Hogyan növekedett 150%-kal egy építőipari cég egy év alatt – a pandémia alatt is –, miután rendbe tette a pénzügyi menedzsmentjét

Ügyféltörténet röviden

Mykola Mostovoy – 16 év vállalkozói tapasztalat, ebből 3 éve vezet vállalkozást Lengyelországban.
Építőiparral, kiskereskedelemmel és szolgáltatásokkal foglalkozik.
Okleveles pénzügyi szakember.
Szeret segíteni más vállalkozóknak abban, hogy hatékonyabban és rendezettebben kezeljék a pénzügyeiket.

Intelligent System, Varsó – Mykola tanácsadó cége, amely vállalkozóknak segít stratégiai tervezésben, pénzügyi modellek készítésében, árazásban, marketingben és minden másban, amire egy vállalkozásnak szüksége van a növekedéshez. Emellett ukrán cégeknek is segítenek belépni a lengyel piacra.

Weboldal: https://intelligentsystem.com.pl

Kiinduló helyzet

Mielőtt tanácsadó céget alapított, Mykola az építőiparban dolgozott. A projektjei folyamatosan nőttek: 10 brigáddal dolgozott, mellettük pedig vezetők irányították a helyszíneket.

Mindegyiküknek külön költségkerete volt az anyagok és fogyóeszközök beszerzésére. Mindezt valahogy egy helyre kellett összefogni, hogy Mykola lássa:

• mennyi pénzt kértek el az ügyféltől;
• mennyi ment el beszerzésre és bérekre;
• hogy az egyes projektek kitermelik-e a költségeiket;
• hogy a készletek nyilvántartása rendben van-e.

Emellett Mykola szerette volna naponta látni a pénzmozgásokat, követni a nyereséget, és megtalálni, hol szivárog el a pénz.

Más szóval Mykola vállalkozásában szükség volt rendszeres vezetői pénzügyi nyilvántartásra, ezért elkezdett megoldást keresni.

Feladat

Rá lehet bízni ilyen fontos információkat egyszerűen egy könyvelőre? Lengyelországban a kiszervezett könyvelőcégek csak könyveléssel és adóbevallással foglalkoznak. A legnagyobb hátrány viszont az, hogy az előző havi adatokat csak a következő hónapban adják le. Vagyis 2-3 hetet kell várni egy riportjára ahhoz, hogy megértsd, mi történik a vállalkozásban.

Egy naprakészebb vezetői számviteli eszközre volt szükségünk, amely megmutatja, hol termelünk profitot, hol veszítünk pénzt, és hol tudnánk hatékonyabban működni. — Mykola Mostovyi, az Intelligent System alapítója

Egy másik lehetőség egy pénzügyi igazgató felvétele lett volna. Varsóban azonban egy ilyen szakember fizetése havi 8 000 PLN-től, vagyis nagyjából 2 000 eurótól indul.

A Finmap sokkal alacsonyabb költséggel tudta bevezetni a vezetői pénzügyi nyilvántartást. Mykola a következő célokat határozta meg:

• Olyan egyszerű megoldást találni, amelyet azok is tudnak használni, akiknek nincs könyvelői vagy közgazdasági hátterük, és amelyben a projektvezetők, művezetők vagy sofőrök is kezelni tudják a beszerzéseket.
• Minden vezetői pénzügyi nyilvántartás egy helyen legyen.

Korábban Mykola egy lengyel könyvelési szolgáltatást használt. Ez azonban mindig csak egy-egy feladatot tudott lefedni. Például költségbecslések készítését, pénzbeáramlások és pénzkiáramlások riportálását vagy eredménykimutatást (P&L riport). Minden Excelben volt, amit nehéz volt használni, és túl sok időt vitt el. Ráadásul nem volt elég kapacitás az összes feladat megoldására.

• Elengedhetetlen volt, hogy a szolgáltatásban legyen fizetési naptár.

Mykola szerette volna előre megtervezni a pénzügyeket a következő hónapra és azon túl is, valamint időben látni a várható pénzhiányt, hogy elkerülhesse.

• Olyan többnyelvű megoldást választani, amelyet a teljes csapat használni tud.

A csapatban ukrán, moldáv, grúz, belarusz és lengyel munkatársak is vannak. Ezért a kizárólag lengyel szolgáltatások nem jöhettek szóba, hiszen nem minden alkalmazott beszél lengyelül. Olyan rendszerre volt szüksége, ahol több nyelv közül lehet választani.

A Finmap megoldása

A megfelelő megoldást keresve Mykola rátalált a Finmap weboldalára, és regisztrált, hogy kipróbálja.

Első lépés

Elsőként, okleveles pénzügyi szakemberként, a saját pénzügyi modelljéből indult ki. Rendezte a bevételi és költségstruktúrát. Rendszerezte az információkat arról, hol van a vállalkozás pénze, mely osztályoknál és csapattagoknál található, illetve mely ügyfelek tartoznak vele. Ezután minden adatot átvitt a Finmapbe.

Mykola hozzáférést adott a projektvezetőknek, a művezetőknek és a beszerzéseket intéző sofőröknek, mivel a Finmapben lehetőség van a hozzáférések korlátozására, és külön beállítható, hogy egy munkatárs milyen információt vihet fel, mit láthat csak megtekintésre, és mi marad kizárólag a cég tulajdonosa számára elérhető.

Ezután minden tranzakció három egyszerű gombbal került be a rendszerbe: Bevétel, Kiadás és Átvezetés. Elindult a rendszerszintű pénzügyi nyilvántartás.

Véget vetni a pénzvesztésnek

Mykola építőipari vállalkozásában nem volt ritka, hogy a munkatársak elveszítették a blokkokat anyagok vagy fogyóeszközök vásárlása után. Emiatt az ügyfelek nem térítették meg ezeket a költségeket, és a cégnek kellett lenyelnie őket. Így több ezer euró veszett el.

Szeptemberben volt egy eset, amikor az egyik munkatárs elveszített egy 4 500 PLN értékű számlát, vagyis nagyjából 1 000 eurót, és egyszerűen megfeledkezett róla. Amikor leadtuk a dokumentumokat a könyvelőknek az elszámoláshoz, kiderült, hogy a számla hiányzik. Vagyis ezt a 4 500-at nem számoltuk volna el, és elveszítettük volna a pénzt. Szerencse, hogy mindent felvitt a Finmapbe. — Mykola Mostovyi, az Intelligent System alapítója

Ha a riportban látszik, hogy volt ilyen kiadás, egyszerűen vissza lehet menni az üzletbe, és újra ki lehet kérni a blokkot, amit aztán be lehet nyújtani az ügyfélnek. Mykola szerint már ezekkel a helyzetekkel önmagukban többet veszítettek volna, mint amennyibe a Finmap-előfizetésük kerül.

Fontos riportok

Mivel Mykola egyik célja az volt, hogy napi szinten kontrollálja a pénzmozgásokat, rendszeresen elemzi a Cash Flow riportot*.

* A Cash Flow riport a Finmapben megmutatja a pénzmozgásokat, és láthatóvá teszi, milyen összegek érkeznek be a céghez, illetve mire költ a vállalkozás.

A Fizetési naptár* szintén nagyon hasznosnak bizonyult. Ennek köszönhetően előre láthatóvá vált a pénzhiány kockázata , így van idő korrigálni a helyzetet. Általában is nagyon kényelmes előre megtervezni az összes kifizetést. Segít megtervezni a következő havi költségvetést, sőt azon túl is előre jelezni a vállalkozás pénzügyi jövőjét.

* A Finmap Fizetési naptárában bármely dátumra láthatók az egyenlegek és a pénzmozgások. Ide tartoznak a jövőre tervezett fizetések is. Ha felviszed a jövőbeli kiadásokat vagy bevételeket, a Fizetési naptár megmutatja, lesz-e elég pénz, vagy fennáll-e a pénzhiány kockázata.

Vis maior

Időről időre előfordultak vis maior helyzetek, vagyis előre nem látható események. Valaki, akinek tulajdonosi jogosultsága* volt, véletlenül törölte a cég Finmap-profilját. Úgy tűnt, rengeteg adat elveszett. Mykola gyorsan felvette a kapcsolatot az ügyfélszolgálattal, a menedzsereink pedig előhúzták a létfontosságú információkat tartalmazó archívumot a felhőből. A törlés előtti utolsó 2-3 nap tranzakcióit leszámítva minden megvolt benne. Ezeket is visszakeresték, és a nyilvántartás helyreállt.

* A Finmap csapatának senki sem fér hozzá a felhasználóink adataihoz. Ezért nincs annak kockázata, hogy bármelyik menedzser törölni tudna egy céget vagy bármilyen adatot.

Az eredmény

• Mykolának ma már több cégre kiterjedő, rendszerezett pénzügyi nyilvántartása van.
  ‍
• Könnyű nyomon követni a pénzforgalmat. A Finmap egyszerűségének köszönhetően Mykola gond nélkül delegálta ezt a feladatot a projektvezetőknek és annak a sofőrnek, aki a beszerzést és az áruk kiszállítását intézi. A munkatársak maguk viszik fel az összes tranzakciót, ezzel pedig rengeteg időt takarítanak meg a tulajdonosnak és a vezetőknek.
  ‍
• A Fizetési naptár segít elkerülni a pénzhiányt. A szolgáltatás előre figyelmeztet, ha pénzszűke alakulhat ki, Mykola pedig időben meg tudja tervezni, hogyan vonjon be plusz forrást.

A fizetési naptár segített megtervezni a bevételeinket és kiadásainkat, így tudtuk, lesz-e pénzhiány, vagy hol alakulhat ki. Volt időnk reagálni, és elkerülni ezt a helyzetet. — Mykola Mostovyi, az Intelligent System alapítója

• Emellett a Fizetési naptárnak köszönhetően a tulajdonos mindig tudja, kinek, mikor és mennyivel tartozik a vállalkozás, illetve ki mennyivel tartozik neki. Ez segít megtervezni a költségvetést a következő hónapra és azon túl is.
  ‍
• Mykola vállalkozása ma már nem veszít pénzt a rosszul kezelt blokkok miatt. Még ha egy ügyfél projektjéhez vásárolt anyag után el is vész a blokk, az elköltött összeg már szerepel a Finmapben. Ez azt jelenti, hogy nem merül feledésbe, és könnyen igazolható az ügyfél felé a blokk újbóli beszerzésével.

Ráadásul az ügyfeleknek is tetszik ez a fajta rendszerezett elszámolás. Látják, mennyit költöttek a projektjükre, és pontosan mire ment el a pénz. Ez növeli a cég hitelességét.

• A vállalkozások pénzt takarítanak meg egy CFO szolgáltatásain:

Azon a szinten, ahol mi működünk, már rég fel kellett volna vennünk valakit, aki a pénzügyekkel foglalkozik. De a Finmap szolgáltatásával erre egyelőre nincs szükség. — Mykola Mostovyi, az Intelligent System alapítója

• Mykola egyik cége, amely Finmapet vezetett be a fintech területén, egy év alatt 400%-kal nőtt. Tavaly pedig még a járvány ellenére is ~150%-os növekedést ért el.

Ebben a Finmapnek is nagy szerepe van, mert még nehéz időkben is pontosan értettük, mennyi pénzünk van, mire számíthatunk, mit tudunk megvenni és így tovább.

Ui.
– Miért döntött úgy, hogy bevezeti a Finmapet a vállalkozásában?
– Mert menő! — Mykola Mostovyi, az Intelligent System alapítója

Ha pedig többet szeretnél megtudni az Intelligent System tanácsadási szolgáltatásairól, kattints ide: https://intelligentsystem.com.pl

Iparág: Hogyan segít a Finmap az építőipari vállalkozásoknak visszaszerezni a pénzügyi kontrollt