Пандемия кезінде де қаржыны дұрыс басқаруды жолға қойып, бір жылда 150%-ға өсу: құрылыс компаниясының кейсі

Кейс иесі туралы

Мыкола Мостовой – кәсіпкерлікте 16 жыл тәжірибесі бар, оның ішінде Польшада 3 жыл бизнес жүргізген.
Құрылыспен, бөлшек саудамен және қызмет көрсетумен айналысады.
Сертификатталған қаржыгер.
Басқа кәсіпкерлерге ақшаны тиімдірек әрі ретті басқаруға көмектескенді ұнатады.

Intelligent System, Варшава – Мыколаның кеңес беру компаниясы, ол кәсіпкерлерге стратегиялық жоспарлау, қаржы модельдерін жасау, баға белгілеу, маркетинг және бизнеске қажет өзге де барлық нәрсеге көмектеседі. Сондай-ақ олар Украинадан келген компанияларға Польша нарығына шығуға көмектеседі.

Веб-сайт: https://intelligentsystem.com.pl

Бастапқы жағдай

Кеңес беру компаниясын құрғанға дейін Мыкола құрылыс бизнесімен айналысқан. Оның жобалары өсіп келе жатты, құрылыс алаңдарында 10 бригада және оларды басқаратын прораптар жұмыс істеді.

Олардың әрқайсысының материалдар мен шығын материалдарын сатып алуға арналған жеке бюджеті болды. Мыкола мынаны түсіну үшін мұның бәрін бір жерге жинау керек еді:

• клиенттен қанша ақша түсті;
• сатып алу мен жалақыға қанша жұмсалды;
• әр жоба өзін-өзі ақтап жатыр ма;
• оның тауар-материалдық қоры есепке алынып жатыр ма.

Сонымен қатар Мыкола күнделікті ақша ағынын көріп, пайданы бақылап, шығын орындарын анықтағысы келді.

Басқаша айтқанда, Мыколаның бизнесінде жүйелі басқарушылық есеп қажет болды, сондықтан ол шешім іздей бастады.

Міндет

Мұндай маңызды ақпаратты жай ғана бухгалтерге сеніп тапсыруға бола ма? Польшада аутсорсингтік бухгалтерлік компаниялар тек бухгалтерлік есепті және салықтық есептілікті жүргізеді. Бірақ басты кемшілігі — олар өткен айдың деректерін келесі айда ғана береді. Басқаша айтқанда, бизнестегі жағдайды түсіну үшін есепті 2-3 апта күту керек.

Бізге пайда қай жерде түсіп жатқанын, ақша қай жерде жоғалып жатқанын және қай жерде тиімдірек жұмыс істеуге болатынын дереу көрсететін басқарушылық есеп құралы қажет болды. — Мыкола Мостовой, Intelligent System негізін қалаушы

Тағы бір нұсқа — қаржы директорын жалдау еді. Бірақ Варшавада мұндай маманның жалақысы айына 8000 злотыдан (шамамен 2000 еуро) басталады.

Finmap басқарушылық есепті әлдеқайда арзан енгізе алды. Мыкола өзіне мынадай міндеттер қойды:

• Бухгалтерлік немесе экономикалық білімі жоқ адам да пайдалана алатын қарапайым шешім табу, сонда жоба менеджерлері, прораптар немесе жүргізушілер сатып алуларды өздері жүргізе алады.
• Барлық басқарушылық есепті бір жерде жүргізу.

Бұрын Мыкола поляк бухгалтерлік қызметін пайдаланған. Бірақ олар тек бір ғана міндетті жабатын. Мысалы, сметалар жасау, ақша түсімі мен шығысын есептеу немесе пайда мен шығын есебі (P&L). Барлығы Excel-де жүргізілді, ол қолдануға қолайсыз және өте көп уақыт алатын. Оның үстіне барлық міндеттерді шешуге күш те жетпейтін.

• Қызметте міндетті түрде төлем күнтізбесі болуы керек еді.

Мыкола алдағы ай мен одан кейінгі кезеңге қаржыны жоспарлағысы және оларды болдырмау үшін ақша тапшылығын алдын ала болжағысы келді.

• Көптілді шешім таңдау.

Команда құрамында Украина, Молдова, Грузия, Беларусь және Польша азаматтары бар. Сондықтан тек поляк тіліндегі қызметтер жеткіліксіз болды, өйткені барлық қызметкер поляк тілін білмейді. Сол себепті оған бірнеше тілдің ішінен таңдай алатын қызмет керек болды.

Finmap шешімі

Қолайлы нұсқа іздеп жүргенде, Мыкола Finmap сайтына тап болып, оны сынап көру үшін тіркелді.

Алғашқы қадам

Ең алдымен, сертификатталған қаржыгер ретінде ол өзінің қаржы моделіне жүгінді. Кірістерін және шығын құрылымын ретке келтірді. Бизнестің ақшасы қайда жатқаны, оны қай бөлім мен қызметкерлер иеленетіні және қай клиенттің қарызы бар екені туралы ақпаратты жүйелеп шықты. Содан кейін барлық деректерді Finmap-қа көшірді.

Мыкола жоба менеджерлеріне, прораптарға және сатып алу жасайтын жүргізушілерге қолжетімділік берді, өйткені Finmap-та қолжетімділікті шектеп, қызметкер қандай ақпаратты қоса алатынын, қандайын тек көре алатынын және қандайы тек компания иесіне ғана қолжетімді екенін таңдауға болады.

Осыдан кейін барлық транзакциялар 3 қарапайым түйме арқылы қосылды: Кіріс, Шығыс және Аударым. Осылай жүйелі есеп басталды.

Ақша жоғалтуды тоқтату

Мыколаның құрылыс бизнесінде қызметкерлердің материалдар немесе шығын материалдарын сатып алғаннан кейін чектерді жоғалтуы жиі кездесетін жағдай еді. Нәтижесінде клиенттер бұл шығындарды өтемейтін, ал оны компанияның өзі көтеруге тура келетін. Осылайша мыңдаған еуро зая кетіп отырды.

Қыркүйекте бір қызметкер 4500 злотыға (шамамен 1000 еуро) шот-фактураны жоғалтып, оны жай ұмытып кетті. Құжаттарды есептеу үшін бухгалтерлерге тапсырғанда, шот-фактураның жоқ екені белгілі болды. Соның салдарынан біз 4500-ді есептемей, сол ақшадан айырылып қалар едік. Оның бәрін Finmap арқылы жүргізгені жақсы болды. — Мыкола Мостовой, Intelligent System негізін қалаушы

Есепте осындай шығынның болғанын көріп, дүкенге барып чекті қалпына келтіріп, оны клиентке беруге болады. Мыкола осындай жағдайлардың өзінде олар Finmap жазылымының құнынан да көп ақша жоғалтқан болар еді деп атап өтеді.

Маңызды есептер

Мыколаның міндеттерінің бірі — ақша ағынын күн сайын бақылау болғандықтан, ол Ақша ағыны (Cash Flow) есебін* үнемі талдап отырады.

* Ақша ағыны есебі Finmap-та ақша қозғалысын көрсетеді және компанияға қандай сомалар түсіп, қандай сомалар жұмсалып жатқанын көруге мүмкіндік береді.

Төлем күнтізбесі* де өте пайдалы болып шықты. Соның арқасында ақша тапшылығының қаупін алдын ала көруге болады және жағдайды түзетуге уақыт қалады. Жалпы алғанда, барлық төлемдерді алдын ала жоспарлау өте ыңғайлы. Бұл келесі айға және одан әрі бюджет жасауға, сондай-ақ бизнестің болашағын болжауға көмектеседі.

* Finmap Төлем күнтізбесінде кез келген күнге қалдықтар мен ақша қозғалысын, оның ішінде болашаққа жоспарланған төлемдерді көруге болады. Егер болашақтағы шығыс немесе түсімдерді қоссаңыз, Төлем күнтізбесі ақшаның жеткілікті екенін немесе тапшылық қаупі бар-жоғын көрсетеді.

Форс-мажор

Кейде форс-мажорлық, яғни күтпеген жағдайлар болып тұрды. Иелену құқығы* бар біреу компанияның Finmap профилін байқаусызда өшіріп алды. Үлкен көлемдегі деректер жоғалып кеткендей көрінді. Мыкола дереу қолдау қызметіне хабарласты, ал біздің мамандар бұлттан маңызды ақпараты бар мұрағатты алып шықты. Өшірілуден 2-3 күн бұрынғы транзакциялардан басқаның бәрі сақталып қалыпты. Соларды қалпына келтіріп, жазбалар қайта тіркелді.

* Finmap командасының ешбір мүшесінде пайдаланушыларымыздың деректеріне қолжетімділік жоқ. Сондықтан менеджерлердің кез келгені компанияны немесе кез келген деректі жоя алады деген қауіп жоқ.

Нәтиже

• Мыколаның қазір бірнеше компания бойынша жүйелі қаржылық есебі бар.
  ‍
• Ақша айналымын қадағалау оңай. Finmap-тың қарапайымдылығының арқасында Мыкола бұл міндетті жоба менеджерлері мен тауарды сатып алып, жеткізетін жүргізушіге тыныш тапсырды. Қызметкерлердің өздері барлық транзакцияны енгізеді, осылайша иесі мен менеджерлердің көп уақытын үнемдейді.
  ‍
• Төлем күнтізбесі ақша тапшылығынан аулақ болуға көмектеседі. Қызмет ақша жетіспеу қаупі туралы алдын ала ескертеді, ал Мыкола қосымша қаражатты қалай тартуды алдын ала жоспарлай алады.

Төлем күнтізбесі бізге кірістер мен шығыстарды жоспарлауға көмектесті, сол арқылы ақша тапшылығы бар-жоғын немесе қай жерде туындауы мүмкін екенін білдік. Оны болдырмау үшін әрекет етуге уақытымыз болды. — Мыкола Мостовой, Intelligent System негізін қалаушы

• Сонымен қатар төлем күнтізбесінің арқасында иесі әрдайым бизнесінің кімге, қашан және қанша қарыз екенін, сондай-ақ кімнің өзіне қанша қарыз екенін біледі. Бұл алдағы айға және одан әрі бюджетті жоспарлауға көмектеседі.
  ‍
• Мыколаның бизнесі енді дұрыс өңделмеген чектер салдарынан ақша жоғалтпайды. Клиенттің құрылыс алаңы үшін материал сатып алғаннан кейін чек жоғалып кетсе де, жұмсалған сома Finmap-қа қазірдің өзінде енгізілген болады. Бұл оның ұмыт қалмайтынын білдіреді және чекті жай ғана қалпына келтіру арқылы клиентке оңай дәлелдеуге болады.

Оған қоса, клиенттерге мұндай жүйелі есеп ұнайды. Олар өз жобаларына қанша жұмсалғанын және ақшаның нақты қайда кеткенін көре алады. Бұл компанияға деген сенімді арттырады.

• Бизнестер қаржы директорының қызметіне ақша үнемдейді:

Біз жұмыс істеп жатқан деңгейде қаржымен айналысатын адамды баяғыда жалдауымыз керек еді. Бірақ Finmap қызметімен бұған әзірге қажеттілік жоқ. — Мыкола Мостовой, Intelligent System негізін қалаушы

• Мыколаның fintech саласында Finmap енгізген компанияларының бірі бір жылда 400%-ға өсті. Ал өткен жылы, тіпті пандемияға қарамастан, ~150% өсім болды.

Бұл көбіне Finmap-тың арқасы, өйткені қиын кезеңдерде де біз қолымызда қанша ақша барын, неге сене алатынымызды, нені сатып ала алатынымызды және т.б. білдік.

P.S.
– Неге Finmap-ты өз бизнесіңізге енгізуге шештіңіз?
– Себебі бұл керемет! — Мыкола Мостовой, Intelligent System негізін қалаушы

Ал Intelligent System-нің кеңес беру қызметтері туралы көбірек білу үшін мына жерді басыңыз: https://intelligentsystem.com.pl

Сала: Finmap құрылыс бизнесіне қаржылық бақылауды қалай қайтарады