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Comment Viora Build a libéré 20 heures par semaine pour son responsable des opérations et s’est concentrée sur le développement de l’entreprise
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27.09.2025
Comment Viora Build a libéré 20 heures par semaine pour son responsable des opérations et s’est concentrée sur le développement de l’entreprise
Sergiy Shuldik
Expert financier chez Finmap
La gestion financière dans le bâtiment, c’est un exercice permanent avec des dizaines de variables : il faut suivre le coût des matériaux, les paiements aux sous-traitants, les salaires des équipes, les impôts et taxes, les achats, les avances et les procès-verbaux de réception.
La moindre erreur dans les chiffres peut coûter à l’entreprise sa marge, entraîner des retards de livraison et mettre toute l’équipe sous pression.
C’est exactement ce qu’a vécu Viora Build lorsque le nombre de projets et le volume de travail ont commencé à augmenter rapidement. La gestion financière se faisait dans Google Sheets, mais l’entreprise, en pleine croissance, avait besoin de mieux.
Nous suivions toutes les dépenses à la main, et cela entraînait constamment des erreurs. Il nous fallait un système qui donne une vision claire et nous aide à planifier notre croissance. — Simon, Operations Manager chez Viora Build
La solution a été de mettre en place Finmap et de faire intervenir un responsable financier, qui a pris en main la comptabilité de gestion, le reporting et la planification financière.
Dans cet article, vous découvrirez :
- comment l’entreprise a complètement revu son approche des finances et libéré 20 heures par semaine pour son responsable des opérations ;
- comment l’automatisation l’a aidée à éviter les tensions de trésorerie et à voir clairement la rentabilité de chaque projet ;
- ce qui a été décisif pour faire grandir l’entreprise et les enseignements que l’équipe en a tirés.
Lisez la suite : vous verrez que les finances peuvent être simples, et la gestion d’entreprise, prévisible.
À propos du client : qui est Viora Build
Viora Build est une entreprise de construction portugaise spécialisée dans la construction de villas premium et de luxe, ainsi que d’immeubles résidentiels de plusieurs étages.
L’entreprise travaille avec des investisseurs privés et des promoteurs, qui attendent non seulement une grande qualité de construction, mais aussi une transparence totale des processus financiers.
La particularité de Viora Build, c’est son organisation par projet. Cela signifie que plusieurs chantiers, avec des budgets différents, des sous-traitants, des échéanciers de paiement et des plans financiers distincts, sont gérés en parallèle.
Dans ce contexte, il est très facile de perdre le contrôle :
- chaque projet a ses propres achats, procès-verbaux de réception et paiements ;
- les variations du coût des matériaux ont un impact direct sur la rentabilité ;
- il faut s’assurer qu’il y a toujours suffisamment d’argent sur les comptes pour payer les fournisseurs et les équipes.
Le principal moteur du changement a été Simon. En tant que responsable des opérations, il ne supervise pas seulement les processus de construction, mais aussi toute la partie financière : de la répartition des budgets à l’analyse de rentabilité.
Pourtant, malgré une équipe professionnelle, avant de travailler avec Finmap, la gestion financière de l’entreprise était loin d’être optimale.
| Avant Finmap | Ce que cela impliquait pour l’entreprise |
|---|---|
| Google Sheets pour toutes les dépenses | Des données dispersées, des doublons et des erreurs |
| Aucun rapport P&L ni Cash Flow | Impossible de voir la marge réelle des projets |
| Tenue des comptes manuelle | Du temps perdu par le manager et les spécialistes sur des tâches répétitives |
| Aucun calendrier de paiements | Un risque permanent de trous de trésorerie |
Simon se souvient avoir ressenti le besoin d’un système dès ses premiers jours dans l’entreprise, mais les changements n’ont pu être mis en place qu’une fois la croissance suffisante.
Quand nous avons grandi, nous avions du capital, nous avons compris que nous pouvions nous le permettre et nous avons tout de suite recruté un responsable financier. Parce que sans cette personne, il était tout simplement impossible de parler de développement rapide de l’entreprise. — Simon, Operations Manager chez Viora Build
Viora Build était donc arrivée à un stade où le désordre financier freinait la croissance — il était temps d’agir.
Ce qui empêchait Viora Build de grandir
Lorsque l’entreprise a commencé à changer d’échelle, une chose est devenue évidente : l’ancienne façon de gérer les finances ne fonctionnait plus. La comptabilité dans Google Sheets, la saisie manuelle des données et l’absence de structure créaient un chaos qui ralentissait la croissance.
Nous gérions toutes les dépenses dans Google Sheets… rien n’était automatisé, ce qui entraînait naturellement des erreurs. — Simon, Operations Manager chez Viora Build
Les principaux défis
| Problème | Concrètement | Conséquence |
|---|---|---|
| Tenue manuelle des comptes dans Google Sheets | Toutes les dépenses étaient saisies à la main, chaque transaction étant catégorisée séparément | Des erreurs et des données imprécises en permanence |
| Absence de P&L et de Cash Flow | Aucune vision claire de la rentabilité de chaque projet | Des décisions prises “à l’instinct”, sans image fiable |
| Pas de planification financière | Aucune prévision de trésorerie ni calendrier de paiements | Risque de trous de trésorerie et de dépenses imprévues |
| Charge importante pour l’équipe | Les managers passaient des heures à saisir et vérifier les données | Moins de temps pour piloter les projets et gérer les sujets stratégiques |
| Marge difficile à calculer | Pas de ventilation des dépenses par projet en temps réel | Des marges calculées après coup, avec une précision limitée |
La situation était d’autant plus complexe que l’entreprise gérait plusieurs grands projets en même temps, et la moindre erreur de calcul pouvait coûter des dizaines de milliers d’euros.
Nous avions besoin d’une personne capable de préparer des rapports P&L et Cash Flow corrects, de faire des analyses par mois et par trimestre, de s’occuper de la planification financière et de préparer des propositions commerciales pour les investisseurs. — Simon, Operations Manager chez Viora Build
Pourquoi le changement est devenu inévitable
L’entreprise avait compris dès le départ qu’elle devait automatiser, mais comme le dit Simon, tout dépendait des ressources disponibles.
Ce moment a marqué un tournant : le chaos financier commençait à impacter directement la rapidité de prise de décision et la croissance de l’entreprise.
Comment Viora Build a remis ses finances en ordre
Pour sortir du chaos financier, l’entreprise a décidé d’agir de manière globale. Recruter un responsable financier, automatiser les processus et passer progressivement à une gestion plus stratégique : ces trois étapes ont été la clé de la transformation.
Nous avons toujours su que c’était nécessaire. C’était simplement une question de ressources. Quand nous avons grandi et que nous avons eu du capital, nous avons décidé que le moment était venu. Parce que sans cette personne, une croissance rapide aurait été impossible. — Simon, Operations Manager chez Viora Build
Le recrutement d’un responsable financier
L’entreprise a recruté un responsable financier, qui a pris en charge la gestion, la préparation des rapports P&L et Cash Flow, la planification financière et les propositions commerciales destinées aux investisseurs.
Avec le temps, il est devenu directeur financier et a commencé à assurer des missions plus stratégiques.
Au départ, nous travaillions avec lui comme avec un responsable financier : il catégorisait toutes les opérations et construisait les rapports. Aujourd’hui, nous sommes passés à un niveau plus avancé, celui d’un directeur financier : il met en œuvre des décisions stratégiques et nous fournit le reporting. — Simon, Operations Manager chez Viora Build
L’automatisation avec Finmap
Toutes les opérations financières ont été transférées de Google Sheets vers Finmap. Le système a permis de gérer les opérations par catégorie, de voir les soldes des comptes et d’obtenir un P&L et un Cash Flow à tout moment.
Déléguer la gestion financière au responsable financier était notre seule attente — et il s’en est chargé. Et même plus que cela : il a pris l’initiative de mettre aussi en place un système ERP pour nous. — Simon, Operations Manager chez Viora Build
Le lancement d’un système ERP
L’étape suivante consiste à intégrer la finance, les achats et les estimations de coûts dans un système ERP unique.
Cela permettra de synchroniser entièrement la planification des achats, le contrôle des coûts et l’émission des procès-verbaux de réception.
Nous avons commencé à mettre en place un ERP, parce que sans cela, le travail du directeur financier devient compliqué. Il doit y avoir une coordination entre le service estimation, les achats et la finance — sinon, il est difficile de développer l’activité. — Simon, Operations Manager chez Viora Build
| Ce qui a été fait | Impact |
|---|---|
| Recrutement d’un responsable financier, devenu ensuite CFO | Le manager a été libéré des tâches opérationnelles et une personne est devenue responsable des finances |
| Transfert de la comptabilité de gestion vers Finmap | Automatisation des données, moins d’erreurs, reporting plus rapide |
| Mise en place du P&L, du Cash Flow et d’un calendrier de paiements | Contrôle des trous de trésorerie et planification claire |
| Mise en place d’un reporting par projet | Calcul précis des marges et de la rentabilité |
| Lancement d’un projet ERP | Synchronisation de la finance et des achats, préparation au passage à l’échelle |
Ce que Viora Build a gagné après la mise en place de Finmap
Dès les deux premiers mois de collaboration, l’entreprise a ressenti des changements importants. La gestion financière a cessé d’être chaotique, et l’équipe dirigeante a obtenu une vision claire de tous les projets.
Aujourd’hui, nous avons un système de gestion financière automatisé. Nous avons un directeur financier capable de répondre à n’importe quelle question à tout moment. Nous savons s’il risque d’y avoir un trou de trésorerie et nous pouvons planifier nos finances sans nous retrouver dos au mur. — Simon, Operations Manager chez Viora Build
Des bénéfices concrets pour l’équipe
- Gain de temps :
Travailler avec le directeur financier m’a libéré au moins 20 heures par semaine sur les sujets financiers. — Simon, Operations Manager chez Viora Build
- Transparence des projets :
Aujourd’hui, nous pouvons calculer précisément les marges de nos projets et, grâce à cela, notre bénéfice net. — Simon, Operations Manager chez Viora Build
- Contrôle et prévisibilité :
Nous avons un calendrier de paiements. Nous comprenons clairement ce qui se passe sur les projets et quels procès-verbaux de réception doivent être émis. — Simon, Operations Manager chez Viora Build
- Coordination entre les services :
Le service achats, la finance et les estimations travaillent désormais de manière synchronisée. Cela fait gagner du temps non seulement au manager, mais aussi à toute l’équipe de direction.
Prêts à changer d’échelle
L’entreprise dispose désormais non seulement du contrôle, mais aussi des outils nécessaires pour grandir.
La prochaine étape est le lancement du système ERP, qui permettra une prévision des coûts encore plus précise et une meilleure rentabilité.
Cela libère du temps à la fois pour notre directeur et pour moi en tant que manager. Aujourd’hui, je peux me concentrer davantage sur le développement de l’entreprise que sur la routine. — Simon, Operations Manager chez Viora Build
Enseignements et conseils pour les autres entreprises
La collaboration avec Finmap et le directeur financier a marqué un tournant pour Viora Build. L’équipe n’a pas seulement remis de l’ordre dans les chiffres : elle a compris comment les finances peuvent devenir un outil stratégique de croissance.
Simon partage les principaux enseignements :
S’il y a des doutes sur le fait de travailler avec Finmap, je peux dire que la communication est d’un très bon niveau, le travail aussi — je peux donc recommander cette entreprise en toute confiance.
Les enseignements de Viora Build
| Enseignement | Ce que cela signifie pour l’entreprise |
|---|---|
| Automatisation = gain de temps | Les managers ont récupéré 20 heures par semaine, qu’ils consacrent désormais à la croissance de l’entreprise |
| Le CFO est un partenaire stratégique | Ce n’est pas seulement une personne qui “tient les comptes”, mais quelqu’un qui aide à préparer l’avenir |
| Transparence = sérénité | Fini les décisions “au feeling” : place aux données et à l’analyse |
| L’ERP est la clé du passage à l’échelle | Quand la finance, les achats et les estimations sont synchronisés, la croissance devient prévisible |
| Le plus tôt est le mieux | N’attendez pas le chaos : structurer les finances permet d’éviter des erreurs coûteuses |
Conseils aux entrepreneurs
- Ne repoussez pas la structuration financière. Si l’entreprise grandit, les tableurs “à la main” finiront tôt ou tard par freiner son développement.
- Confiez les finances à des professionnels. Cela libère du temps au manager et donne à l’équipe des règles du jeu claires.
- Investissez dans l’analyse. Le P&L, le Cash Flow et le calendrier de paiements ne sont pas de simples chiffres : ce sont votre plan de croissance.
- Anticipez. Un système ERP et un CFO permettent non seulement de compter l’argent, mais aussi de prévoir l’avenir.
La suite pour Viora Build
L’entreprise finalise la mise en place de son système ERP et se prépare à développer son activité dans de nouvelles régions.
Des finances transparentes et une gestion stratégique permettent d’accepter des projets plus importants sans craindre de se “perdre” dans les chiffres.
Aujourd’hui, nous pouvons planifier nos finances sans nous retrouver dos au mur. Cela nous donne de la confiance et de la liberté pour grandir. — Simon, Operations Manager chez Viora Build
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour voir les premiers résultats ?
Dans le cas de Viora Build, les premiers résultats sont apparus dès le premier mois : l’entreprise a obtenu un P&L, un Cash Flow, un contrôle des soldes et la capacité de prévoir les paiements.
- Un directeur financier est-il nécessaire s’il y a déjà un comptable ?
Oui. Le comptable travaille sur les données passées, tandis que le directeur financier planifie l’avenir et aide à prendre des décisions stratégiques.
- Est-ce difficile de mettre en place l’automatisation au sein de l’équipe ?
Non. Chez Viora Build, il n’y a pas eu de résistance : tout le monde a vu les bénéfices et s’est rapidement adapté au nouveau système.
- L’investissement dans Finmap et dans un directeur financier est-il rentable ?
Oui. Le simple fait de libérer 20 heures par semaine pour le manager couvre déjà les coûts, sans parler de la précision des décisions financières et de l’évitement des trous de trésorerie.
- Quelles sont les prochaines étapes après la mise en place de la gestion financière ?
La prochaine étape est le lancement d’un système ERP pour intégrer la finance, les achats et les estimations. Cela permettra d’améliorer encore la précision de la planification et la rentabilité des projets.
Secteur : Comment Finmap aide les entreprises du bâtiment à reprendre le contrôle de leurs finances
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Questions fréquentes
Pourquoi la gestion financière est-elle si complexe dans le BTP ?
Dans le BTP, il faut piloter des dizaines de variables en même temps : le coût des matériaux, les paiements aux sous-traitants, les salaires, les taxes, les avances et les procès-verbaux de réception. Plusieurs chantiers, avec des budgets et des échéanciers de paiement différents, avancent souvent en parallèle, et une seule erreur peut faire perdre sa marge à l’entreprise ou entraîner un retard. C’est cette complexité qui rend vite les tableurs manuels insuffisants dès que l’activité se développe.
Comment une entreprise du BTP peut-elle calculer la marge réelle de chaque projet ?
L’essentiel est d’affecter les dépenses à chaque projet en temps réel, plutôt qu’après coup. Avec des rapports de compte de résultat et de trésorerie bien structurés par projet, par mois et par trimestre, vous voyez la vraie rentabilité au lieu de l’estimer au doigt mouillé. Des outils comme Finmap permettent de gérer les opérations par catégorie et de rattacher les coûts aux projets concernés, ce qui rend les marges précises plutôt qu’approximatives.
Quel est le bon moment pour recruter un responsable financier ?
Pour beaucoup d’entreprises, cela devient possible quand la croissance apporte suffisamment de capital pour financer ce poste, comme l’a vécu Viora Build. Un responsable financier peut reprendre la catégorisation des opérations, la construction des rapports et la planification financière, puis évoluer vers un rôle de directeur financier chargé des décisions stratégiques. Le déclic arrive généralement lorsque le désordre financier commence à freiner la croissance.
Comment l’automatisation des finances libère-t-elle du temps pour les opérations ?
Passer d’une saisie manuelle dans des tableurs à un système automatisé supprime des heures de saisie et de rapprochement répétitifs. Chez Viora Build, cela a libéré environ 20 heures par semaine pour le responsable des opérations, un temps réinvesti dans le suivi des chantiers et le développement de l’activité. L’automatisation ajoute aussi un calendrier de paiement qui aide à éviter les trous de trésorerie et à garder assez de fonds pour régler les fournisseurs et les équipes.
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