Hoe je in één jaar met 150% groeit, zelfs tijdens een pandemie, dankzij goed financieel beheer: de case van een bouwbedrijf

Klantcase

Mykola Mostovoy – 16 jaar ondernemerservaring, waarvan 3 jaar ondernemen in Polen.
Hij is actief in de bouw, retail en dienstverlening.
Gecertificeerd financieel specialist.
Helpt graag andere ondernemers om efficiënter en overzichtelijker met geld om te gaan.

Intelligent System, Warschau – het consultancybedrijf van Mykola dat ondernemers helpt met strategische planning, het opzetten van financiële modellen, prijsbepaling, marketing en alles wat een bedrijf nodig heeft om te groeien. Ze helpen ook bedrijven uit Oekraïne om de Poolse markt te betreden.

Website: https://intelligentsystem.com.pl

Uitgangssituatie

Voordat Mykola zijn consultancybedrijf oprichtte, werkte hij in de bouw. Zijn projecten groeiden, met 10 ploegen plus managers die de bouwplaatsen aanstuurden.

Iedereen had eigen budgetten voor de aankoop van materialen en verbruiksartikelen. Al die informatie moest op de een of andere manier op één plek samenkomen, zodat Mykola kon begrijpen:

• hoeveel geld er bij de klant was opgehaald;
• hoeveel er was uitgegeven aan inkopen en salarissen;
• of elk project zichzelf terugverdiende;
• of zijn voorraad goed werd bijgehouden.

Daarnaast wilde Mykola dagelijks zicht hebben op zijn cashflow, winst volgen en verliesposten opsporen.

Kortom: Mykola had in zijn bedrijf behoefte aan gestructureerde management accounting, dus ging hij op zoek naar oplossingen.

De uitdaging

Kun je zulke belangrijke informatie zomaar aan een boekhouder toevertrouwen? In Polen doen externe boekhoudkantoren alleen de boekhouding en belastingaangiftes. Maar het grootste nadeel is dat ze de gegevens van de vorige maand pas in de maand erna aanleveren. Met andere woorden: je moet 2 tot 3 weken op een rapport wachten om te begrijpen hoe je bedrijf ervoor staat.

We hadden een tool voor management accounting nodig die sneller inzicht gaf: waar we winst maakten, waar we geld verloren en waar we efficiënter konden werken. — Mykola Mostovyi, oprichter van Intelligent System

Een andere optie was het aannemen van een financieel directeur. Maar in Warschau begint het salaris van zo’n specialist bij 8.000 PLN (ongeveer € 2.000) per maand.

Finmap kon management accounting invoeren tegen veel lagere kosten. Mykola stelde de volgende doelen vast:

• Een eenvoudige oplossing vinden die zelfs iemand zonder achtergrond in boekhouding of economie kan gebruiken, en waarmee projectmanagers, voormannen of chauffeurs inkopen kunnen verwerken.
• Alle management accounting op één plek houden.

Eerder gebruikte Mykola een Poolse boekhoudservice. Maar die kon maar één taak tegelijk dekken. Bijvoorbeeld begrotingen maken, inkomende en uitgaande geldstromen rapporteren of een winst-en-verliesoverzicht (P&L-rapport) opstellen. Alles stond in Excel, wat lastig te gebruiken was en te veel tijd kostte. Bovendien was er niet genoeg capaciteit om alle taken op te lossen.

• Het was essentieel dat de service een betalingskalender had.

Mykola wilde zijn financiën voor de komende maand en verder vooruit plannen, en ook cashgaps voorzien om ze te voorkomen.

• Een meertalige oplossing kiezen.

Het team bestaat uit mensen uit Oekraïne, Moldavië, Georgië, Belarus en Polen. Daarom waren alleen Poolse services niet geschikt, omdat niet alle medewerkers Pools spreken. Hij had dus een service nodig waarbij hij uit meerdere talen kon kiezen.

De oplossing met Finmap

Tijdens zijn zoektocht naar een geschikte optie kwam Mykola op de website van Finmap terecht en registreerde hij zich om het uit te proberen.

Eerste stap

Om te beginnen pakte hij, als gecertificeerd financieel specialist, zijn financiële model erbij. Hij bracht zijn inkomsten en kostenstructuur op orde. Hij systematiseerde de informatie over waar het geld van zijn bedrijf zich bevond, welke afdelingen en teamleden het beheerden en welke klanten nog moesten betalen. Daarna zette hij alle informatie over naar Finmap.

Mykola gaf toegang aan projectmanagers, voormannen en chauffeurs die de inkopen doen, omdat je in Finmap toegang kunt beperken en kunt bepalen welke informatie een medewerker mag toevoegen, wat alleen bekeken kan worden en wat uitsluitend beschikbaar is voor de eigenaar van het bedrijf.

Daarna werden alle transacties ingevoerd via 3 eenvoudige knoppen: Inkomsten, Uitgaven en Overboeking. De gestructureerde financiële administratie was begonnen.

Stoppen met geld verliezen

In Mykola’s bouwbedrijf kwam het regelmatig voor dat medewerkers na de aankoop van materialen of verbruiksartikelen bonnetjes kwijtraakten. Daardoor vergoedden klanten deze kosten niet en moest het bedrijf ze zelf dragen. Op die manier gingen duizenden euro’s verloren.

In september was er een situatie waarin een medewerker een factuur van 4.500 PLN (ongeveer € 1.000) kwijtraakte en het simpelweg vergat. Toen we de documenten ter afrekening naar de boekhouder stuurden, bleek dat de factuur ontbrak. Daardoor zouden we die 4.500 niet hebben meegerekend en waren we dat geld kwijt geweest. Gelukkig had hij alles in Finmap gezet. — Mykola Mostovyi, oprichter van Intelligent System

Als je in het rapport ziet dat er zo’n uitgave is geweest, kun je gewoon terug naar de winkel en het bonnetje opnieuw opvragen om het aan de klant te geven. Mykola geeft aan dat ze alleen al door dit soort situaties meer geld zouden zijn kwijtgeraakt dan de kosten van hun Finmap-abonnement.

Belangrijke rapporten

Omdat een van Mykola’s doelen was om de cashflow dagelijks te controleren, analyseert hij regelmatig het Cashflowrapport*.

* Het Cashflow rapport in Finmap toont de geldstromen en laat zien welke bedragen het bedrijf ontvangt en uitgeeft.

Ook de Betalingskalender* bleek erg nuttig. Dankzij deze functie is het risico op een cashgap nu vooraf zichtbaar en is er tijd om bij te sturen. Over het algemeen is het heel handig om alle betalingen vooraf te plannen. Het helpt om de budgetten voor de volgende maand en verder vooruit te plannen en zo de toekomst van het bedrijf te voorspellen.

* In de Betalingskalender van Finmap zie je saldi en geldbewegingen voor elke gewenste datum. Daaronder vallen ook betalingen die voor de toekomst gepland staan. Als je toekomstige uitgaven of ontvangsten toevoegt, laat de Betalingskalender zien of er genoeg geld is of dat er een risico op een cashgap ontstaat.

Overmacht

Af en toe waren er ook overmachtsituaties, of onvoorziene omstandigheden. Iemand met eigenaarsrechten* had per ongeluk het Finmap-profiel van het bedrijf verwijderd. Een enorme hoeveelheid data leek verloren te zijn. Mykola nam snel contact op met de klantenservice en onze managers haalden het archief met de cruciale informatie uit de cloud. Alles behalve de transacties van de laatste 2-3 dagen vóór de verwijdering was daar opgeslagen. Die werden teruggehaald en de administratie werd hersteld.

* Niemand van het Finmap-team heeft toegang tot de gegevens van onze gebruikers. Er is dus geen risico dat een manager het bedrijf of gegevens zou kunnen verwijderen.

Het resultaat

• Mykola heeft nu gestructureerde financiële administratie voor meerdere bedrijven.
  ‍
• Het is makkelijk om de geldstromen bij te houden. Dankzij de eenvoud van Finmap heeft Mykola deze taak rustig kunnen delegeren aan projectmanagers en een chauffeur die verantwoordelijk is voor de inkoop en levering van goederen. De medewerkers voeren alle transacties zelf in en besparen zo veel tijd voor de eigenaar en managers.
  ‍
• De betalingskalender helpt om cashgaps te voorkomen. De service waarschuwt voor een mogelijk geldtekort, zodat Mykola vooraf kan plannen hoe hij extra middelen aantrekt.

De betalingskalender hielp ons onze inkomsten en uitgaven te plannen, zodat we wisten of we een cashgap hadden of waar die zou kunnen ontstaan. We hadden tijd om te reageren en zo’n situatie te voorkomen. — Mykola Mostovyi, oprichter van Intelligent System

• Daarnaast weet de eigenaar dankzij de betalingskalender altijd aan wie, wanneer en hoeveel zijn of haar bedrijf verschuldigd is, en wie hoeveel aan het bedrijf verschuldigd is. Dat helpt om het budget voor de komende maand en verder vooruit te plannen.
  ‍
• Mykola’s bedrijf verliest nu geen geld meer door verkeerd afgehandelde bonnetjes. Zelfs als er na de aankoop van materialen voor de bouwplaats van een klant een bonnetje kwijtraakt, staat het uitgegeven bedrag al in Finmap. Dat betekent dat het niet wordt vergeten en makkelijk bij de klant kan worden bevestigd door het bonnetje simpelweg opnieuw op te vragen.

Bovendien waarderen klanten dit soort gestructureerde administratie. Ze kunnen zien hoeveel er aan hun project is uitgegeven en waar het geld precies naartoe is gegaan. Dat vergroot het vertrouwen in het bedrijf.

• Bedrijven besparen geld op de diensten van een CFO:

Op het niveau waarop wij werken, hadden we eigenlijk allang iemand moeten aannemen om de financiën te beheren. Maar met Finmap is dat voorlopig niet nodig. — Mykola Mostovyi, oprichter van Intelligent System

• Een van Mykola’s bedrijven, dat Finmap voor fintech heeft geïmplementeerd, is in één jaar met 400% gegroeid. En vorig jaar was er, ondanks de pandemie, zelfs ~150% groei.

Dat is in het bijzonder mede te danken aan Finmap, omdat we zelfs in moeilijke tijden wisten hoeveel geld we hadden, waar we op konden rekenen, wat we konden kopen enzovoort.

P.S.
– Waarom hebt u besloten Finmap in uw bedrijf te implementeren?
– Omdat het gewoon goed is! — Mykola Mostovyi, oprichter van Intelligent System

Wilt u meer weten over de consultancydiensten van Intelligent System? Klik dan hier: https://intelligentsystem.com.pl

Branche: Hoe Finmap bouwbedrijven helpt weer grip te krijgen op hun financiën