Cómo crecer un 150 % en un año, incluso durante una pandemia, implementando una gestión financiera sólida: el caso de una empresa constructora

Ficha del caso de uso

Mykola Mostovoy – 16 años de experiencia emprendedora, 3 años haciendo negocios en Polonia.
Se dedica a la construcción, el comercio minorista y la prestación de servicios.
Financiero certificado.
Le encanta ayudar a otros emprendedores a ser más eficientes y ordenados con el dinero.

Intelligent System, Varsovia – la consultora de Mykola, que ayuda a emprendedores con la planificación estratégica, la creación de modelos financieros, la fijación de precios, el marketing y todo lo que una empresa necesita para crecer. También ayudan a empresas de Ucrania a entrar en el mercado polaco.

Sitio web: https://intelligentsystem.com.pl

Contexto

Antes de montar una consultora, Mykola trabajaba en el sector de la construcción. Sus proyectos crecían, con 10 cuadrillas y, además, responsables que gestionaban las obras.

Cada una tenía presupuestos separados para la compra de materiales y consumibles. Todo eso tenía que reunirse de alguna forma en un solo lugar para que Mykola pudiera entender:

• cuánto dinero se había cobrado al cliente;
• cuánto se había gastado en compras y salarios;
• si cada proyecto era rentable;
• si su inventario estaba correctamente registrado.

Además, Mykola quería ver su flujo de caja diario, controlar las ganancias e identificar dónde se perdía dinero.

En otras palabras, el negocio de Mykola necesitaba una contabilidad de gestión sistemática, así que empezó a buscar soluciones.

Objetivo

¿Se puede confiar información tan importante simplemente a un contable? En Polonia, las empresas de contabilidad externalizada solo se encargan de la contabilidad financiera y de la declaración de impuestos. Pero el principal inconveniente es que entregan los datos del mes anterior durante el mes siguiente. Es decir, hay que esperar 2 o 3 semanas para recibir un informe y poder entender la situación del negocio.

Necesitábamos una herramienta de contabilidad de gestión más ágil, que nos mostrara dónde ganábamos dinero, dónde lo perdíamos y dónde podíamos trabajar de forma más eficiente. — Mykola Mostovyi, fundador de Intelligent System

Otra opción era contratar a un director financiero. Sin embargo, en Varsovia, el salario de un especialista de este nivel empieza en 8.000 PLN (unos 2.000 €) al mes.

Finmap podía implantar la contabilidad de gestión con un coste mucho más bajo. Mykola definió los siguientes objetivos:

• Encontrar una solución sencilla para que incluso una persona sin formación contable o económica pudiera usar el sistema, y para que los jefes de proyecto, encargados de obra o conductores pudieran gestionar las compras.
• Tener toda la contabilidad de gestión en un solo lugar.

Antes, Mykola utilizaba un servicio contable polaco. Sin embargo, solo podía cubrir una tarea concreta. Por ejemplo, elaborar presupuestos, registrar entradas y salidas de dinero, o preparar pérdidas y ganancias (informe P&L). Todo estaba en Excel, era incómodo de usar y consumía demasiado tiempo. Además, no tenía suficiente capacidad para resolver todas las tareas.

• Era imprescindible que el servicio tuviera un calendario de pagos.

Mykola quería planificar las finanzas del mes siguiente y de los meses posteriores, y también anticiparse a los desfases de caja para evitarlos.

• Elegir una solución multilingüe.

En el equipo hay personas de Ucrania, Moldavia, Georgia, Bielorrusia y Polonia. Por eso, los servicios solo en polaco no servían, ya que no todos los empleados hablan polaco. Necesitaba un servicio en el que pudiera elegir entre varios idiomas.

La solución de Finmap

Buscando una opción adecuada, Mykola encontró el sitio web de Finmap y se registró para probarlo.

Primer paso

Para empezar, como financiero certificado, volvió a su modelo financiero. Ordenó sus ingresos y su estructura de costes. Sistematizó la información sobre dónde estaba el dinero de la empresa, qué departamentos y miembros del equipo lo tenían, y qué clientes debían dinero. Después trasladó toda la información a Finmap.

Mykola dio acceso a jefes de proyecto, encargados de obra y a los conductores que realizan las compras, porque Finmap permite restringir el acceso y elegir qué información puede añadir cada empleado, qué puede solo consultar y qué queda disponible únicamente para el propietario de la empresa.

Después, todas las operaciones se registraban con 3 botones sencillos: Ingreso, Gasto y Transferencia. La contabilidad sistemática ya estaba en marcha.

Dejar de perder dinero

En el negocio de construcción de Mykola, no era raro que los empleados perdieran recibos después de comprar materiales o consumibles. Como resultado, los clientes no reembolsaban esos costes y la empresa tenía que asumirlos. Así se perdían miles de euros.

En septiembre tuvimos una situación: un empleado perdió una factura de 4.500 PLN (unos 1.000 €) y simplemente se olvidó. Cuando entregamos los documentos a los contables para la liquidación, resultó que faltaba esa factura. En consecuencia, no habríamos contabilizado esos 4.500 y habríamos perdido el dinero. Menos mal que lo había registrado todo en Finmap. — Mykola Mostovyi, fundador de Intelligent System

Al ver en el informe que existía ese gasto, basta con ir a la tienda y recuperar el recibo para entregárselo al cliente. Mykola señala que solo con este tipo de situaciones habrían perdido más que el coste de su suscripción a Finmap.

Informes importantes

Como una de las tareas de Mykola era controlar el flujo de caja a diario, analiza con frecuencia el informe de Cash Flow*.

* El informe de Cash Flow en Finmap muestra el movimiento de caja y permite ver qué importes recibe la empresa y cuáles gasta.

El Calendario de pagos* también resultó muy útil. Gracias a él, el riesgo de un desfase de caja ahora se ve con antelación y hay tiempo para corregir la situación. En general, es muy cómodo planificar todos los pagos por adelantado. Ayuda a presupuestar el mes siguiente y los meses posteriores para prever el futuro del negocio.

* En el Calendario de pagos de Finmap puedes ver los saldos y movimientos de dinero para cualquier fecha. Esto incluye los pagos planificados para el futuro. Si añades gastos o ingresos futuros, el Calendario de pagos mostrará si hay dinero suficiente o si existe riesgo de un desfase de caja.

Fuerza mayor

De vez en cuando surgían situaciones de fuerza mayor o imprevistos. Alguien con perfil de propietario* eliminó por accidente el perfil de la empresa en Finmap. Parecía que se había perdido una enorme cantidad de datos. Mykola contactó rápidamente con el servicio de atención al cliente y nuestros managers recuperaron desde la nube el archivo con la información crítica. Allí se conservaba todo excepto las transacciones de los últimos 2 o 3 días antes de la eliminación. Esas se recuperaron y los registros quedaron restaurados.

* Nadie del equipo de Finmap tiene acceso a los datos de nuestros usuarios. Por lo tanto, no existe el riesgo de que alguno de nuestros managers pueda eliminar una empresa o cualquier dato.

El resultado

• Mykola ahora tiene una contabilidad financiera sistemática para varias empresas.
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• Es fácil controlar el movimiento de efectivo. Gracias a la sencillez de Finmap, Mykola ha podido delegar sin problemas esta tarea en los jefes de proyecto y en un conductor que se encarga de las compras y la entrega de mercancías. Los empleados introducen todas las operaciones por su cuenta y así ahorran mucho tiempo al propietario y a los managers.
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• El Calendario de pagos ayuda a evitar desfases de caja. El servicio avisa de una posible falta de dinero y Mykola puede planificar con antelación cómo conseguir fondos adicionales.

El calendario de pagos nos ayudó a planificar ingresos y gastos para saber si tendríamos un desfase de caja o dónde podría aparecer. Teníamos tiempo para reaccionar y evitar esa situación. — Mykola Mostovyi, fundador de Intelligent System

• Además, gracias al Calendario de pagos, el propietario siempre sabe a quién, cuándo y cuánto debe su empresa, y quién le debe y cuánto. Ayuda a planificar el presupuesto del mes siguiente y más allá.
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• El negocio de Mykola ya no pierde dinero por recibos mal gestionados. Incluso si se pierde un recibo después de comprar materiales para la obra de un cliente, el importe gastado ya está registrado en Finmap. Eso significa que no se olvidará y que se podrá confirmar fácilmente al cliente simplemente recuperando el recibo.

Además, a los clientes les gusta este tipo de contabilidad ordenada. Pueden ver cuánto se gastó en su proyecto y exactamente en qué se fue el dinero. Esto aporta más credibilidad a la empresa.

• Las empresas ahorran dinero en los servicios de un CFO:

En el nivel en el que operamos, hace tiempo que deberíamos haber contratado a alguien para llevar las finanzas. Pero con Finmap, de momento no hace falta. — Mykola Mostovyi, fundador de Intelligent System

• Una de las empresas de Mykola, que implementó Finmap para fintech, creció un 400% en un año. Y el año pasado, incluso a pesar de la pandemia, tuvo un crecimiento de ~150%.

En parte, es mérito de Finmap, porque incluso en momentos difíciles entendíamos cuánto dinero teníamos, con qué podíamos contar, qué podíamos comprar, etc.

P.D.
– ¿Por qué decidiste implementar Finmap en tu negocio?
– ¡Porque es genial! — Mykola Mostovyi, fundador de Intelligent System

Y para saber más sobre los servicios de consultoría de Intelligent System, haz clic aquí: https://intelligentsystem.com.pl

Industria: Cómo Finmap ayuda a las empresas de construcción a recuperar el control financiero