Como crescer 150% em um ano, mesmo durante a pandemia, estruturando uma gestão financeira sólida: o caso de uma construtora

Ficha do caso de uso

Mykola Mostovoy – 16 anos de experiência empreendendo, 3 anos fazendo negócios na Polônia.
Atua nos setores de construção, varejo e prestação de serviços.
Especialista em finanças certificado.
Gosta de ajudar outros empreendedores a serem mais eficientes e organizados com o dinheiro.

Intelligent System, Varsóvia – empresa de consultoria de Mykola que ajuda empreendedores com planejamento estratégico, criação de modelos financeiros, precificação, marketing e tudo mais de que uma empresa precisa para crescer. Eles também ajudam empresas da Ucrânia a entrar no mercado polonês.

Site: https://intelligentsystem.com.pl

Contexto

Antes de abrir a consultoria, Mykola trabalhava no setor de construção. Seus projetos estavam crescendo, com 10 equipes mais gerentes responsáveis pelas obras.

Cada uma delas tinha orçamentos separados para compra de materiais e insumos. Tudo isso precisava, de alguma forma, ficar reunido em um só lugar para que Mykola conseguisse entender:

• quanto dinheiro havia sido recebido do cliente;
• quanto foi gasto com compras e salários;
• se cada projeto se pagava;
• se o estoque estava devidamente controlado.

Além disso, Mykola queria acompanhar seu fluxo de caixa diário, monitorar os lucros e identificar pontos de prejuízo.

Em outras palavras, o negócio de Mykola precisava de uma contabilidade gerencial organizada, então ele começou a procurar soluções.

Desafio

Dá para confiar informações tão importantes simplesmente a um contador? Na Polônia, empresas terceirizadas de contabilidade cuidam apenas da contabilidade fiscal e das declarações de impostos. Mas o principal problema é que elas entregam os dados do mês anterior só no mês seguinte. Ou seja, é preciso esperar 2 a 3 semanas por um relatório para entender a situação da empresa.

Precisávamos de uma ferramenta de contabilidade gerencial mais ágil, que mostrasse onde estávamos gerando lucro, onde estávamos perdendo dinheiro e onde poderíamos operar com mais eficiência. — Mykola Mostovyi, fundador da Intelligent System

Outra opção seria contratar um diretor financeiro. Porém, em Varsóvia, o salário de um profissional desse nível começa em 8.000 PLN (cerca de 2.000 €) por mês.

Finmap poderia implementar a contabilidade gerencial por um custo muito menor. Mykola definiu os seguintes objetivos:

• Encontrar uma solução simples para que até alguém sem formação em contabilidade ou economia pudesse usar o sistema, e para que gerentes de projeto, encarregados de obra ou motoristas conseguissem registrar as compras.
• Manter toda a contabilidade gerencial em um só lugar.

Antes, Mykola usava um serviço de contabilidade polonês. Porém, ele conseguia resolver apenas uma tarefa por vez. Por exemplo: elaborar orçamentos, relatar entradas e saídas de caixa ou demonstrar lucros e perdas (relatório DRE/P&L). Tudo ficava no Excel, o que era difícil de usar e consumia tempo demais. Além disso, não havia capacidade suficiente para resolver todas as demandas.

• Era indispensável que o serviço tivesse um calendário de pagamentos.

Mykola queria planejar as finanças para o mês seguinte e para períodos mais longos, além de prever faltas de caixa para conseguir evitá-las.

• Escolher uma solução multilíngue.

A equipe conta com pessoas da Ucrânia, Moldávia, Geórgia, Belarus e Polônia. Por isso, serviços apenas em polonês não atendiam, já que nem todos os colaboradores falam o idioma. Ele precisava de uma solução em que fosse possível escolher entre vários idiomas.

A solução da Finmap

Em busca de uma opção adequada, Mykola encontrou o site da Finmap e se cadastrou para testar.

Primeiro passo

Para começar, como especialista em finanças certificado, ele partiu do seu modelo financeiro. Ele organizou suas receitas e sua estrutura de custos. Também sistematizou as informações sobre onde estava o dinheiro da empresa, quais departamentos e membros da equipe tinham acesso a ele, e quais clientes estavam devendo. Depois, transferiu todas essas informações para a Finmap.

Mykola deu acesso a gerentes de projeto, encarregados e motoristas responsáveis pelas compras, porque a Finmap permite restringir acessos e definir quais informações um colaborador pode adicionar, quais pode apenas visualizar e quais ficam disponíveis somente para o dono da empresa.

Depois disso, todas as transações passaram a ser adicionadas por 3 botões simples: Receita, Despesa e Transferência. A contabilidade organizada havia começado.

Parar de perder dinheiro

No negócio de construção de Mykola, era comum que colaboradores perdessem recibos depois de comprar materiais ou insumos. Como resultado, os clientes não reembolsavam esses custos e a empresa tinha que arcar com eles. Milhares de euros eram perdidos dessa forma.

Em setembro, tivemos uma situação em que um funcionário perdeu uma nota de 4.500 PLN (cerca de 1.000 €) e simplesmente esqueceu disso. Quando enviamos os documentos para a contabilidade fazer o acerto, percebemos que a nota estava faltando. Ou seja, não teríamos lançado esses 4.500 e teríamos perdido o dinheiro. Ainda bem que ele registrou tudo na Finmap. — Mykola Mostovyi, fundador da Intelligent System

Ao ver no relatório que houve essa despesa, basta voltar à loja e recuperar o recibo para apresentar ao cliente. Mykola destaca que, só com situações como essa, eles já teriam perdido mais do que o valor da assinatura da Finmap.

Relatórios importantes

Como uma das tarefas de Mykola era controlar o fluxo de caixa diariamente, ele analisa com frequência o relatório de fluxo de caixa*.

* O relatório de fluxo de caixa da Finmap mostra a movimentação de dinheiro e permite ver quais valores estão entrando e quais estão sendo gastos pela empresa.

O Calendário de Pagamentos* também se mostrou muito útil. Graças a ele, o risco de falta de caixa agora aparece com antecedência e há tempo para corrigir a situação. No geral, é muito prático planejar todos os pagamentos com antecedência. Isso ajuda a montar o orçamento do próximo mês e de períodos posteriores para prever o futuro do negócio.

* No Calendário de Pagamentos da Finmap, você vê saldos e movimentações de dinheiro para qualquer data. Isso inclui pagamentos planejados para o futuro. Se você adicionar despesas ou recebimentos futuros, o Calendário de Pagamentos mostra se haverá dinheiro suficiente ou se existe risco de falta de caixa.

Imprevistos

De vez em quando, surgiam algumas situações de força maior, ou imprevistos. Alguém com status de proprietário* excluiu sem querer o perfil da empresa na Finmap. Parecia que uma enorme quantidade de dados havia sido perdida. Mykola entrou rapidamente em contato com o suporte ao cliente, e nossos gerentes recuperaram da nuvem o arquivo com as informações essenciais. Tudo foi salvo, exceto as transações dos últimos 2 a 3 dias antes da exclusão. Elas foram recuperadas e os registros foram restaurados.

* Ninguém da equipe da Finmap tem acesso aos dados dos nossos usuários. Portanto, não há risco de qualquer gerente excluir a empresa ou qualquer informação.

O resultado

• Hoje, Mykola tem uma contabilidade financeira organizada para várias empresas.
  ‍
• Ficou fácil acompanhar o giro de caixa. Graças à simplicidade da Finmap, Mykola conseguiu delegar essa tarefa sem complicação para gerentes de projeto e para um motorista responsável por compras e entregas de mercadorias. Os colaboradores registram todas as transações por conta própria e, assim, economizam muito tempo do dono e dos gestores.
  ‍
• O Calendário de Pagamentos ajuda a evitar faltas de caixa. O serviço avisa sobre a possibilidade de faltar dinheiro, e Mykola consegue planejar com antecedência como captar recursos adicionais.

O calendário de pagamentos nos ajudou a planejar receitas e despesas para sabermos se teríamos uma falta de caixa ou onde ela poderia acontecer. Tivemos tempo para reagir e evitar essa situação. — Mykola Mostovyi, fundador da Intelligent System

• Além disso, graças ao Calendário de Pagamentos, o dono sempre sabe a quem, quando e quanto sua empresa deve, e quem deve quanto para ela. Isso ajuda a planejar o orçamento do próximo mês e de períodos posteriores.
  ‍
• O negócio de Mykola deixou de perder dinheiro por causa de recibos mal gerenciados. Mesmo que um recibo seja perdido após a compra de materiais para a obra de um cliente, o valor gasto já foi registrado na Finmap. Isso significa que ele não será esquecido e poderá ser facilmente comprovado ao cliente bastando recuperar o recibo.

Além disso, os clientes gostam desse tipo de contabilidade organizada. Eles conseguem ver quanto foi gasto em seu projeto e exatamente para onde o dinheiro foi. Isso aumenta a confiança na empresa.

• As empresas economizam com os serviços de um CFO:

No nível em que operamos, já deveríamos ter contratado alguém para cuidar das finanças há muito tempo. Mas, com o serviço da Finmap, isso ainda não é necessário. — Mykola Mostovyi, fundador da Intelligent System

• Uma das empresas de Mykola, que implementou a Finmap para fintech, cresceu 400% em um ano. E, no ano passado, mesmo com a pandemia, teve crescimento de ~150%.

Em especial, isso também é mérito da Finmap, porque, mesmo em tempos difíceis, nós entendíamos quanto dinheiro tínhamos, com o que podíamos contar, o que podíamos comprar e assim por diante.

P.S.
– Por que você decidiu implementar a Finmap no seu negócio?
– Porque ela é demais! — Mykola Mostovyi, fundador da Intelligent System

E, para saber mais sobre os serviços de consultoria da Intelligent System, clique aqui: https://intelligentsystem.com.pl

Setor: Como a Finmap ajuda empresas de construção a retomar o controle financeiro