Finmap құрылыс бизнесіне қаржыны қалай қайта бақылауға алуға көмектеседі

Сапалы, мерзімінде, тіпті пайдамен құрылыс салуға болады — сонда да ақша жоғалтуың мүмкін. Себебі құрылыс алаңында бірдеңе дұрыс болмағаны емес, қаржың бақылаудан шығып кеткені.

Құрылыста бұл жиі кездеседі: жобалар саны да, айналым да өсіп жатады — бірақ ай соңында шотта ақша жоқ, мердігерлер төлемді күтеді, ал сандар сәйкес келмейді.

Себебі қарапайым: құрылымдалған қаржы басқаруынсыз бизнес өспейді — ол ретсіз процестерге бөлініп кетеді.

Дәл нақты құрылыс бизнесіңнің қаржысында не дұрыс емес — және мұны қалай түзетуге болады?

Пайданы жойып жіберетін үш негізгі мәселені және оларды шешу жолдарын қарастырайық.

1-мәселе: жоба бойынша егжей-тегжейлі есеп жоқ

Құрылыста бәрі жобаларға байланысты. Материалдарға, бригадаларға, техника жалдауға қаражат жұмсайсың — көбіне бірнеше жобаға бір мезгілде. Бірақ санап шыққанда сандар сәйкес келмейді. Кіріс жақсы көрінеді, ал банк шотындағы қалдық нөлге тең.

Job costing — шығындарды нақты жобаларға бөлу — нақты бюджет құрудың, тиімділікті талдаудың және пайдалылықты болжаудың негізгі құралы.

Жоба бойынша басқарусыз бизнес тез бақылаудан шығып кетеді:

• Бір жобаға нақты қанша қаражат жұмсалғанын айту қиын.
• Бюджеттен асып кету мен есептеу қателерін байқау мүмкін емес.
• Бизнес өсіп жатыр, бірақ пайдалылық төмендеп барады.
• Маржаны талдап, негізделген шешім қабылдаудың мүмкіндігі жоқ.

MDPI порталында жарияланған зерттеу бойынша:

Құрылыс компанияларының 25%-ы жұмыс күші немесе материалдарды дұрыс есептемегендіктен, небәрі екі-үш дұрыс есептелмеген жобадан кейін-ақ банкроттыққа ұшырауы мүмкін.

Finmap ретсіздікті қалай бақыланатын процеске айналдырады

Finmap-та қаржыны жоба және кіші жоба бойынша басқаруға болады — мысалы, бір нысан ішінде іргетас, шатыр немесе интерьер шығындарын бөлек қадағалау.

Бұл қаржылық көріністі тек бүкіл бизнес бойынша ғана емес, әр жоба бойынша да көруге мүмкіндік береді: қайда шектен шығу орын алып жатыр, қай нысан тиімді, ал қайсысының бюджетін қайта қарау керек.

Жүйе саған мыналарды жасауға мүмкіндік береді:

• Жобалар мен кіші жобалардың құрылымын құру (мысалы, нысан → кіші жобалар: іргетас, интерьер, құрылыс жұмыстары, инженерлік жүйелер т.б.).
• Транзакцияларды тиісті деңгейде автоматты немесе қолмен тіркеп, қадағалау.
• Терең қаржылық аналитика беретін негізгі есептерді жасау — әсіресе P&L және «Жобалар» есептерін.
  ‍

Finmap құрылымын өз бизнес-моделіңе бейімдеу арқылы тек шығындарды қадағалап қана қоймайсың — нақты қаржылық түсінікке ие боласың.

Жүйе негізгі көрсеткіштерді — компания бойынша да, әр жоба бойынша да көрсетеді. Finmap қадағалауға көмектесетін құрылыс бизнесіне ұсынылатын эталон көрсеткіштер:

Аналитика мен job costing қолданатын компаниялар шешімдерді жылдамырақ әрі дәлірек қабылдайды: зерттеу көрсеткендей, job costing енгізу жобалар арасында ресурстарды 42%-ға жылдамырақ қайта бөлуге мүмкіндік береді, бұл бизнестің икемділігін арттырады.

Finmap-пен енді көзің жұмық жүрмейсің — жүйе әр жоба бойынша нақты деректер береді, сондықтан пайда сәттіліктің емес, басқарудың нәтижесіне айналады.

2-мәселе: құрылыстағы қолма-қол ақша алшақтығы — кенеттен дағдарыстан қалай сақтануға болады

Құрылыста ақша алшақтығы ерекшелік емес, қалыпты жағдай. Сен алдын ала көп қаражат жұмсайсың: жеткізушілерге аванс, кіші мердігерлерге алдын ала төлем, материал сатып алу.

‍
Кіріс кейінірек келеді — жұмыс аяқталғаннан кейін немесе кешігіп.

Ақылды қаржы басқаруынсыз бұл мыналарға әкеледі:

• Тіпті пайдалы компанияларда да ақша алшақтығы пайда болады.
• Алдағы қаржылық қиындықты алдын ала көру мүмкін емес.
• Жеткізушілер мен қызметкерлерге төлемдер кешігеді.
• Мердігерлер мен ішкі команданың сеніміне нұқсан келеді.

Entrepreneur дерегі бойынша:

Құрылыс бизнестерінің 82%-ға дейіні ақша ағынын нашар басқарғандықтан банкротқа ұшырайды — бұл ең назардан тыс қалатын тәуекел аймақтарының бірі.

Finmap шешімі: жүйе енгізілгенде не өзгереді

Finmap тек шоттардағы қалдықты көрсетіп қана қоймайды — ол маңызды сұраққа жауап береді: алдағы апталарда міндеттемелеріңді орындауға ақшаң жетеді ме?

Негізгі құрал — Төлем күнтізбесі, ол алдағы барлық кіріс пен шығысты күн сайын қадағалап, ықтимал жетіспеушілік туралы алдын ала ескертеді.

Жүйе саған мыналарды жасауға мүмкіндік береді:

• Жоспарланған шығыстарды қаржылық болжамдарға енгізу.
• Күтілетін кірісті қадағалау (кезеңдік төлемдер, дебиторлық берешек).
• Ақша қозғалысын күні, шоты және жобасы бойынша көру.
• Ақша ағынын болжап, тәуекел кезеңдерін анықтау.

Ақша ағынының болжамдары — жай ғана есеп емес, олар ерте ескерту жүйесі. Алда не боларын көретін бизнес жай ғана әрекет етпейді — жоспарлайды.

Finmap-та бұл құрал күн сайын жұмыс істейді — ақша күтпеген жерден жоғалып кетпей, керісінше өсуге қызмет ету үшін.

3-мәселе: кім кімге қанша борышты екенін ешкім білмегенде

Құрылыста қаржылық міндеттемелер тез жиналады: ондаған мердігер, жеткізуші, аванс, ішінара төлем, шағын кассалық қаражат.

Жүйелі басқарусыз бұл деректерді біртұтас көрінішке біріктіру мүмкін емес, тіпті компания басшысы да қанша ақша «айналымда» екенін, нақты қанша қолжетімді екенін және қаншасы борышта қалғанын дәл айта алмайды.

Төлемдердің кешігуі жиі кездеседі. PYMNTs дерегі бойынша:

Құрылыстағы кіші мердігерлердің 71%-ы төлемнің үнемі кешігуіне тап болады — көбіне міндеттемелерді құрылымды түрде қадағалаудың болмауынан.

Ретсіз дебиторлық және кредиторлық берешектің салдарын бизнесің күнде сезінеді:

• Дебиторлық және кредиторлық берешекті бақылаудың болмауы.
• Компанияның нақты өтімділігін көрмеу.
• Ешбір із бен жауапкершіліксіз «сарқылып кеткен» шағын кассалық қаражат.
• Соңғы сәтте ақша аудартуға, несиеге немесе жеке қаражатқа сүйенуге мәжбүрлейтін тұрақсыз қысым.

Міндеттемелерді қадағаламай, сен ақшаны басқарып отырған жоқсың — оны қуалап жүрсің. Ал бизнес қаншалықты үлкен болса, ретсіздік те соншалықты үлкен болады.

Finmap бұл мәселені нақты бизнесте қалай шешеді

Finmap операцияларды тануға және салыстыруға арналған арнайы есептер мен жоспарлау құралдары арқылы дебиторлық және кредиторлық берешекті жүйелі басқаруға көмектеседі.

Барлық міндеттемелер — алдағы да, мерзімі өткен де — мердігерлер мен төлем мерзімдеріне байланысты бір жүйеде жиналған. Төлем күнтізбесі оларды болжамға енгізеді, сондықтан сен тек қалдықты ғана емес, толық көрінісін көресің: қанша төлеу керек, қашан, кімге және қандай көзден.

Құрылыстағы шағын кассалық қаражатты басқару: практикалық шешім

Шағын кассалық қаражат — құрылыстағы «сұр аймақ»: прораб, бригадир және сатып алушылар көбіне ұсақ сатып алулар, логистика немесе жөндеу үшін қолма-қол ақша немесе тікелей аударым алады.

Жүйесіз бұл қаражат жиі қадағаланбай қалады немесе кешіктіріліп есептеледі. Сондықтан сен білмейсің:

• Не жұмсалғанын.
• Не әлі есептелмегенін.
• Не ешқашан қайтарылмағанын.

Жиі кездесетін мәселелер:

• Чек жоқ, немесе олар Viber / Telegram / жеке чаттарда шашылып жатыр.
• Кейбір шығыстар мүлдем тіркелмейді.
• Кассада ақша «жетіспей қалады», ал ешкім жауап бермейді.
• Ай соңында жобаларды салыстыру мүмкін емес.

Finmap-та шағын кассалық қаражатты әр қызметкер бойынша басқаруға болады — сомасымен, мақсатымен, жобасымен және жабылу статусымен бірге.

Міне, бақылауды қайтару үшін қадамдық жүйе:

Егер шағын кассалық қаражат мәселе емес, сенім жеткілікті деп ойласаң, Business.com ұсынған деректерге назар аудар:

Қызметкерлердің 67%-ы кем дегенде бір рет компанияның шығыс ережелерін бұзған.

ACFE зерттеулері көрсеткендей, компаниялар ішкі қателер, теріс пайдалану немесе жай ғана бақылаудың жоқтығынан ай сайын кірістің 5%-ына дейін жоғалтады.

Егер бизнесің айына 1 000 000 $ табыс тапса — сен оны білмей-ақ 50 000 $ жоғалтасың.

Енді мұны 12 айға, 5 жылға немесе 10 жылға көбейт.

Шағын кассалық қаражат — түкке тұрғысыз нәрсе емес. Бұл жасырын бюджет ағысы, жүйелі жабылмаса ол үнемі өсе береді.

Finmap клиентінің кейсі: сәулетші қалай қаржы менеджеріне айналды

Bogdanova Bureau — Киев пен Швейцарияда кеңселері бар, интерьер мен ғимарат жобаларын толық циклмен орындайтын сәулет студиясы. Әр жоба өте дербес әрі үлкен бюджетпен (1 млн-нан 5 млн долларға дейін) жүреді, ал жауапкершілік тек дизайнға ғана емес, мерзімге, командаға, кезеңдер мен шығындарға да қатысты.

Бастапқыда құрылымдалған қаржы басқаруы болмады. Ақша шоттарға, карталарға және кассаларға шашылып жатты. Кейбір транзакциялар тіркелмеді, кейбір шығындар Excel-де жазылды, ал кейбіреуі тек біреудің басында ғана қалды.

Қарапайым сұрақтардың жауабы табылмады:

• Біз қанша таптық?
• Жалақыны жаба аламыз ба?
• Қай жоба тиімді?

Жобаны аяқтаймыз — бәрі жалақысын алады. Ал бізде ештеңе қалмайды. Ақша жоқ. Және ол қайда кеткені белгісіз. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушысы

Бірнеше жоба шығынға ұшыраған кезде — 50, 80, тіпті 180 мың долларға дейін — жағдай сын көтермейтін дәрежеге жетті. Қорлар сарқылды. Ақша алшақтығы пайда болды. Несие алуға тура келді — бірақ компания дерлік құлап кетуге шақ қалды.

Бұл тәжірибе бетбұрыс сәтіне айналды.

Ольга түсінді: қаржы басқаруынсыз тек пайданы ғана емес, бақылауды да жоғалтасың.

Ольганың Finmap енгізуге қалай шешім қабылдағанын оқы, ол жаңа қаржы моделін құрып, кірісін +173%-ға өсірді.

Finmap-тан кейін не өзгерді:

	Дейін		Кейін
	Пайдалылықты есептеу болмады: жобалар тиімді көрінгенімен, жасырын шығын әкелетін.		Әр жобаның тұрақты шығындары, пайдасы, операциялық маржасы және қорларға бөлінуі бар өз қаржы моделі бар.
	Ақша шоттарға, кассаларға және валюталарға шашылып жатты — қалдықты және қолжетімді қаражатты тез анықтау мүмкін емес еді.		Барлық шоттар бір қаржы интерфейсінде біріктірілген: ақша қалдықтары мен өтімділік толық ашық.
	Шешімдер сезім бойынша қабылданатын — аналитикасыз, тұрақты есептерсіз, жоспарлаусыз.		Апта сайынғы қаржы есептері, төлем күнтізбесі және тұрақты ақша ағынын талдау енгізілді.
	Әкімшілік шығындар, сыйақылар мен PR іс-шаралары ретсіз немесе «қалған пайдадан» қаржыландырылатын.		Қорлар жүйесі енгізілді: резервтік, даму және PR қоры — әр жобаның пайдасынан белгіленген % арқылы.
	Стратегиялық жоспарлар нақты қаржылық жағдайды ескермей құрылатын.		Басшылық шешімдері енді сандарға негізделеді: Finmap трендтерді, тәуекелдерді, болжамдар мен қаржылық сигналдарды ұсынады.

Бүгінде Bogdanova Bureau аз жобамен, бірақ үлкен бюджетпен жұмыс істейді. Қаржы басқаруы болжамдаудың, стратегиялық жоспарлаудың және бизнес-модельді өзгертудің негізіне айналды.

Менің командам — жоба шығаратын зауыт. Ал маған сол зауыттың нақты қанша тұратынын білу керек — тек шығынсыз жұмыс істеп жүрмегенімізге, шынымен пайда табатынымызға көз жеткізу үшін. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушысы

Енді Ольгада толық анықтық бар: пайда қайда, резервтер қайда жатыр, өсу қайда мүмкін. Бизнес қолмен басқарудан жүйеге негізделген басқаруға көшті.

Қаржы — бұл кестелер туралы емес. Бұл таңдау, анықтық және стратегиялық әрекет ете білу туралы.

Бизнесіңді болжамға емес, нақты сандарға құр

Құрылыста әр сан маңызды — әсіресе бірден көрінбейтіндері. Қаржы жүйесінің болмауы саған уақыт, күйзеліс және ақша ретінде қымбатқа түседі.

Finmap осы ретсіздікке тәртіп әкеледі:

• Жобаның пайдалылығын көресің;
• Ақша алшақтығының алдын аласың;
• Шағын кассалық қаражат пен борыштарды қадағалайсың;
• Қаржы басқаруын сеніммен басқаға тапсырасың.

Тағы да ақша таусылғанша күтпе — бүгін Finmap-ты байқап көр және бақылауды қолыңа ал.

Finmap-пен сен тек нысан ғана емес, пайдалы бизнес те құрасың.

Жиі қойылатын сұрақтар

1. Құрылысқа неге жоба бойынша есеп қажет?
Себебі құрылыста пайдалылық жалпы қорытынды бойынша емес, әр нысанның қалай жұмыс істеп жатқанына байланысты анықталады. Job costing болмаса, маржаны не «жеп» жатқанын, қайда шектен шығу барын және қай жоба шығын әкеліп жатқанын көрмейсің.

2. Неге тіпті пайдалы компаниялар да ақша алшақтығына тап болады?
Себебі пайда мен ақша — бір нәрсе емес. Құрылыста төлемдер көбіне кешігіп келеді, ал шығыстар алдын ала болады. Төлем күнтізбесі болмаса, ондаған шот-фактура төленуге тиіс болғанда, шотта ештеңе жоқ болып шығуы оңай.

3. Мердігерлер мен жеткізушілерге төлемдердегі ретсіздікті қалай түзетуге болады?
Мердігерлер туралы деректерді құрылымдап шық — сомалары, шарттары және төлем мерзімдері. Кім кімге қанша борышты екенін толық көру үшін Finmap-тағы дебиторлық және кредиторлық берешек есептерін пайдалан. Осылайша төлемді өткізіп алмайсың, айыппұлдан аулақ боласың және серіктестер мен командамен сенімді қарым-қатынас құрасың.

4. Ал үнемі көзден таса қалатын шағын кассалық қаражат ше?
Прорабтар мен сатып алушылар үшін бөлек шоттар аш. Оларға мобильді қосымша немесе Telegram-бот арқылы шектеулі қолжетімділік бер. Чек талап ет. Нәтижесі: әр шығыс тіркеледі, ештеңе жоғалмайды, ал ақша ағының дені сау қалады.

5. Қаржы басқаруы қандай практикалық нәтиже бере алады?
Bogdanova Bureau мысалына қара. Finmap-ты енгізгеннен кейін олар ақша алшақтығын жеңіп, шығындарды оңтайландырды, жоба моделін қайта қарады — және кірісін +173%-ға арттырды. Қаржы басқаруы ауыртпалықтан өсу құралына айналды.