Comment augmenter son chiffre d’affaires de 150 % en un an, même en pleine pandémie, grâce à une gestion financière solide : le cas d’une entreprise du bâtiment

Fiche du cas client

Mykola Mostovoy – 16 ans d’expérience entrepreneuriale, dont 3 ans à faire des affaires en Pologne.
Il travaille dans la construction, le commerce de détail et les services.
Financier certifié.
Il aime aider d’autres entrepreneurs à devenir plus efficaces et mieux organisés dans la gestion de leur argent.

Intelligent System, Varsovie – la société de conseil de Mykola, qui accompagne les entrepreneurs dans la planification stratégique, la création de modèles financiers, la tarification, le marketing et tout ce dont une entreprise a besoin pour se développer. Elle aide également les entreprises ukrainiennes à se lancer sur le marché polonais.

Site web : https://intelligentsystem.com.pl

Contexte

Avant de créer sa société de conseil, Mykola travaillait dans le secteur de la construction. Ses projets prenaient de l’ampleur, avec 10 équipes sur le terrain, ainsi que des responsables de chantier.

Chacun disposait de budgets séparés pour l’achat de matériaux et de consommables. Il fallait pourtant que tout remonte au même endroit pour que Mykola puisse comprendre :

• combien d’argent avait été facturé au client ;
• combien avait été dépensé en achats et en salaires ;
• si chaque projet était rentable ;
• si son stock était correctement comptabilisé.

En plus de cela, Mykola voulait suivre son flux de trésorerie quotidien, analyser ses bénéfices et repérer les postes de pertes.

Autrement dit, l’entreprise de Mykola avait besoin d’une comptabilité de gestion structurée. Il s’est donc mis à chercher une solution.

Objectif

Peut-on confier des informations aussi importantes à un simple comptable ? En Pologne, les cabinets comptables externalisés s’occupent uniquement de la tenue comptable et des déclarations fiscales. Mais leur principal inconvénient, c’est qu’ils transmettent les données du mois précédent seulement au cours du mois suivant. En clair, il faut attendre 2 à 3 semaines pour recevoir un rapport et comprendre la situation réelle de l’entreprise.

Nous avions besoin d’un outil de comptabilité de gestion plus réactif, qui nous montre où nous gagnons de l’argent, où nous en perdons et où nous pouvons travailler plus efficacement. — Mykola Mostovyi, fondateur d’Intelligent System

Une autre option consistait à recruter un directeur financier. Mais à Varsovie, le salaire d’un tel spécialiste commence à 8 000 PLN, soit environ 2 000 € par mois.

Finmap permettait de mettre en place une comptabilité de gestion à un coût bien plus abordable. Mykola a donc défini les objectifs suivants :

• Trouver une solution simple pour que même une personne sans formation comptable ou économique puisse utiliser le système, et que les chefs de projet, contremaîtres ou chauffeurs puissent gérer les achats.
• Centraliser toute la comptabilité de gestion au même endroit.

Auparavant, Mykola utilisait un service comptable polonais. Mais celui-ci ne pouvait répondre qu’à un seul besoin à la fois : établir des devis, suivre les entrées et sorties de trésorerie, ou produire un compte de résultat, par exemple. Tout se faisait dans Excel, ce qui était peu pratique et prenait trop de temps. En plus, l’outil ne permettait pas de couvrir toutes les tâches nécessaires.

• Il était indispensable que le service dispose d’un calendrier de paiement.

Mykola voulait planifier ses finances pour le mois à venir, et au-delà, mais aussi anticiper les tensions de trésorerie pour les éviter.

• Choisir une solution multilingue.

L’équipe rassemble des personnes venues d’Ukraine, de Moldavie, de Géorgie, de Biélorussie et de Pologne. Les services uniquement en polonais n’étaient donc pas adaptés, car tous les collaborateurs ne parlent pas polonais. Il lui fallait donc un service proposant plusieurs langues au choix.

La solution Finmap

En cherchant une solution adaptée, Mykola est tombé sur le site de Finmap et s’est inscrit pour l’essayer.

Première étape

Pour commencer, en tant que financier certifié, il est reparti de son modèle financier. Il a structuré ses revenus et sa structure de coûts. Il a organisé les informations sur l’emplacement de l’argent de son entreprise, les services et membres de l’équipe qui le détenaient, ainsi que les clients qui devaient de l’argent. Il a ensuite transféré toutes ces informations dans Finmap.

Mykola a donné accès aux chefs de projet, aux contremaîtres et aux chauffeurs chargés des achats, car Finmap permet de limiter les accès et de choisir quelles informations un employé peut ajouter, lesquelles il peut seulement consulter, et lesquelles restent accessibles uniquement au dirigeant de l’entreprise.

Ensuite, toutes les opérations étaient ajoutées grâce à 3 boutons simples : Entrée, Dépense et Transfert. La comptabilité structurée était lancée.

Ne plus perdre d’argent

Dans l’activité de construction de Mykola, il arrivait régulièrement que des employés perdent les reçus après avoir acheté des matériaux ou des consommables. Résultat : les clients ne remboursaient pas ces coûts et c’était l’entreprise qui devait les absorber. Des milliers d’euros étaient ainsi perdus.

En septembre, un employé a perdu une facture de 4 500 PLN, soit environ 1 000 €, et l’a tout simplement oubliée. Quand nous avons transmis les documents aux comptables pour le règlement, nous nous sommes rendu compte qu’il manquait cette facture. Résultat, nous n’aurions pas comptabilisé ces 4 500 PLN et nous aurions perdu l’argent. Heureusement, il avait tout saisi dans Finmap. — Mykola Mostovyi, fondateur d’Intelligent System

En voyant dans le rapport qu’une telle dépense a bien eu lieu, il suffit de retourner au magasin et de récupérer le reçu pour le remettre au client. Mykola souligne que ces seules situations leur auraient coûté plus cher que leur abonnement à Finmap.

Des rapports essentiels

Comme l’un des objectifs de Mykola était de contrôler la trésorerie au quotidien, il analyse régulièrement le rapport de flux de trésorerie*.

* Le rapport de flux de trésorerie dans Finmap présente les mouvements de trésorerie et permet de voir les montants encaissés et dépensés par l’entreprise.

Le calendrier de paiement* s’est lui aussi révélé très utile. Grâce à lui, le risque de trou de trésorerie est désormais visible à l’avance et il reste du temps pour corriger la situation. De manière générale, il est très pratique de planifier tous les paiements à l’avance. Cela aide à préparer le budget du mois suivant, et même au-delà, pour anticiper l’avenir de l’entreprise.

* Dans le calendrier de paiement Finmap, vous pouvez consulter les soldes et les mouvements d’argent à n’importe quelle date, y compris les paiements prévus pour l’avenir. Si vous ajoutez des dépenses ou des encaissements futurs, le calendrier de paiement indiquera s’il y a assez d’argent ou s’il existe un risque de trou de trésorerie.

Cas de force majeure

De temps en temps, il y a eu des situations de force majeure, autrement dit des imprévus. Une personne disposant du statut de propriétaire* a accidentellement supprimé le profil Finmap de l’entreprise. Une énorme quantité de données semblait avoir disparu. Mykola a rapidement contacté le service client, et nos responsables ont récupéré dans le cloud l’archive contenant les informations essentielles. Toutes les données y étaient conservées, à l’exception des opérations des 2 ou 3 derniers jours précédant la suppression. Celles-ci ont été retrouvées et les enregistrements ont été restaurés.

* Personne dans l’équipe Finmap n’a accès aux données de nos utilisateurs. Il n’y a donc aucun risque qu’un responsable puisse supprimer une entreprise ou certaines de ses données.

Résultat

• Mykola dispose désormais d’une comptabilité financière structurée pour plusieurs entreprises.
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• Il est facile de suivre les mouvements de trésorerie. Grâce à la simplicité de Finmap, Mykola a pu déléguer cette tâche sans difficulté aux chefs de projet et à un chauffeur chargé des achats et de la livraison des marchandises. Les employés saisissent eux-mêmes toutes les opérations, ce qui fait gagner beaucoup de temps au dirigeant et aux managers.
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• Le calendrier de paiement aide à éviter les trous de trésorerie. Le service prévient lorsqu’un manque d’argent est possible, et Mykola peut planifier à l’avance comment obtenir des fonds supplémentaires.

Le calendrier de paiement nous a aidés à planifier nos recettes et nos dépenses pour savoir si nous risquions un trou de trésorerie, et où il pouvait apparaître. Nous avions le temps de réagir et d’éviter cette situation. — Mykola Mostovyi, fondateur d’Intelligent System

• En plus, grâce au calendrier de paiement, le dirigeant sait toujours à qui, quand et combien son entreprise doit, ainsi que qui lui doit combien. Cela aide à planifier le budget du mois suivant et au-delà.
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• L’entreprise de Mykola ne perd plus d’argent à cause de reçus mal gérés. Même si un reçu est perdu après l’achat de matériaux pour le chantier d’un client, le montant dépensé a déjà été saisi dans Finmap. Il ne sera donc pas oublié et pourra être facilement justifié auprès du client en récupérant simplement le reçu.

En plus, les clients apprécient ce type de comptabilité structurée. Ils voient combien a été dépensé sur leur projet et où l’argent est allé exactement. Cela renforce la crédibilité de l’entreprise.

• Les entreprises économisent sur les services d’un DAF :

À notre niveau d’activité, nous aurions dû recruter quelqu’un pour gérer les finances depuis longtemps. Mais avec le service Finmap, ce n’est pas encore nécessaire. — Mykola Mostovyi, fondateur d’Intelligent System

• L’une des entreprises de Mykola, qui a mis en place Finmap pour la fintech, a connu une croissance de 400 % en un an. Et l’année dernière, malgré la pandémie, la croissance a tout de même atteint environ 150 %.

C’est en particulier grâce à Finmap, car même dans les périodes difficiles, nous savions combien d’argent nous avions, sur quoi nous pouvions compter, ce que nous pouvions acheter, etc.

P.S.
– Pourquoi avez-vous décidé de mettre en place Finmap dans votre entreprise ?
– Parce que c’est top ! — Mykola Mostovyi, fondateur d’Intelligent System

Pour en savoir plus sur les services de conseil d’Intelligent System, cliquez ici : https://intelligentsystem.com.pl

Secteur : Comment Finmap aide les entreprises du bâtiment à reprendre le contrôle de leurs finances