Πώς μια κατασκευαστική εταιρεία αύξησε την ανάπτυξή της κατά 150% μέσα σε έναν χρόνο, ακόμη και μέσα στην πανδημία, βάζοντας τάξη στα οικονομικά της

Κάρτα περίπτωσης χρήστη

Mykola Mostovoy – 16 χρόνια επιχειρηματικής εμπειρίας, 3 χρόνια επιχειρηματικής δραστηριότητας στην Πολωνία.
Δραστηριοποιείται στις κατασκευές, το λιανεμπόριο και την παροχή υπηρεσιών.
Πιστοποιημένος χρηματοοικονομικός σύμβουλος.
Του αρέσει να βοηθά άλλους επιχειρηματίες να γίνουν πιο αποδοτικοί και πιο οργανωμένοι στη διαχείριση των χρημάτων τους.

Intelligent System, Βαρσοβία – η συμβουλευτική εταιρεία του Mykola, που βοηθά επιχειρηματίες με στρατηγικό σχεδιασμό, δημιουργία χρηματοοικονομικών μοντέλων, τιμολόγηση, μάρκετινγκ και οτιδήποτε άλλο χρειάζεται μια επιχείρηση για να αναπτυχθεί. Βοηθούν επίσης εταιρείες από την Ουκρανία να μπουν στην πολωνική αγορά.

Ιστότοπος: https://intelligentsystem.com.pl

Τα δεδομένα

Πριν δημιουργήσει τη συμβουλευτική του εταιρεία, ο Mykola δραστηριοποιούνταν στον κατασκευαστικό κλάδο. Τα έργα του μεγάλωναν, με 10 συνεργεία και επιπλέον υπεύθυνους που διαχειρίζονταν τα εργοτάξια.

Ο καθένας είχε ξεχωριστό budget για την αγορά υλικών και αναλώσιμων. Όλα αυτά έπρεπε με κάποιον τρόπο να συγκεντρώνονται σε ένα σημείο, ώστε ο Mykola να καταλαβαίνει:

• πόσα χρήματα εισπράχθηκαν από τον πελάτη;
• πόσα ξοδεύτηκαν σε προμήθειες και μισθούς;
• αν κάθε έργο ήταν κερδοφόρο;
• αν η αποθήκη του ήταν καταγεγραμμένη σωστά.

Επιπλέον, ο Mykola ήθελε να βλέπει την ημερήσια ταμειακή ροή, να παρακολουθεί τα κέρδη και να εντοπίζει πού χάνονται χρήματα.

Με άλλα λόγια, στην επιχείρηση του Mykola υπήρχε ανάγκη για συστηματική διοικητική λογιστική, οπότε άρχισε να αναζητά λύσεις.

Η πρόκληση

Μπορεί κανείς να εμπιστευτεί τόσο σημαντικές πληροφορίες απλώς σε έναν λογιστή; Στην Πολωνία, οι εξωτερικές λογιστικές εταιρείες αναλαμβάνουν μόνο την τήρηση βιβλίων και τις φορολογικές δηλώσεις. Το βασικό μειονέκτημα, όμως, είναι ότι παραδίδουν τα στοιχεία του προηγούμενου μήνα μέσα στον επόμενο. Με άλλα λόγια, πρέπει να περιμένεις 2-3 εβδομάδες για μια αναφορά ώστε να καταλάβεις τι συμβαίνει στην επιχείρηση.

Χρειαζόμασταν ένα πιο άμεσο εργαλείο διοικητικής λογιστικής, που να μας δείχνει πού βγάζουμε κέρδος, πού χάνουμε χρήματα και πού μπορούμε να δουλεύουμε πιο αποδοτικά. — Mykola Mostovyi, ιδρυτής της Intelligent System

Μια άλλη επιλογή ήταν να προσλάβει έναν οικονομικό διευθυντή. Ωστόσο, στη Βαρσοβία, ο μισθός ενός τέτοιου ειδικού ξεκινά από 8.000 PLN (περίπου 2.000 €) τον μήνα.

Το Finmap μπορούσε να εφαρμόσει τη διοικητική λογιστική με πολύ χαμηλότερο κόστος. Ο Mykola έθεσε τους εξής στόχους:

• Να βρει μια απλή λύση , ώστε ακόμη και κάποιος χωρίς λογιστικές ή οικονομικές γνώσεις να μπορεί να χρησιμοποιεί το σύστημα, και οι υπεύθυνοι έργων, οι εργοδηγοί ή οι οδηγοί να μπορούν να διαχειρίζονται τις αγορές.
• Να συγκεντρωθεί όλη η διοικητική λογιστική σε ένα σημείο.

Παλαιότερα, ο Mykola χρησιμοποιούσε μια πολωνική λογιστική υπηρεσία. Ωστόσο, μπορούσαν να καλύψουν μόνο μία συγκεκριμένη ανάγκη. Για παράδειγμα, τη σύνταξη προϋπολογισμών, την αναφορά εισροών και εκροών χρημάτων ή την κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης (αναφορά P&L). Όλα γίνονταν στο Excel, κάτι που ήταν δύσχρηστο και απαιτούσε πολύ χρόνο. Επιπλέον, δεν υπήρχαν οι δυνατότητες για να καλυφθούν όλες οι ανάγκες.

• Ήταν απαραίτητο η υπηρεσία να διαθέτει ημερολόγιο πληρωμών.

Ο Mykola ήθελε να προγραμματίζει τα οικονομικά για τον επόμενο μήνα και ακόμα πιο πέρα, καθώς και να προβλέπει ταμειακά κενά ώστε να τα αποφεύγει.

• Να επιλέξει μια πολύγλωσση λύση.

Η ομάδα περιλαμβάνει ανθρώπους από την Ουκρανία, τη Μολδαβία, τη Γεωργία, τη Λευκορωσία και την Πολωνία. Επομένως, οι αμιγώς πολωνικές υπηρεσίες δεν ήταν κατάλληλες, αφού δεν γνωρίζουν όλοι οι εργαζόμενοι πολωνικά. Χρειαζόταν λοιπόν μια υπηρεσία όπου θα μπορούσε να επιλέξει ανάμεσα σε διάφορες γλώσσες.

Η λύση της Finmap

Αναζητώντας μια κατάλληλη επιλογή, ο Mykola βρήκε την ιστοσελίδα της Finmap και έκανε εγγραφή για να τη δοκιμάσει.

Πρώτο βήμα

Αρχικά, ως πιστοποιημένος χρηματοοικονομικός σύμβουλος, ξεκίνησε από το χρηματοοικονομικό του μοντέλο. Οργάνωσε τα έσοδά του και τη δομή των εξόδων. Συστηματοποίησε τις πληροφορίες για το πού βρίσκονταν τα χρήματα της επιχείρησης, ποια τμήματα και ποια μέλη της ομάδας τα είχαν, και ποιοι πελάτες χρωστούσαν. Έπειτα μετέφερε όλες τις πληροφορίες στο Finmap.

Ο Mykola έδωσε πρόσβαση στους υπεύθυνους έργων, στους εργοδηγούς και στους οδηγούς που κάνουν τις αγορές, επειδή το Finmap δίνει τη δυνατότητα να περιορίζεται η πρόσβαση και να επιλέγεται ποιες πληροφορίες μπορεί να προσθέτει ένας εργαζόμενος, ποιες μπορεί μόνο να βλέπει και ποιες είναι διαθέσιμες μόνο στον ιδιοκτήτη της εταιρείας.

Μετά από αυτό, όλες οι συναλλαγές καταχωρούνταν μέσα από 3 απλά κουμπιά: Έσοδο, Έξοδο και Μεταφορά. Η συστηματική καταγραφή είχε ξεκινήσει.

Τέλος στις απώλειες χρημάτων

Στην κατασκευαστική επιχείρηση του Mykola, δεν ήταν σπάνιο οι εργαζόμενοι να χάνουν αποδείξεις μετά την αγορά υλικών ή αναλώσιμων. Ως αποτέλεσμα, οι πελάτες δεν αποζημίωναν αυτά τα κόστη και η εταιρεία έπρεπε να τα καλύπτει. Με αυτόν τον τρόπο χάνονταν χιλιάδες ευρώ.

Υπήρξε μια περίπτωση τον Σεπτέμβριο όπου ένας εργαζόμενος έχασε ένα τιμολόγιο 4.500 PLN (περίπου 1.000 €) και απλώς το ξέχασε. Όταν στείλαμε τα έγγραφα στους λογιστές για εκκαθάριση, αποδείχθηκε ότι το τιμολόγιο έλειπε. Άρα δεν θα είχαμε υπολογίσει τα 4.500 και θα χάναμε τα χρήματα. Ευτυχώς, τα είχε περάσει όλα στο Finmap. — Mykola Mostovyi, ιδρυτής της Intelligent System

Βλέποντας στην αναφορά ότι υπήρξε ένα τέτοιο έξοδο, μπορείς απλώς να πας στο κατάστημα και να επανεκδώσεις την απόδειξη για να τη δώσεις στον πελάτη. Ο Mykola σημειώνει ότι μόνο από τέτοιες περιπτώσεις θα είχαν χάσει περισσότερα απ’ όσα κοστίζει η συνδρομή τους στο Finmap.

Σημαντικές αναφορές

Επειδή ένας από τους στόχους του Mykola ήταν να ελέγχει την ταμειακή ροή σε καθημερινή βάση, αναλύει τακτικά την αναφορά Cash Flow*.

* Η αναφορά Cash Flow στο Finmap δείχνει την κίνηση των χρημάτων και επιτρέπει να βλέπετε ποια ποσά εισπράττει και ποια ξοδεύει η εταιρεία.

Το Ημερολόγιο Πληρωμών* αποδείχθηκε επίσης πολύ χρήσιμο. Χάρη σε αυτό, ο κίνδυνος ταμειακού κενού φαίνεται πλέον εκ των προτέρων και υπάρχει χρόνος να διορθωθεί η κατάσταση. Γενικά, είναι πολύ βολικό να προγραμματίζονται όλες οι πληρωμές από πριν. Βοηθά στον προϋπολογισμό για τον επόμενο μήνα και ακόμη πιο πέρα, ώστε να προβλέπεται το μέλλον της επιχείρησης.

* Στο Ημερολόγιο Πληρωμών του Finmap, μπορείτε να βλέπετε υπόλοιπα και κινήσεις χρημάτων για οποιαδήποτε ημερομηνία. Περιλαμβάνονται και πληρωμές που έχουν προγραμματιστεί για το μέλλον. Αν προσθέσετε μελλοντικά έξοδα ή εισπράξεις, το Ημερολόγιο Πληρωμών θα δείξει αν υπάρχουν αρκετά χρήματα ή αν υπάρχει κίνδυνος ταμειακού κενού.

Απρόοπτα

Κατά καιρούς υπήρξαν και κάποια απρόοπτα, δηλαδή καταστάσεις ανωτέρας βίας. Κάποιος με δικαιώματα ιδιοκτήτη* διέγραψε κατά λάθος το προφίλ της εταιρείας στο Finmap. Φαινόταν ότι είχε χαθεί τεράστιος όγκος δεδομένων. Ο Mykola επικοινώνησε αμέσως με την υποστήριξη πελατών και οι διαχειριστές μας ανέκτησαν από το cloud το αρχείο με τις κρίσιμες πληροφορίες. Εκεί είχαν σωθεί όλα, εκτός από τις συναλλαγές των τελευταίων 2-3 ημερών πριν από τη διαγραφή. Αυτές ανακτήθηκαν και οι καταχωρήσεις αποκαταστάθηκαν.

* Κανένα μέλος της ομάδας Finmap δεν έχει πρόσβαση στα δεδομένα των χρηστών μας. Επομένως, δεν υπάρχει κίνδυνος κάποιος διαχειριστής να διαγράψει την εταιρεία ή οποιοδήποτε δεδομένο.

Το αποτέλεσμα

• Ο Mykola έχει πλέον συστηματική οικονομική καταγραφή για πολλές εταιρείες.
  ‍
• Είναι εύκολο να παρακολουθείται ο κύκλος των χρημάτων. Χάρη στην απλότητα του Finmap, ο Mykola έχει αναθέσει χωρίς άγχος αυτή την εργασία στους υπεύθυνους έργων και σε έναν οδηγό που ασχολείται με τις αγορές και την παράδοση προϊόντων. Οι εργαζόμενοι καταχωρούν μόνοι τους όλες τις συναλλαγές και έτσι εξοικονομούν πολύ χρόνο για τον ιδιοκτήτη και τους managers.
  ‍
• Το Ημερολόγιο Πληρωμών βοηθά να αποφεύγονται ταμειακά κενά. Η υπηρεσία προειδοποιεί για πιθανή έλλειψη χρημάτων και ο Mykola μπορεί να σχεδιάσει εκ των προτέρων πώς θα εξασφαλίσει επιπλέον κεφάλαια.

Το ημερολόγιο πληρωμών μάς βοήθησε να προγραμματίζουμε τα έσοδα και τα έξοδά μας, ώστε να ξέρουμε αν υπάρχει ταμειακό κενό ή πού μπορεί να προκύψει. Είχαμε χρόνο να αντιδράσουμε και να αποφύγουμε μια τέτοια κατάσταση. — Mykola Mostovyi, ιδρυτής της Intelligent System

• Επιπλέον, χάρη στο Ημερολόγιο Πληρωμών, ο ιδιοκτήτης γνωρίζει πάντα σε ποιον, πότε και πόσα χρωστά η επιχείρησή του, καθώς και ποιος του χρωστά και πόσα. Αυτό βοηθά στον προγραμματισμό του budget για τον επόμενο μήνα και παραπέρα.
  ‍
• Η επιχείρηση του Mykola πλέον δεν χάνει χρήματα εξαιτίας χαμένων ή λανθασμένα διαχειρισμένων αποδείξεων. Ακόμα κι αν χαθεί μια απόδειξη μετά την αγορά υλικών για το έργο ενός πελάτη, το ποσό που δαπανήθηκε έχει ήδη καταχωρηθεί στο Finmap. Αυτό σημαίνει ότι δεν θα ξεχαστεί και μπορεί να επιβεβαιωθεί εύκολα στον πελάτη απλώς με την επανέκδοση της απόδειξης.

Επιπλέον, στους πελάτες αρέσει αυτή η συστηματική καταγραφή. Μπορούν να δουν πόσα ξοδεύτηκαν για το έργο τους και πού ακριβώς πήγαν τα χρήματα. Αυτό προσθέτει αξιοπιστία στην εταιρεία.

• Οι επιχειρήσεις εξοικονομούν χρήματα από τις υπηρεσίες ενός CFO:

Στο επίπεδο που λειτουργούμε, θα έπρεπε εδώ και καιρό να είχαμε προσλάβει κάποιον για να αναλάβει τα οικονομικά. Αλλά με την υπηρεσία Finmap δεν υπάρχει ακόμα αυτή η ανάγκη. — Mykola Mostovyi, ιδρυτής της Intelligent System

• Μία από τις εταιρείες του Mykola, που έχει εφαρμόσει το Finmap για fintech, αναπτύχθηκε κατά 400% μέσα σε έναν χρόνο. Και πέρυσι, ακόμη και παρά την πανδημία, σημείωσε ~150% ανάπτυξη.

Σε μεγάλο βαθμό αυτό οφείλεται στο Finmap, γιατί ακόμη και σε δύσκολες περιόδους ξέραμε πόσα χρήματα έχουμε, σε τι μπορούμε να βασιστούμε, τι μπορούμε να αγοράσουμε κ.λπ.

Υ.Γ.
– Γιατί αποφασίσατε να εφαρμόσετε το Finmap στην επιχείρησή σας;
– Γιατί είναι κορυφαίο! — Mykola Mostovyi, ιδρυτής της Intelligent System

Και για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις συμβουλευτικές υπηρεσίες της Intelligent System, κάντε κλικ εδώ: https://intelligentsystem.com.pl

Κλάδος: Πώς το Finmap βοηθά τις κατασκευαστικές επιχειρήσεις να ανακτήσουν τον οικονομικό έλεγχο