Как разделить один платёж на несколько проектов и месяцев

В агентстве постоянно случается ситуация, которая ломает простой учёт: клиент платит одним платежом сразу за несколько вещей. Например, переводит 200 тысяч, а внутри — оплата за текущий проект, аванс за следующий и ретейнер за месяц. Или платит наперёд за три месяца работы. Если завести это как одно поступление на один проект, вся аналитика поплывёт: один проект раздуется, остальные останутся «безденежными».

Умение корректно разделить один платёж на несколько проектов и месяцев — базовый навык управленческого учёта в услугах. Разберём, зачем это и как делать правильно.

Почему один платёж — это часто несколько доходов

Клиенту удобно платить одним переводом, а вам нужно видеть правду по каждому проекту. Эти две потребности конфликтуют. Если вы оставите платёж неразделённым, то в учёте один проект получит все деньги, хотя реально они принадлежат трём. Прибыльность исказится: «богатый» проект будет казаться сверхприбыльным, а остальные — недофинансированными.

Поэтому правило простое: деньги в учёте идут по назначению, а не по платёжке. Один банковский платёж может и должен разбиваться на несколько записей в разные проекты.

Как разделить оплату между проектами

Механика проста. Получив платёж на 200 тысяч, вы разбиваете его на части по назначению: 120 тысяч — проект А (закрытие), 50 тысяч — проект Б (аванс), 30 тысяч — ретейнер за месяц. В сумме — те же 200 тысяч, но теперь каждый проект получил ровно своё. Так прибыльность каждого остаётся честной. Это та же логика, что и в разрезе по клиентам в статье Прибыльность клиентов: 20%, которые дают 80%.

Как разделить оплату между месяцами

Отдельный случай — оплата наперёд за несколько периодов. Клиент заплатил 90 тысяч за три месяца ретейнера. Если зачислить всё в текущий месяц, он будет «золотым», а следующие два — пустыми, хотя работа будет идти. Правильно — разнести по 30 тысяч на каждый из трёх месяцев, потому что доход признаётся тогда, когда работа выполняется. Так месяцы не скачут, а прибыльность каждого отражает реальность.

Особый случай: авансы и предоплаты

Аванс / предоплата за будущий проект — это ещё не доход, а обязательство выполнить работу. Поэтому, разделяя платёж, авансовую часть стоит помечать отдельно: деньги на счёте есть, но «заработанными» они станут, когда вы сделаете работу. Это уберегает от типичной иллюзии, когда предоплаты завышают прибыль месяца, а потом, когда работа сделана, а новых авансов нет, наступает «просадка».

Пример: один платёж — три проекта

Клиент перевёл 240 тысяч. Без разделения это выглядело бы как сверхприбыльный проект А. Разделяем по назначению: 140 — проект А (финал, расходы на него уже понесены, маржа видна сразу), 60 — проект Б (аванс, помечаем как обязательство), 40 — ретейнер августа. Теперь А показывает реальную маржу, Б не раздувает текущий месяц, а ретейнер ложится туда, куда принадлежит. Одна платёжка — три честные записи.

С чего начать

Возьмите за правило: прежде чем завести большой «составной» платёж, спросите себя — за что именно эти деньги? И разнесите по назначению и периодам. Сначала это кажется лишним, но именно из-за неразделённых платежей аналитика по проектам чаще всего и врёт. Общие принципы учёта нескольких проектов — в статье Учёт нескольких проектов одновременно.

В Finmap один платёж можно разбить на несколько частей по проектам и периодам в несколько кликов — и каждый проект видит ровно свои деньги. Попробуйте 7 дней бесплатно.