Jak wzrosnąć o 150% w rok, nawet w czasie pandemii, dzięki wdrożeniu solidnego zarządzania finansami: case study firmy budowlanej

Bohater case study

Mykoła Mostovyi – 16 lat doświadczenia w biznesie, w tym 3 lata prowadzenia działalności w Polsce.
Zajmuje się budownictwem, handlem detalicznym i usługami.
Certyfikowany finansista.
Uwielbia pomagać innym przedsiębiorcom lepiej i bardziej porządnie zarządzać pieniędzmi.

Intelligent System, Warszawa – firma konsultingowa Mykoły, która pomaga przedsiębiorcom w planowaniu strategicznym, tworzeniu modeli finansowych, ustalaniu cen, marketingu i wszystkim innym, czego potrzebuje biznes, żeby rosnąć. Pomagają też firmom z Ukrainy wejść na polski rynek.

Strona internetowa: https://intelligentsystem.com.pl

Punkt wyjścia

Zanim założył firmę konsultingową, Mykoła prowadził biznes budowlany. Jego projekty rosły, a na budowach pracowało 10 ekip plus kierownicy, którzy nimi zarządzali.

Każda z ekip miała osobny budżet na zakup materiałów i akcesoriów. Wszystko to trzeba było jakoś zebrać w jednym miejscu, żeby Mykoła mógł zrozumieć:

• ile pieniędzy wpłacił klient;
• ile wydano na zakupy i wynagrodzenia;
• czy każdy projekt się zwraca;
• czy jego towar jest rozliczony.

Poza tym Mykoła chciał widzieć codzienny przepływ gotówki, śledzić zyski i wychwytywać miejsca, w których traci pieniądze.

Innymi słowy, w biznesie Mykoły potrzebna była systemowa księgowość zarządcza, więc zaczął szukać rozwiązania.

Zadanie

Czy tak ważne informacje można po prostu powierzyć księgowemu? W Polsce biura rachunkowe zajmują się wyłącznie księgowością i rozliczeniami podatkowymi. Największą wadą jest jednak to, że dane za poprzedni miesiąc dostarczają dopiero w kolejnym. Innymi słowy, na raport trzeba czekać 2-3 tygodnie, żeby zrozumieć, co dzieje się w firmie.

Potrzebowaliśmy narzędzia do księgowości zarządczej, które pokazywałoby na bieżąco, gdzie zarabiamy, gdzie tracimy pieniądze i gdzie możemy działać efektywniej. — Mykoła Mostovyi, założyciel Intelligent System

Inną opcją było zatrudnienie dyrektora finansowego. Jednak w Warszawie pensja takiego specjalisty zaczyna się od 8000 zł (ok. 2000 €) miesięcznie.

Finmap mógł wdrożyć księgowość zarządczą przy dużo niższych kosztach. Mykoła wyznaczył sobie następujące cele:

• Znaleźć proste rozwiązanie, z którego skorzysta nawet osoba bez wykształcenia księgowego czy ekonomicznego, a kierownicy projektów, brygadziści czy kierowcy sami będą rejestrować zakupy.
• Trzymać całą księgowość zarządczą w jednym miejscu.

Wcześniej Mykoła korzystał z polskiego biura rachunkowego. Ono jednak obsługiwało tylko jedno zadanie naraz. Na przykład sporządzanie kosztorysów, raportowanie wpływów i wypływów gotówki albo rachunek zysków i strat (raport P&L). Wszystko odbywało się w Excelu, co było niewygodne i zajmowało zbyt dużo czasu. Do tego brakowało mocy przerobowych, żeby ogarnąć wszystkie zadania.

• Usługa koniecznie musiała mieć kalendarz płatności.

Mykoła chciał planować finanse na kolejny miesiąc i dalej, a także przewidywać luki gotówkowe, żeby ich uniknąć.

• Wybrać rozwiązanie wielojęzyczne.

W zespole pracują ludzie z Ukrainy, Mołdawii, Gruzji, Białorusi i Polski. Dlatego same polskie usługi nie wystarczały, bo nie wszyscy pracownicy znają polski. Potrzebował więc usługi, w której mógł wybrać spośród wielu języków.

Rozwiązanie Finmap

Szukając odpowiedniej opcji, Mykoła trafił na stronę Finmap i zarejestrował się, żeby ją wypróbować.

Pierwszy krok

Na początek, jako certyfikowany finansista, sięgnął po swój model finansowy. Uporządkował przychody i strukturę kosztów. Usystematyzował informacje o tym, gdzie znajdują się pieniądze firmy, które działy i osoby nimi dysponują oraz którzy klienci mają zaległości. Potem przeniósł wszystkie te dane do Finmap.

Mykoła nadał dostęp kierownikom projektów, brygadzistom i kierowcom, którzy robią zakupy, bo Finmap pozwala ograniczać dostęp i decydować, jakie informacje pracownik może dodawać, jakie tylko przeglądać, a jakie są dostępne wyłącznie dla właściciela firmy.

Od tego momentu wszystkie transakcje dodawano za pomocą 3 prostych przycisków: Przychód, Wydatek i Transfer. Tak zaczęła się systemowa księgowość.

Koniec z utratą pieniędzy

W biznesie budowlanym Mykoły nierzadko zdarzało się, że pracownicy gubili paragony po zakupie materiałów czy akcesoriów. W efekcie klienci nie zwracali tych kosztów, a musiała je pokryć firma. W ten sposób traciło się tysiące euro.

Zdarzyła się sytuacja we wrześniu, gdy pracownik zgubił fakturę na 4500 zł (ok. 1000 €) i po prostu o niej zapomniał. Kiedy przekazaliśmy dokumenty do rozliczenia księgowym, okazało się, że faktury brakuje. W efekcie nie rozliczylibyśmy tych 4500 zł i po prostu stracilibyśmy te pieniądze. Dobrze, że wszystko przechodziło przez Finmap. — Mykoła Mostovyi, założyciel Intelligent System

Widząc w raporcie, że doszło do takiego wydatku, wystarczy pojechać do sklepu i odtworzyć paragon, żeby przekazać go klientowi. Mykoła zaznacza, że same takie sytuacje kosztowałyby ich więcej niż subskrypcja Finmap.

Ważne raporty

Ponieważ jednym z zadań Mykoły było codzienne kontrolowanie przepływu gotówki, regularnie analizuje raport Cash Flow*.

* Raport Cash Flow w Finmap pokazuje przepływ gotówki i pozwala zobaczyć, jakie kwoty firma otrzymuje, a jakie wydaje.

Bardzo przydatny okazał się też Kalendarz płatności*. Dzięki niemu ryzyko luki gotówkowej widać z wyprzedzeniem i jest czas, żeby zareagować. Ogólnie bardzo wygodnie jest planować wszystkie płatności z wyprzedzeniem. Pomaga to zaplanować budżet na kolejny miesiąc i dalej, a także przewidzieć przyszłość biznesu.

* W Kalendarzu płatności Finmap widać salda i ruchy pieniędzy na dowolną datę, w tym płatności zaplanowane na przyszłość. Jeśli dodasz przyszłe wydatki lub wpływy, Kalendarz płatności pokaże, czy pieniędzy wystarczy, czy istnieje ryzyko luki gotówkowej.

Siła wyższa

Zdarzały się też sytuacje siły wyższej, czyli nieprzewidziane zdarzenia. Jedna z osób ze statusem właściciela* przypadkowo usunęła profil firmy w Finmap. Wyglądało na to, że ogromna ilość danych została utracona. Mykoła szybko skontaktował się z pomocą techniczną, a nasi specjaliści odzyskali z chmury archiwum z kluczowymi danymi. Zachowało się wszystko poza transakcjami z ostatnich 2-3 dni przed usunięciem. Te dane odtworzono i przywrócono zapisy.

* Nikt w zespole Finmap nie ma dostępu do danych naszych użytkowników. Dlatego nie ma ryzyka, że którykolwiek z menedżerów mógłby usunąć firmę czy jakiekolwiek dane.

Rezultat

• Mykoła ma teraz systemową księgowość finansową dla kilku firm.
  ‍
• Łatwo jest śledzić obrót gotówki. Dzięki prostocie Finmap, Mykoła spokojnie przekazał to zadanie kierownikom projektów oraz kierowcy, który zajmuje się zakupem i dostawą towaru. Pracownicy sami wprowadzają wszystkie transakcje, dzięki czemu właściciel i menedżerowie oszczędzają mnóstwo czasu.
  ‍
• Ten kalendarz płatności pomaga unikać luk gotówkowych. Usługa ostrzega o ryzyku braku pieniędzy, a Mykoła może z wyprzedzeniem zaplanować, jak pozyskać dodatkowe środki.

Kalendarz płatności pomógł nam zaplanować przychody i wydatki, żebyśmy wiedzieli, czy grozi nam luka gotówkowa i skąd może się wziąć. Mieliśmy czas, żeby zareagować i jej uniknąć. — Mykoła Mostovyi, założyciel Intelligent System

• Poza tym, dzięki kalendarzowi płatności, właściciel zawsze wie, komu, kiedy i ile jego firma jest winna, a także kto i ile jest winien jemu. Pomaga to zaplanować budżet na kolejny miesiąc i dalej.
  ‍
• Biznes Mykoły nie traci już pieniędzy przez zagubione paragony. Nawet jeśli paragon po zakupie materiałów na budowę klienta zaginie, wydana kwota jest już wprowadzona do Finmap. Dzięki temu nic nie zostanie zapomniane i łatwo można to potwierdzić klientowi, po prostu odtwarzając paragon.

Poza tym klienci lubią taką systemową księgowość. Widzą, ile wydano na ich projekt i dokładnie na co poszły pieniądze. To buduje zaufanie do firmy.

• Firmy oszczędzają na usługach dyrektora finansowego:

Na tym poziomie, na jakim działamy, dawno powinniśmy byli kogoś zatrudnić do zajmowania się finansami. Ale z Finmap na razie nie ma takiej potrzeby. — Mykoła Mostovyi, założyciel Intelligent System

• Jedna z firm Mykoły, która wdrożyła Finmap w obszarze fintech, urosła o 400% w rok. A w zeszłym roku, mimo pandemii, wzrost wyniósł ~150%.

To w dużej mierze zasługa Finmap, bo nawet w trudnych czasach wiedzieliśmy, ile mamy pieniędzy, na co możemy liczyć, co możemy kupić i tak dalej.

P.S.
– Dlaczego zdecydowałeś się wdrożyć Finmap w swoim biznesie?
– Bo to jest super! — Mykoła Mostovyi, założyciel Intelligent System

A żeby dowiedzieć się więcej o usługach konsultingowych Intelligent System, kliknij tutaj: https://intelligentsystem.com.pl

Branża: Jak Finmap pomaga firmom budowlanym odzyskać kontrolę nad finansami