Cum să crești cu 150% într-un an, chiar și în pandemie, punând la punct un management financiar solid: cazul unei firme de construcții

Fișa studiului de caz

Mykola Mostovoy – 16 ani de experiență antreprenorială, 3 ani de business în Polonia.
Activează în construcții, retail și servicii.
Finanțist certificat.
Îi place să ajute alți antreprenori să devină mai eficienți și mai organizați cu banii.

Intelligent System, Varșovia – compania de consultanță a lui Mykola, care îi ajută pe antreprenori cu planificarea strategică, crearea de modele financiare, stabilirea prețurilor, marketing și tot ce mai are nevoie un business pentru a crește. De asemenea, ajută companiile din Ucraina să intre pe piața poloneză.

Website: https://intelligentsystem.com.pl

Context

Înainte să își înființeze compania de consultanță, Mykola activa în domeniul construcțiilor. Proiectele lui creșteau, avea 10 echipe plus manageri care coordonau șantierele.

Fiecare dintre ei avea bugete separate pentru achiziția de materiale și consumabile. Toate acestea trebuiau adunate cumva într-un singur loc, ca Mykola să înțeleagă:

• câți bani au fost încasați de la client;
• cât s-a cheltuit pe achiziții și salarii;
• dacă fiecare proiect își acoperea costurile;
• dacă stocurile erau ținute corect în evidență.

În plus, Mykola voia să își vadă fluxul de numerar zilnic, să urmărească profitul și să identifice zonele unde se pierd bani.

Cu alte cuvinte, businessul lui Mykola avea nevoie de contabilitate managerială sistematică, așa că a început să caute soluții.

Obiectiv

Poți încredința informații atât de importante pur și simplu unui contabil? În Polonia, firmele de contabilitate externalizată se ocupă doar de evidența contabilă și de raportările fiscale. Iar marele dezavantaj este că trimit datele pentru luna precedentă abia în luna următoare. Practic, trebuie să aștepți 2-3 săptămâni pentru un raport ca să înțelegi ce se întâmplă în business.

Aveam nevoie de un instrument de contabilitate managerială mai rapid, care să ne arate unde facem profit, unde pierdem bani și unde putem lucra mai eficient. — Mykola Mostovyi, fondatorul Intelligent System

O altă opțiune era angajarea unui director financiar. Însă în Varșovia, salariul unui astfel de specialist începe de la 8.000 PLN, adică aproximativ 2.000 € pe lună.

Finmap putea implementa contabilitatea managerială la un cost mult mai mic. Mykola a stabilit următoarele obiective:

• Să găsească o soluție simplă , pe care să o poată folosi chiar și cineva fără studii contabile sau economice, iar managerii de proiect, șefii de echipă sau șoferii să poată gestiona achizițiile.
• Toată contabilitatea managerială să fie într-un singur loc.

Înainte, Mykola folosea un serviciu polonez de contabilitate. Însă acesta putea acoperi doar o singură nevoie. De exemplu, întocmirea devizelor, raportarea încasărilor și plăților sau profitul și pierderea, adică raportul P&L. Totul era în Excel, greu de folosit și mare consumator de timp. În plus, nu era suficient pentru toate sarcinile de care aveau nevoie.

• Era esențial ca serviciul să aibă un calendar de plăți.

Mykola voia să planifice finanțele pentru luna următoare și pe termen mai lung și să anticipeze lipsurile de numerar, ca să le poată evita.

• Să aleagă o soluție multilingvă.

În echipă sunt oameni din Ucraina, Moldova, Georgia, Belarus și Polonia. Așa că serviciile disponibile doar în poloneză nu erau potrivite, pentru că nu toți angajații cunosc poloneza. Avea nevoie de un serviciu în care să poată alege dintre mai multe limbi.

Soluția Finmap

Căutând o variantă potrivită, Mykola a ajuns pe site-ul Finmap și s-a înregistrat ca să o testeze.

Primul pas

Pentru început, fiind finanțist certificat, a pornit de la modelul financiar al companiei. Și-a organizat veniturile și structura costurilor. A sistematizat informațiile despre unde se află banii businessului, ce departamente și membri ai echipei îi gestionează și ce clienți au datorii către companie. Apoi a transferat toate informațiile în Finmap.

Mykola le-a oferit acces managerilor de proiect, șefilor de echipă și șoferilor care fac achizițiile, pentru că Finmap permite limitarea accesului și alegerea informațiilor pe care un angajat le poate adăuga, pe care doar le poate vizualiza și care sunt disponibile exclusiv proprietarului companiei.

După aceea, toate tranzacțiile au fost adăugate prin 3 butoane simple: Venit, Cheltuială și Transfer. Așa a început evidența sistematică.

Cum au oprit pierderile de bani

În businessul de construcții al lui Mykola se întâmpla des ca angajații să piardă bonurile după achiziția de materiale sau consumabile. Drept urmare, clienții nu rambursau aceste costuri, iar compania trebuia să le suporte. În acest fel se pierdeau mii de euro.

În septembrie am avut o situație în care un angajat a pierdut o factură de 4.500 PLN, adică aproximativ 1.000 €, și pur și simplu a uitat de ea. Când am trimis documentele la contabili pentru decont, s-a dovedit că factura lipsea. Prin urmare, nu am fi calculat cei 4.500 și am fi pierdut banii. Bine că trecuse totul prin Finmap. — Mykola Mostovyi, fondatorul Intelligent System

Când vezi în raport că a existat o astfel de cheltuială, poți merge pur și simplu la magazin și recupera bonul, ca să îl prezinți clientului. Mykola spune că doar în astfel de situații ar fi pierdut mai mult decât costul abonamentului la Finmap.

Rapoarte importante

Pentru că unul dintre obiectivele lui Mykola era să controleze zilnic fluxul de numerar, el analizează regulat raportul Cash Flow*.

* Raportul Cash Flow din Finmap arată fluxul de numerar și îți permite să vezi ce sume intră și ce sume ies din companie.

Calendarul de plăți* s-a dovedit și el foarte util. Datorită lui, riscul unui deficit de numerar se vede din timp și există timp pentru corectarea situației. În general, este foarte comod să planifici toate plățile în avans. Te ajută să îți faci bugetul pentru luna următoare și pe termen mai lung, ca să poți anticipa viitorul businessului.

* În Calendarul de plăți Finmap poți vedea soldurile și mișcările de bani pentru orice dată. Sunt incluse și plățile planificate pentru viitor. Dacă adaugi cheltuieli sau încasări viitoare, Calendarul de plăți îți arată dacă există suficienți bani sau dacă apare riscul unui deficit de numerar.

Situații neprevăzute

Din când în când au apărut și situații de forță majoră, adică situații neprevăzute. Cineva cu statut de proprietar* a șters din greșeală profilul companiei din Finmap. Părea că s-a pierdut un volum uriaș de date. Mykola a contactat rapid serviciul de suport, iar managerii noștri au extras din cloud arhiva cu informațiile esențiale. Acolo era salvat totul, cu excepția tranzacțiilor din ultimele 2-3 zile înainte de ștergere. Acestea au fost recuperate, iar înregistrările au fost restaurate.

* Nimeni din echipa Finmap nu are acces la datele utilizatorilor noștri. Prin urmare, nu există riscul ca vreun manager să poată șterge compania sau datele acesteia.

Rezultatul

• Mykola are acum evidență financiară sistematică pentru mai multe companii.
  ‍
• Este ușor să urmărească rulajul banilor. Datorită simplității Finmap, Mykola a putut delega fără griji această sarcină managerilor de proiect și unui șofer care se ocupă de achiziții și livrarea mărfurilor. Angajații introduc singuri toate tranzacțiile și astfel economisesc mult timp pentru proprietar și manageri.
  ‍
• Calendarul de plăți ajută la evitarea deficitului de numerar. Serviciul avertizează din timp dacă există riscul să nu ajungă banii, iar Mykola poate planifica din timp cum să atragă fonduri suplimentare.

Calendarul de plăți ne-a ajutat să ne planificăm veniturile și cheltuielile astfel încât să știm dacă avem un deficit de numerar sau unde ar putea apărea. Am avut timp să reacționăm și să evităm o astfel de situație. — Mykola Mostovyi, fondatorul Intelligent System

• În plus, datorită Calendarului de plăți, proprietarul știe mereu cui, când și cât datorează businessul și cine și cât îi datorează companiei. Asta îl ajută să planifice bugetul pentru luna următoare și pe termen mai lung.
  ‍
• Businessul lui Mykola nu mai pierde bani din cauza bonurilor gestionate greșit. Chiar dacă un bon se pierde după achiziția de materiale pentru șantierul unui client, suma cheltuită a fost deja introdusă în Finmap. Asta înseamnă că nu va fi uitată și poate fi confirmată ușor clientului prin simpla recuperare a bonului.

În plus, clienții apreciază această evidență sistematică. Pot vedea cât s-a cheltuit pentru proiectul lor și unde au mers exact banii. Acest lucru adaugă credibilitate companiei.

• Businessurile economisesc bani la serviciile unui CFO:

La nivelul la care lucrăm, ar fi trebuit de mult să angajăm pe cineva care să se ocupe de finanțe. Dar cu serviciul Finmap, deocamdată nu mai este nevoie. — Mykola Mostovyi, fondatorul Intelligent System

• Una dintre companiile lui Mykola, care a implementat Finmap pentru fintech, a crescut cu 400% într-un an. Iar anul trecut, chiar și în ciuda pandemiei, a avut o creștere de ~150%.

În special este și meritul Finmap, pentru că, inclusiv în perioade dificile, am înțeles câți bani avem, pe ce ne putem baza, ce putem cumpăra și așa mai departe.

P.S.
– De ce ați decis să implementați Finmap în businessul vostru?
– Pentru că e tare! — Mykola Mostovyi, fondatorul Intelligent System

Iar dacă vrei să afli mai multe despre serviciile de consultanță Intelligent System, intră aici: https://intelligentsystem.com.pl

Industrie: Cum ajută Finmap companiile de construcții să recâștige controlul financiar