Wie ein Bauunternehmen dank solider Finanzsteuerung selbst während der Pandemie in einem Jahr um 150 % gewachsen ist

Kundenfall

Mykola Mostovoy – 16 Jahre unternehmerische Erfahrung, davon 3 Jahre Geschäftstätigkeit in Polen.
Er ist in den Bereichen Bau, Handel und Dienstleistungen tätig.
Zertifizierter Finanzexperte.
Er unterstützt gerne andere Unternehmer dabei, effizienter zu arbeiten und mehr Ordnung in ihre Finanzen zu bringen.

Intelligent System, Warschau – Mykolas Beratungsunternehmen, das Unternehmer bei strategischer Planung, der Erstellung von Finanzmodellen, Preisgestaltung, Marketing und allem unterstützt, was ein Unternehmen braucht, um zu wachsen. Außerdem hilft das Team Unternehmen aus der Ukraine beim Eintritt in den polnischen Markt.

Website: https://intelligentsystem.com.pl

Ausgangslage

Bevor Mykola sein Beratungsunternehmen gründete, war er im Baugewerbe tätig. Seine Projekte wuchsen: Es gab 10 Teams plus Bauleiter, die die Baustellen betreuten.

Jedes Team hatte eigene Budgets für den Einkauf von Materialien und Verbrauchsgütern. All diese Informationen mussten an einem Ort zusammenlaufen, damit Mykola verstehen konnte:

• wie viel Geld vom Kunden eingegangen war;
• wie viel für Einkauf und Gehälter ausgegeben wurde;
• ob sich jedes Projekt rechnete;
• ob seine Bestände korrekt erfasst wurden.

Außerdem wollte Mykola seinen täglichen Cashflow sehen, Gewinne verfolgen und Verlustbereiche erkennen.

Kurz gesagt: Mykolas Unternehmen brauchte eine systematische Managementbuchhaltung. Also begann er, nach passenden Lösungen zu suchen.

Aufgabe

Kann man so wichtige Informationen einfach einem Buchhalter anvertrauen? In Polen übernehmen externe Buchhaltungsfirmen nur die Buchführung und Steuerberichte. Der größte Nachteil: Die Daten des vergangenen Monats werden erst im Folgemonat eingereicht. Mit anderen Worten: Man wartet 2–3 Wochen auf einen Bericht, um die Lage im Unternehmen zu verstehen.

Wir brauchten ein Management-Accounting-Tool, das aktueller ist und uns zeigt, wo wir Gewinn machen, wo wir Geld verlieren und wo wir effizienter arbeiten können. — Mykola Mostovyi, Gründer von Intelligent System

Eine andere Möglichkeit wäre gewesen, einen Finanzdirektor einzustellen. In Warschau beginnt das Gehalt für eine solche Fachkraft jedoch bei 8.000 PLN (ca. 2.000 €) pro Monat.

Finmap konnte die Managementbuchhaltung zu deutlich geringeren Kosten einführen. Mykola definierte dafür folgende Ziele:

• Eine einfache Lösung finden, damit auch Menschen ohne buchhalterischen oder wirtschaftlichen Hintergrund damit arbeiten können – und Projektleiter, Vorarbeiter oder Fahrer ihre Einkäufe selbst erfassen können.
• Die gesamte Managementbuchhaltung an einem Ort führen.

Zuvor nutzte Mykola einen polnischen Buchhaltungsservice. Dieser konnte jedoch immer nur eine einzelne Aufgabe abdecken – zum Beispiel Kostenvoranschläge erstellen, Zahlungsein- und -ausgänge erfassen oder eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Alles lief über Excel, was unhandlich war und viel Zeit kostete. Außerdem reichte die Lösung nicht aus, um alle Aufgaben abzudecken.

• Unbedingt erforderlich war ein Zahlungskalender.

Mykola wollte die Finanzen für den kommenden Monat und darüber hinaus planen und außerdem Liquiditätsengpässe frühzeitig erkennen, um sie zu vermeiden.

• Eine mehrsprachige Lösung wählen.

Im Team arbeiten Menschen aus der Ukraine, Moldau, Georgien, Belarus und Polen. Daher waren rein polnische Services keine Option, denn nicht alle Mitarbeitenden sprechen Polnisch. Mykola brauchte also einen Service, bei dem er zwischen mehreren Sprachen wählen konnte.

Die Finmap-Lösung

Auf der Suche nach einer passenden Lösung stieß Mykola auf die Website von Finmap und registrierte sich, um den Service auszuprobieren.

Erster Schritt

Als zertifizierter Finanzexperte begann er zunächst mit seinem Finanzmodell. Er strukturierte seine Einnahmen und seine Kostenstruktur. Außerdem systematisierte er die Informationen darüber, wo sich das Geld seines Unternehmens befand, welche Abteilungen und Teammitglieder darüber verfügten und welche Kunden noch Zahlungen schuldeten. Anschließend übertrug er alle Informationen in Finmap.

Mykola gab Projektleitern, Vorarbeitern und den Fahrern, die Einkäufe erledigen, Zugriff. Denn in Finmap lässt sich der Zugriff einschränken und festlegen, welche Informationen Mitarbeitende hinzufügen dürfen, welche sie nur ansehen können und welche ausschließlich dem Unternehmenseigentümer vorbehalten sind.

Danach wurden alle Transaktionen über drei einfache Buttons erfasst: Einnahme, Ausgabe und Umbuchung. Damit war die systematische Buchhaltung gestartet.

Kein Geld mehr verlieren

In Mykolas Bauunternehmen kam es nicht selten vor, dass Mitarbeitende nach dem Kauf von Materialien oder Verbrauchsgütern Belege verloren. Die Folge: Kunden erstatteten diese Kosten nicht, und das Unternehmen musste sie selbst tragen. So gingen Tausende Euro verloren.

Im September gab es eine Situation, in der ein Mitarbeiter eine Rechnung über 4.500 PLN (ca. 1.000 €) verloren und sie einfach vergessen hatte. Als wir die Unterlagen zur Abrechnung an die Buchhaltung weitergaben, stellte sich heraus, dass die Rechnung fehlte. Das heißt, wir hätten die 4.500 nicht abgerechnet und das Geld verloren. Zum Glück hatte er alles in Finmap eingetragen. — Mykola Mostovyi, Gründer von Intelligent System

Wenn man im Bericht sieht, dass es eine solche Ausgabe gab, kann man einfach in den Laden gehen und den Beleg erneut ausstellen lassen, um ihn dem Kunden vorzulegen. Mykola betont, dass sie allein durch solche Fälle bereits mehr verloren hätten, als das Abo von Finmap kostet.

Wichtige Berichte

Da eine von Mykolas Aufgaben darin bestand, den Cashflow täglich zu kontrollieren, analysiert er regelmäßig den Cashflow-Bericht*.

* Der Cashflow-Bericht in Finmap zeigt die Geldbewegungen und macht sichtbar, welche Beträge im Unternehmen eingehen und welche ausgegeben werden.

Auch der Zahlungskalender* hat sich als sehr nützlich erwiesen. Dank ihm ist das Risiko eines Liquiditätsengpasses frühzeitig sichtbar und es bleibt Zeit, gegenzusteuern. Insgesamt ist es sehr praktisch, alle Zahlungen im Voraus zu planen. Das hilft, das Budget für den nächsten Monat und darüber hinaus zu planen und die Zukunft des Unternehmens besser einzuschätzen.

* Im Zahlungskalender von Finmap sehen Sie Kontostände und Geldbewegungen zu jedem beliebigen Datum. Dazu gehören auch Zahlungen, die für die Zukunft geplant sind. Wenn Sie künftige Ausgaben oder Einnahmen hinzufügen, zeigt der Zahlungskalender, ob genug Geld vorhanden ist oder ob ein Liquiditätsengpass droht.

Höhere Gewalt

Von Zeit zu Zeit gab es auch Fälle höherer Gewalt bzw. unvorhersehbare Situationen. Eine Person mit Eigentümerstatus* hatte versehentlich das Finmap-Profil des Unternehmens gelöscht. Es sah so aus, als wäre eine riesige Menge an Daten verloren gegangen. Mykola wandte sich schnell an den Kundensupport, und unsere Manager zogen das Archiv mit den wichtigen Informationen aus der Cloud. Dort war alles gespeichert – außer den Transaktionen der letzten 2–3 Tage vor der Löschung. Diese wurden nachgetragen und die Aufzeichnungen wiederhergestellt.

* Niemand aus dem Finmap-Team hat Zugriff auf die Daten unserer Nutzer. Daher besteht kein Risiko, dass einer unserer Manager ein Unternehmen oder irgendwelche Daten löschen könnte.

Das Ergebnis

• Mykola verfügt heute über eine systematische Finanzbuchhaltung für mehrere Unternehmen.
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• Der Geldumsatz lässt sich leicht im Blick behalten. Dank der Einfachheit von Finmap konnte Mykola diese Aufgabe problemlos an Projektleiter und einen Fahrer delegieren, der Einkauf und Lieferung von Waren übernimmt. Die Mitarbeitenden erfassen alle Transaktionen selbst und sparen dem Eigentümer und den Managern dadurch viel Zeit.
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• Der Zahlungskalender hilft, Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Der Service warnt vor einem möglichen Geldmangel, und Mykola kann im Voraus planen, wie zusätzliche Mittel beschafft werden.

Der Zahlungskalender hat uns geholfen, unsere Einnahmen und Ausgaben so zu planen, dass wir wussten, ob es einen Liquiditätsengpass gibt oder wo er entstehen könnte. Wir hatten Zeit zu reagieren und eine solche Situation zu vermeiden. — Mykola Mostovyi, Gründer von Intelligent System

• Außerdem weiß der Inhaber dank des Zahlungskalenders jederzeit, wem sein Unternehmen wann wie viel schuldet und wer ihm wie viel schuldet. Das hilft, das Budget für den kommenden Monat und darüber hinaus zu planen.
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• Mykolas Unternehmen verliert jetzt kein Geld mehr, weil Belege falsch gehandhabt werden. Selbst wenn nach dem Kauf von Materialien für die Baustelle eines Kunden ein Beleg verloren geht, ist der ausgegebene Betrag bereits in Finmap erfasst. Das heißt: Er wird nicht vergessen und kann dem Kunden einfach nachgewiesen werden, indem der Beleg erneut beschafft wird.

Außerdem schätzen Kunden diese Art der systematischen Abrechnung. Sie sehen, wie viel für ihr Projekt ausgegeben wurde und wohin genau das Geld geflossen ist. Das stärkt die Glaubwürdigkeit des Unternehmens.

• Unternehmen sparen Kosten für die Leistungen eines CFO:

Auf dem Niveau, auf dem wir arbeiten, hätten wir eigentlich schon längst jemanden einstellen müssen, der sich um die Finanzen kümmert. Aber mit Finmap ist das im Moment noch nicht nötig. — Mykola Mostovyi, Gründer von Intelligent System

• Eines von Mykolas Unternehmen, das Finmap für Fintech eingeführt hat, ist innerhalb eines Jahres um 400 % gewachsen. Und im vergangenen Jahr gab es trotz Pandemie sogar ein Wachstum von rund 150 %.

Das ist insbesondere auch Finmap zu verdanken, denn selbst in schwierigen Zeiten wussten wir, wie viel Geld wir hatten, womit wir rechnen konnten, was wir kaufen konnten und so weiter.

P.S.
– Warum haben Sie sich entschieden, Finmap in Ihrem Unternehmen einzuführen?
– Weil es einfach cool ist! — Mykola Mostovyi, Gründer von Intelligent System

Wenn Sie mehr über die Beratungsleistungen von Intelligent System erfahren möchten, klicken Sie hier: https://intelligentsystem.com.pl

Branche: Wie Finmap Bauunternehmen hilft, die Kontrolle über ihre Finanzen zurückzugewinnen