Come crescere del 150% in un anno, anche durante una pandemia, con una gestione finanziaria solida: il caso di un’impresa edile

Scheda del caso cliente

Mykola Mostovoy – 16 anni di esperienza imprenditoriale, 3 anni di attività in Polonia.
Si occupa di edilizia, retail e servizi.
Finanziere certificato.
Ama aiutare altri imprenditori a diventare più efficienti e ordinati nella gestione del denaro.

Intelligent System, Varsavia – la società di consulenza di Mykola che aiuta gli imprenditori con pianificazione strategica, creazione di modelli finanziari, pricing, marketing e tutto ciò di cui un’azienda ha bisogno per crescere. Aiutano anche le aziende ucraine a entrare nel mercato polacco.

Sito web: https://intelligentsystem.com.pl

Situazione di partenza

Prima di avviare una società di consulenza, Mykola lavorava nel settore edile. I suoi progetti crescevano: aveva 10 squadre più i responsabili che gestivano i cantieri.

Ognuno di loro aveva budget separati per l’acquisto di materiali e consumabili. Tutto questo doveva in qualche modo confluire in un unico punto, così che Mykola potesse capire:

• quanti soldi erano stati incassati dal cliente;
• quanto era stato speso per acquisti e stipendi;
• se ogni progetto si ripagava da solo;
• se il suo magazzino era correttamente contabilizzato.

In più, Mykola voleva vedere il suo cash flow giornaliero, monitorare gli utili e individuare le aree in perdita.

In altre parole, nell’azienda di Mykola serviva una contabilità gestionale strutturata, quindi ha iniziato a cercare una soluzione.

Obiettivo

Informazioni così importanti possono essere affidate semplicemente a un commercialista? In Polonia, le società di contabilità in outsourcing si occupano solo di tenuta contabile e dichiarazioni fiscali. Ma il vero limite è che consegnano i dati del mese precedente solo nel mese successivo. In pratica, bisogna aspettare 2-3 settimane per avere un report e capire com’è messa l’azienda.

Avevamo bisogno di uno strumento di contabilità gestionale più tempestivo, che ci mostrasse dove guadagniamo, dove perdiamo denaro e dove possiamo lavorare in modo più efficiente. — Mykola Mostovyi, fondatore di Intelligent System

Un’altra opzione era assumere un direttore finanziario. A Varsavia, però, lo stipendio di uno specialista di questo tipo parte da 8.000 PLN, cioè circa 2.000 € al mese.

Finmap poteva implementare la contabilità gestionale a un costo molto più basso. Mykola ha quindi definito questi obiettivi:

• Trovare una soluzione semplice che potesse essere usata anche da chi non ha una formazione contabile o economica, e che permettesse a project manager, capisquadra o autisti di gestire gli acquisti.
• Tenere tutta la contabilità gestionale in un unico posto.

In precedenza, Mykola usava un servizio di contabilità polacco. Tuttavia, riusciva a coprire solo un’esigenza alla volta. Per esempio: preparare preventivi, rendicontare entrate e uscite, oppure produrre il conto economico, il report P&L. Era tutto in Excel, difficile da usare e molto dispendioso in termini di tempo. Inoltre, non aveva abbastanza funzionalità per gestire tutte le attività.

• Era fondamentale che il servizio avesse un calendario dei pagamenti.

Mykola voleva pianificare le finanze per il mese successivo e oltre, ma anche prevedere eventuali buchi di cassa per evitarli.

• Scegliere una soluzione multilingue.

Il team include persone provenienti da Ucraina, Moldavia, Georgia, Bielorussia e Polonia. Quindi i soli servizi in polacco non erano adatti, perché non tutti i dipendenti conoscono il polacco. Serviva quindi un servizio in cui fosse possibile scegliere tra più lingue.

La soluzione Finmap

Cercando un’opzione adatta, Mykola ha trovato il sito di Finmap e si è registrato per provarla.

Primo passo

Per iniziare, da finanziere certificato, è partito dal suo modello finanziario. Ha organizzato i ricavi e la struttura dei costi. Ha sistematizzato le informazioni su dove si trovava il denaro dell’azienda, quali reparti e membri del team lo gestivano e quali clienti dovevano ancora pagare. Poi ha trasferito tutte le informazioni in Finmap.

Mykola ha dato accesso a project manager, capisquadra e autisti che effettuano gli acquisti, perché Finmap permette di limitare gli accessi e scegliere quali informazioni un dipendente può aggiungere, quali può solo visualizzare e quali sono disponibili solo al titolare dell’azienda.

Da quel momento, tutte le transazioni venivano inserite tramite 3 semplici pulsanti: Entrata, Uscita e Trasferimento. La contabilità strutturata era partita.

Smettere di perdere denaro

Nell’attività edile di Mykola capitava spesso che i dipendenti perdessero gli scontrini dopo aver acquistato materiali o consumabili. Di conseguenza, i clienti non rimborsavano questi costi e l’azienda doveva farsene carico. In questo modo si perdevano migliaia di euro.

A settembre è successo che un dipendente ha perso una fattura da 4.500 PLN, circa 1.000 €, e se n’è semplicemente dimenticato. Quando abbiamo consegnato i documenti ai contabili per la riconciliazione, è emerso che la fattura mancava. Di conseguenza, non avremmo conteggiato quei 4.500 e avremmo perso il denaro. Per fortuna aveva registrato tutto in Finmap. — Mykola Mostovyi, fondatore di Intelligent System

Vedendo nel report che era stata registrata quella spesa, basta andare in negozio e recuperare lo scontrino da presentare al cliente. Mykola sottolinea che, solo con situazioni di questo tipo, avrebbero perso più del costo dell’abbonamento a Finmap.

Report importanti

Poiché uno degli obiettivi di Mykola era controllare il cash flow ogni giorno, analizza regolarmente il report Cash Flow*.

* Il report Cash Flow in Finmap mostra i flussi di cassa e permette di vedere quali importi entrano e quali vengono spesi dall’azienda.

Anche il Calendario dei pagamenti* si è rivelato molto utile. Grazie a questo strumento, il rischio di un buco di cassa è visibile in anticipo e c’è tempo per correggere la situazione. In generale, è molto comodo pianificare tutti i pagamenti in anticipo. Aiuta a preparare il budget del mese successivo e oltre, così da prevedere l’andamento futuro dell’azienda.

* Nel Calendario dei pagamenti di Finmap puoi vedere saldi e movimenti di denaro per qualsiasi data, inclusi i pagamenti pianificati per il futuro. Se inserisci uscite o incassi futuri, il Calendario dei pagamenti ti mostra se il denaro sarà sufficiente o se c’è il rischio di un buco di cassa.

Cause di forza maggiore

Di tanto in tanto si sono verificate situazioni di forza maggiore, cioè imprevisti. Una persona con status di proprietario* ha eliminato per errore il profilo Finmap dell’azienda. Sembrava che una quantità enorme di dati fosse andata persa. Mykola ha contattato rapidamente il servizio di assistenza clienti e i nostri manager hanno recuperato dal cloud l’archivio con le informazioni essenziali. Era stato salvato tutto, tranne le transazioni degli ultimi 2-3 giorni prima dell’eliminazione. Anche queste sono state recuperate e le registrazioni sono state ripristinate.

* Nessuno del team Finmap ha accesso ai dati dei nostri utenti. Quindi non c’è il rischio che uno dei manager possa eliminare l’azienda o qualsiasi dato.

Il risultato

• Oggi Mykola ha una contabilità finanziaria strutturata per diverse aziende.
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• È facile tenere sotto controllo il giro di cassa. Grazie alla semplicità di Finmap, Mykola ha potuto delegare senza problemi questa attività ai project manager e a un autista che si occupa degli acquisti e della consegna della merce. I dipendenti inseriscono autonomamente tutte le transazioni, facendo così risparmiare molto tempo al titolare e ai manager.
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• Il Calendario dei pagamenti aiuta a evitare i buchi di cassa. Il servizio avvisa quando potrebbe mancare liquidità e Mykola può pianificare in anticipo come reperire fondi aggiuntivi.

Il calendario dei pagamenti ci ha aiutato a pianificare entrate e uscite, così sapevamo se avevamo un buco di cassa o dove poteva presentarsi. Avevamo il tempo di reagire ed evitare quella situazione. — Mykola Mostovyi, fondatore di Intelligent System

• Inoltre, grazie al Calendario dei pagamenti, il titolare sa sempre a chi, quando e quanto la sua azienda deve pagare, e chi deve quanto all’azienda. Questo aiuta a pianificare il budget per il mese successivo e oltre.
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• Oggi l’azienda di Mykola non perde denaro per scontrini gestiti male. Anche se dopo l’acquisto di materiali per il cantiere di un cliente uno scontrino viene perso, l’importo speso è già stato inserito in Finmap. Questo significa che non verrà dimenticato e potrà essere facilmente giustificato al cliente semplicemente recuperando lo scontrino.

Inoltre, ai clienti piace questo tipo di contabilità strutturata. Possono vedere quanto è stato speso per il loro progetto e dove sono finiti esattamente i soldi. Questo aumenta la fiducia nell’azienda.

• Le aziende risparmiano sui servizi di un CFO:

Al livello in cui lavoriamo, avremmo dovuto assumere da tempo una persona che si occupasse delle finanze. Ma con il servizio Finmap, per ora non ce n’è bisogno. — Mykola Mostovyi, fondatore di Intelligent System

• Una delle aziende di Mykola, che ha implementato Finmap per il fintech, è cresciuta del 400% in un anno. E l’anno scorso, nonostante la pandemia, ha registrato una crescita di circa il 150%.

In particolare è anche merito di Finmap, perché persino nei momenti difficili sapevamo quanti soldi avevamo, su cosa potevamo contare, cosa potevamo comprare e così via.

P.S.
– Perché avete deciso di implementare Finmap nella vostra azienda?
– Perché è fantastico! — Mykola Mostovyi, fondatore di Intelligent System

E per saperne di più sui servizi di consulenza di Intelligent System, clicca qui: https://intelligentsystem.com.pl

Settore: Come Finmap aiuta le imprese edili a riprendere il controllo delle finanze