oszałamiająco dochodowy projekt A. Dzielimy według przeznaczenia: 140 — projekt A (płatność końcowa, jego koszty już zostały poniesione, więc marża widoczna jest od razu), 60 — projekt B (zaliczka, oznaczona jako zobowiązanie), 40 — sierpniowy abonament. Teraz A pokazuje swoją realną marżę, B nie zawyża bieżącego miesiąca, a abonament trafia tam, gdzie powinien. Jeden przelew — trzy uczciwe zapisy.

Od czego zacząć

Wprowadź zasadę: zanim zaksięgujesz dużą, „zbiorczą” płatność, zapytaj siebie — za co dokładnie są te pieniądze? I rozłóż je według przeznaczenia i okresu. Na początku wydaje się to dodatkową pracą, ale to właśnie niepodzielone płatności najczęściej sprawiają, że twoja analityka projektowa kłamie. Ogólne zasady śledzenia kilku projektów znajdziesz w artykule Śledzenie kilku projektów jednocześnie.

W Finmap jedną płatność można rozbić na kilka części — między projektami i okresami — w kilku kliknięciach, a każdy projekt widzi dokładnie swoje pieniądze. Wypróbuj za darmo przez 7 dni.