Мазмұны
Басты бет
/
Блог
/
Viora Build операциялық менеджерге аптасына 20 сағат уақыт қалай босатып, бизнесті ұлғайтуға көшті
1.7k
9 мин
27.09.2025
Viora Build операциялық менеджерге аптасына 20 сағат уақыт қалай босатып, бизнесті ұлғайтуға көшті
Sergiy Shuldik
Financial Expert at Finmap
Құрылыс бизнесіндегі қаржыны басқару — ондаған айнымалысы бар үздіксіз ойын: материал шығындарын, мердігерлерге төлемдерді, команда жалақысын, салықтарды, сатып алуларды, аванстарды және орындалған жұмыс актілерін есепке алу керек.
Сандардағы кез келген қате компанияға пайда маржасынан айырылуға, мерзімдердің бұзылуына және бүкіл команданың жүйкесіне соғады.
Дәл осындай жағдайға Viora Build тап болды: жобалар саны мен жұмыс көлемі қарқынды өсе бастады. Қаржы Google Sheets-те жүргізілетін, бірақ өсіп келе жатқан бизнеске бұдан да көбі керек болды.
Барлық шығынды қолмен есептейтінбіз, бұл үнемі қателерге әкелетін. Бізге нақты көрініс беретін және өсуді жоспарлауға көмектесетін жүйе керек болды. — Саймон, Viora Build операциялық менеджері
Шешім ретінде Finmap жүйесі енгізілді және қаржы менеджері тартылды — ол есеп жүргізуді, есептілікті және қаржылық жоспарлауды өз мойнына алды.
Бұл мақалада сіз мыналарды білесіз:
- компания қаржыға деген көзқарасын қалай толығымен өзгертіп, операциялық менеджерге аптасына 20 сағат уақыт босатқанын;
- автоматтандыру ақша алшақтығынан құтылуға және әр жобаның пайдалылығын анық көруге қалай көмектескенін;
- бизнесті масштабтаудың шешуші факторы не болғанын және команда осы процесте қандай тұжырым жасағанын.
Әрі қарай оқыңыз — қаржының қаншалықты қарапайым, ал бизнесті басқарудың болжамды бола алатынына көз жеткізесіз.
Клиент туралы: Viora Build кім?
Viora Build — Португалиядағы премиум және люкс виллаларды, сондай-ақ көп қабатты тұрғын үйлерді салуға маманданған құрылыс компаниясы.
Компания жеке инвесторлармен және девелоперлермен жұмыс істейді, олар тек жоғары құрылыс сапасын ғана емес, сонымен қатар қаржылық процестердің ашықтығын да күтеді.
Viora Build бизнесінің басты ерекшелігі — жобалық жұмыс форматы. Бұл бір мезгілде әртүрлі бюджеті, мердігерлері, төлем кестесі және қаржылық жоспары бар бірнеше жоба жүргізілетінін білдіреді.
Мұндай жағдайда бақылауды жоғалту оңай:
- әр жобаның жеке сатып алулары, орындалған жұмыс актілері және төлемдері бар;
- материал бағасының өзгеруі пайдалылыққа тікелей әсер етеді;
- жеткізушілермен және қызметкерлермен есеп айырысу үшін шоттарда әрдайым жеткілікті қаражат болуын қамтамасыз ету қажет.
Өзгерістердің басты бастамашысы Саймон болды. Операциялық менеджер ретінде ол тек құрылыс процестерін бақылауға ғана емес, қаржылық жаққа да жауап береді: бюджетті бөлуден бастап пайдалылықты талдауға дейін.
Дегенмен, кәсіби команда болғанына қарамастан, Finmap-пен жұмыс істемес бұрын компанияның қаржыны басқаруы идеалдан алыс еді.
| Finmap-қа дейін | Бұл бизнес үшін нені білдірді |
|---|---|
| Барлық шығын үшін Google Sheets | Деректер әртүрлі жерде шашырап жатты, қайталанулар мен қателер |
| P&L және Cash Flow есептерінің болмауы | Жобалардың нақты маржасын көру мүмкін емес еді |
| Қолмен бухгалтерлік есеп | Менеджер мен мамандардың уақыты күнделікті тапсырмаларға кетті |
| Төлем күнтізбесінің болмауы | Ақша алшақтығының тұрақты қаупі |
Саймонның айтуынша, ол жүйенің қажеттілігін жұмыстың алғашқы күндерінен-ақ сезінген, бірақ компания өскеннен кейін ғана өзгерістерді енгізу мүмкін болды.
Біз өскенде, капиталымыз болды, оны көтере алатынымызды түсініп, бірден қаржы менеджерін жалдадық. Себебі бұл адамсыз бизнестің жылдам дамуы туралы сөз де болмас еді. — Саймон, Viora Build операциялық менеджері
Осылайша, Viora Build қаржылық хаос бизнестің өсуін тежей бастаған сәтке жетті — және әрекет ету уақыты келді.
Viora Build-тің өсуіне не кедергі болды
Компания масштабтала бастағанда, ескі қаржы тәсілінің енді жұмыс істемейтіні белгілі болды. Google Sheets-те есеп жүргізу, деректерді қолмен енгізу және жүйелілiктің болмауы өсуді тежейтін хаос тудырды.
Барлық шығынды Google Sheets арқылы басқардық… және мұның бәрі автоматтандырылмаған еді, бұл әрине қателерге әкелетін. — Саймон, Viora Build операциялық менеджері
Негізгі қиындықтар
| Мәселе | Бұл іс жүзінде қалай көрінді | Бұл неге әкелді |
|---|---|---|
| Google Sheets-те қолмен бухгалтерлік есеп | Барлық шығын қолмен енгізіліп, әр операция бөлек санатталды | Тұрақты қателер мен деректердің дәлсіздігі |
| P&L және Cash Flow есептерінің болмауы | Әр жобаның пайдалылығы туралы анықтықтың болмауы | Шешімдер нақты көріністі білмей, «көзбен шамалап» қабылданды |
| Қаржылық жоспарлаудың болмауы | Ақша қозғалысының болжамы мен төлем кестесінің болмауы | Ақша алшақтығы мен күтпеген шығындар қаупі |
| Командаға ауыр жүктеме | Менеджерлер деректерді енгізу мен тексеруге сағаттар жұмсады | Жобаларды бақылау мен стратегиялық тапсырмаларға уақыт азайды |
| Маржаны есептеу қиындығы | Шығындарды жобалар бойынша нақты уақытта бөлудің болмауы | Жоба маржасы кейін және дәл емес есептелді |
Жағдайды компанияның бір мезгілде бірнеше ірі жобаны жүргізіп жатқаны күрделендірді, ал кез келген есептеу қатесі ондаған мың еуроға түсуі мүмкін еді.
Бізге тиісті P&L және Cash Flow есептерін дайындай алатын, айлар мен тоқсандар бойынша бөле алатын, қаржылық жоспарлауды жүргізе алатын және инвесторларға арналған коммерциялық ұсыныстарды дайындай алатын адам керек болды. — Саймон, Viora Build операциялық менеджері
Неге өзгеріс сөзсіз болды
Компания автоматтандырудың қажеттілігін бастапқыдан-ақ түсінген, бірақ Саймон айтқандай, бәрі ресурстарға тірелетін.
Бұл сәт бетбұрыс кезеңіне айналды: қаржылық хаос шешім қабылдау жылдамдығына және компанияның өсуіне тікелей әсер ете бастады.
Viora Build қаржысын қалай ретке келтірді
Қаржылық хаостан шығу үшін компания кешенді түрде әрекет етуге шешім қабылдады. Қаржы менеджерін жалдау, процестерді автоматтандыру және біртіндеп стратегиялық басқаруға көшу — осы үш қадам түрлендірудің кілтіне айналды.
Мұның қажет екенін біз әрдайым түсіндік. Тек бәрі ресурстарға тірелетін. Өсіп, капиталымыз болғанда, уақыт келгенін шештік. Себебі бұл адамсыз бизнестің жылдам өсуі мүмкін болмас еді. — Саймон, Viora Build операциялық менеджері
Қаржы менеджерін жалдау
Компания басқаруды, P&L мен Cash Flow есептерін дайындауды, қаржылық жоспарлауды және инвесторларға арналған коммерциялық ұсыныстарды өз мойнына алған қаржы менеджерін жалдады.
Уақыт өте келе ол қаржы директоры болды және көбірек стратегиялық тапсырмаларды орындай бастады.
Алдымен біз қаржы менеджері форматында жұмыс істедік: ол барлық операцияларды санаттады, есептер құрды. Ал қазір біз тереңірек деңгейде, қаржы директоры форматында жұмыс істейміз, ол стратегиялық шешімдерді жүзеге асырады және бізге есептілік ұсынады. — Саймон, Viora Build операциялық менеджері
Finmap арқылы автоматтандыру
Барлық қаржылық операциялар Google Sheets-тен Finmap-қа көшірілді. Жүйе операцияларды санаттар бойынша басқаруға, шот қалдықтарын көруге және кез келген сәтте P&L мен Cash Flow алуға мүмкіндік берді.
Қаржыны басқаруды қаржы менеджеріне беру — жалғыз күткеніміз еді, және ол онымен жақсы жұмыс істеді. Тіпті одан да көп — ол бастама көрсетіп, біз үшін ERP жүйесін де баптап жатыр. — Саймон, Viora Build операциялық менеджері
ERP жүйесін іске қосу
Келесі қадам — қаржыны, сатып алуды және сметалық есептеуді бір ERP жүйесіне біріктіру.
Бұл сатып алуды жоспарлауды, шығынды бақылауды және орындалған жұмыс актілерін ресімдеуді толық синхрондауға мүмкіндік береді.
Біз ERP-ты енгізе бастадық, себебі онсыз қаржы директорына жұмыс істеу қиын. Сметалық бөлім, сатып алу және қаржы арасында үйлестіру болуы керек — әйтпесе бұл бағытты дамыту қиын. — Саймон, Viora Build операциялық менеджері
| Не істелді | Нәтиже |
|---|---|
| Қаржы менеджері жалданды (кейін CFO) | Менеджер операциялық рутиннен босады, қаржыға жауапты адам пайда болды |
| Бухгалтерлік есеп Finmap-қа көшірілді | Деректерді автоматтандыру, аз қателер, тезірек есептілік |
| P&L, Cash Flow және төлем күнтізбесі құрылды | Ақша алшақтығын бақылау және нақты жоспарлау мүмкіндігі пайда болды |
| Жобалар бойынша есептілік орнатылды | Маржа мен пайдалылықты дәл есептеу |
| ERP жобасы іске қосылды | Қаржы мен сатып алуды синхрондау, бизнесті масштабтауға дайындық |
Viora Build Finmap-ты енгізгеннен кейін не алды
Ынтымақтастықтың алғашқы екі айының ішінде-ақ компания айтарлықтай өзгерістерді сезінді. Қаржыны басқару енді хаотикалық болмай, басқарушы команда барлық жобалар бойынша анық көрініс алды.
Қазір бізде автоматтандырылған қаржыны басқару жүйесі бар. Кез келген сұраққа кез келген сәтте жауап бере алатын қаржы директорымыз бар. Ақша алшақтығы болатынын бақылаймыз және өзімізді тығырыққа тіремей қаржымызды жоспарлай аламыз. — Саймон, Viora Build операциялық менеджері
Команда үшін нақты пайда
- Уақытты үнемдеу:
Қаржы директорымен жұмыс маған қаржы бойынша аптасына кемінде 20 сағат уақыт босатты. — Саймон, Viora Build операциялық менеджері
- Жобалардың ашықтығы:
Енді біз жобаларымыздың маржасын, соның арқасында таза пайданы дәл есептей аламыз. — Саймон, Viora Build операциялық менеджері
- Бақылау және болжамдылық:
Бізде төлем күнтізбесі бар. Жобаларда не болып жатқанын және қандай орындалған жұмыс актілерін ресімдеу керектігін анық түсінеміз. — Саймон, Viora Build операциялық менеджері
- Бөлімшелердің үйлесімі:
Сатып алу бөлімі, қаржы және сметалау енді синхронды жұмыс істейді. Бұл тек менеджердің ғана емес, бүкіл басқарушы команданың уақытын үнемдейді.
Масштабтауға дайындық
Компанияда енді тек бақылау ғана емес, сонымен қатар өсу құралдары да бар.
Келесі қадам — ERP жүйесін іске қосу, бұл шығынды болжауды одан да дәл етеді және пайдалылықты арттырады.
Бұл директорымыз үшін де, менеджер ретінде мен үшін де уақыт босатады. Енді мен күнделікті рутинге емес, компанияны дамытуға көбірек көңіл бөле аламын. — Саймон, Viora Build операциялық менеджері
Басқа бизнестерге түйіндер мен кеңестер
Finmap пен қаржы директорымен ынтымақтастық Viora Build үшін бетбұрыс кезеңіне айналды. Команда сандарды ретке келтіріп қана қоймай, қаржының өсу үшін стратегиялық құралға қалай айнала алатынын да көрді.
Саймон негізгі тұжырымдармен бөліседі:
Finmap-пен жұмыс істеу туралы қандай да бір күмән болса, коммуникация да, жұмыс сапасы да жоғары деңгейде дей аламын — сондықтан бұл компанияны сеніммен ұсынамын.
Viora Build тұжырымдары
| Тұжырым | Бизнес үшін мұның мәні |
|---|---|
| Автоматтандыру = уақытты үнемдеу | Менеджерлер аптасына 20 сағат уақыт қайтарып алды, оны енді компанияның өсуіне жұмсайды |
| CFO — стратегиялық серіктес | Жай ғана «бухгалтер» емес, болашақты жоспарлауға көмектесетін адам |
| Ашықтық = көңіл тыныштығы | Енді «көзбен шамалап» шешім қабылдау жоқ — тек деректер мен аналитика |
| ERP — масштабтаудың кілті | Қаржы, сатып алу және сметалау синхрондалғанда, өсу болжамды болады |
| Неғұрлым ерте, соғұрлым жақсы | Хаосты күтпеңіз: қаржыны жүйелеу қымбат қателерден сақтайды |
Кәсіпкерлерге кеңестер
- Қаржыны жүйелеуді кейінге қалдырмаңыз. Бизнес өсіп жатса, «қолмен» жүргізілетін кестелер ерте ме, кеш пе дамуды тежей бастайды.
- Қаржыны мамандарға сеніп тапсырыңыз. Бұл менеджердің уақытын босатады және командаға ойынның нақты ережелерін береді.
- Аналитикаға инвестиция салыңыз. P&L, Cash Flow және төлем күнтізбесі — жай сандар емес, бұл сіздің өсу жоспарыңыз.
- Алдыға қараңыз. ERP жүйесі мен CFO тек ақшаны санауға ғана емес, болашақты болжауға да көмектеседі.
Viora Build үшін келесі қадам
Компания ERP жүйесін енгізуді аяқтап жатыр және бизнесті жаңа өңірлерге масштабтауға дайындалуда.
Ашық қаржы мен стратегиялық басқару сандардың ішінде «адасып кету» қаупінсіз үлкенірек жобаларды қолға алуға мүмкіндік береді.
Енді біз өзімізді тығырыққа тіремей қаржымызды жоспарлай аламыз. Бұл сенімділік пен өсуге еркіндік береді. — Саймон, Viora Build операциялық менеджері
Жиі қойылатын сұрақтар
- Алғашқы нәтижелерді көру үшін қанша уақыт керек?
Viora Build жағдайында алғашқы нәтижелер бірінші айдың ішінде-ақ келді — компания P&L, Cash Flow, қалдықты бақылауды және төлемдерді болжау мүмкіндігін алды.
- Бухгалтер бар болса, қаржы директоры керек пе?
Иә. Бухгалтер өткен деректермен жұмыс істейді, ал қаржы директоры болашақты жоспарлап, стратегиялық шешім қабылдауға көмектеседі.
- Командада автоматтандыруды енгізу қиын ба?
Жоқ. Viora Build-та қарсылық болған жоқ — барлығы пайдасын көріп, жаңа жүйеге тез бейімделді.
- Finmap пен қаржы директорына салынған инвестиция өзін ақтай ма?
Иә. Менеджерге аптасына 20 сағат уақыт босатудың өзі шығынды жабады, қаржылық шешімдердің дәлдігі мен ақша алшақтығынан құтылуды айтпағанда.
- Қаржыны басқаруды енгізгеннен кейінгі келесі қадамдар қандай?
Келесі қадам — қаржыны, сатып алуды және сметалауды біріктіретін ERP жүйесін іске қосу. Бұл жоспарлау дәлдігі мен жоба пайдалылығын одан әрі арттырады.
Сала: Finmap құрылыс бизнесіне қаржылық бақылауды қалай қайтарады
Құнды мазмұнмен бөлісіңіз — түсініктер көзі болыңыз
Жиі қойылатын сұрақтар
Неге құрылыста қаржыны басқару соншалықты күрделі?
Құрылыс дегеніміз — бір мезгілде ондаған айнымалыны жүргізу: материал шығындары, мердігерлерге төлемдер, жалақы, салықтар, аванстар және орындалған жұмыс актілері. Әртүрлі бюджеті мен төлем кестесі бар бірнеше жоба жиі қатар жүреді, ал бір ғана қате компанияға маржадан айырылуға немесе мерзімнің бұзылуына соғады. Осы күрделілік бизнес өскен сайын қолмен жүргізілетін кестелердің жеткіліксіз бола бастауының себебі.
Құрылыс компаниясы әр жобаның нақты маржасын қалай есептей алады?
Негізгісі — шығындарды кейін емес, нақты уақытта әр жобаға бөлу. Жобалар, айлар және тоқсандар бойынша бөлінген дұрыс P&L және Cash Flow есептерінің арқасында болжаудың орнына нақты пайдалылықты көруге болады. Finmap сияқты құралдар операцияларды санаттар бойынша басқаруға және шығындарды нақты жобаларға байлауға мүмкіндік береді, осылайша маржа болжамды емес, дәл болады.
Қаржы менеджерін жалдаудың дұрыс уақыты қашан?
Viora Build мысалындағыдай, көптеген компаниялар үшін бұл өсу жеткілікті капитал әкелгенде мүмкін болады. Қаржы менеджері операцияларды санаттауды, есептер құруды және қаржылық жоспарлауды өз мойнына алып, кейін стратегиялық шешімдермен айналысатын қаржы директорына дейін өсе алады. Әдетте бұған түрткі болатын сәт — қаржылық хаос өсу қарқынын тежей бастаған кез.
Қаржыны автоматтандыру операциялық жұмысқа қалай уақыт босатады?
Кестелерде қолмен енгізуден автоматтандырылған жүйеге көшу деректерді енгізу мен салыстырудың күнделікті сағаттарын жояды. Viora Build-та бұл операциялық менеджерге аптасына шамамен 20 сағат уақыт босатты — бұл уақыт жобаларды бақылау мен масштабтауға бағытталды. Автоматтандыру сондай-ақ ақша алшақтығынан аулақ болуға және жеткізушілер мен қызметкерлермен есеп айырысу үшін жеткілікті қаражатты сақтауға көмектесетін төлем күнтізбесін қосады.
Сұрақтарыңыз қалды ма?
Оларға жауап беруге дайынбыз.
Finmap support
