Содержание
Главная
/
Блог
/
Как Viora Build освободила операционному менеджеру 20 часов в неделю и сосредоточилась на масштабировании бизнеса
1.7k
9 мин
27.09.2025
Как Viora Build освободила операционному менеджеру 20 часов в неделю и сосредоточилась на масштабировании бизнеса
Сергей Шульдик
Финансовый эксперт Finmap
Управление финансами в строительном бизнесе — это постоянная игра с десятками переменных: нужно учитывать затраты на материалы, оплату подрядчиков, зарплаты команды, налоги, закупки, авансы и акты выполненных работ.
Любая ошибка в цифрах может стоить компании маржи, сорванных сроков и нервов всей команды.
Именно с этим столкнулась Viora Build, когда количество проектов и объемы работ начали быстро расти. Финансовый учет велся в Google-таблицах, но растущий бизнес требовал чего-то большего.
Мы вели все расходы вручную, и это постоянно приводило к ошибкам. Нам нужна была система, которая дает четкую картину и помогает планировать развитие. — Семен, операционный менеджер Viora Build
Решением стало внедрение Finmap и привлечение финансового менеджера, который взял на себя учет, отчеты и финансовое планирование.
В этой статье ты узнаешь:
- как компания полностью изменила подход к финансам и освободила операционному менеджеру 20 часов в неделю;
- как автоматизация помогла избежать кассовых разрывов и четко видеть прибыльность по каждому проекту;
- что стало решающим фактором для масштабирования бизнеса и какие инсайты команда вынесла из этого процесса.
Читай дальше — и ты увидишь, что финансы могут быть простыми, а управление бизнесом — предсказуемым.
О клиенте: кто такие Viora Build
Viora Build — строительная компания из Португалии, которая специализируется на строительстве премиальных и люксовых вилл, а также многоэтажных жилых домов.
Компания работает с частными инвесторами и девелоперами, которые ожидают не только высокого качества строительства, но и прозрачности финансовых процессов.
Ключевая особенность бизнеса Viora Build — проектный формат работы. Это означает, что одновременно ведется несколько объектов с разными бюджетами, подрядчиками, графиками платежей и финансовыми планами.
В такой ситуации очень легко потерять контроль:
- каждый проект имеет отдельные закупки, акты выполненных работ и выплаты;
- изменения стоимости материалов напрямую влияют на прибыльность;
- нужно следить за тем, чтобы на счетах всегда была необходимая сумма для расчетов с поставщиками и персоналом.
Главным драйвером изменений стал Семен. В роли операционного менеджера он отвечает не только за контроль строительных процессов, но и за финансовую сторону: от распределения бюджета до анализа прибыльности.
Однако, несмотря на профессиональную команду, до сотрудничества с Finmap финансовый учет в компании был далек от идеала.
| До Finmap | Что это означало для бизнеса |
|---|---|
| Google-таблицы для всех расходов | Данные в разных местах, дублирование и ошибки |
| Отсутствие отчетов P&L и Cash Flow | Невозможно увидеть реальную маржу по проектам |
| Ручное ведение учета | Трата времени менеджера и специалистов на рутину |
| Отсутствие календаря платежей | Постоянный риск кассовых разрывов |
Семен вспоминает, что ощущал потребность в системе с первых дней работы, но внедрить изменения удалось лишь тогда, когда компания подросла.
Когда мы выросли, у нас появился капитал, мы поняли, что можем себе это позволить, и сразу же наняли финансового менеджера. Потому что без этого человека о быстром развитии бизнеса вообще не шло речи. — Семен, операционный менеджер Viora Build
Таким образом, Viora Build подошла к точке, когда хаос в финансах начал сдерживать развитие бизнеса — и пришло время действовать.
Что мешало развиваться Viora Build
Когда компания начала масштабироваться, стало очевидно: старый подход к финансам больше не работал. Учет в Google-таблицах, ручной ввод данных и отсутствие системности создавали хаос, который замедлял развитие.
Мы все расходы вели через Google-таблицы… и это все было не автоматизировано, что, соответственно, приводило к ошибкам. — Семен, операционный менеджер Viora Build
Основные вызовы
| Проблема | Как это выглядело на практике | К чему это приводило |
|---|---|---|
| Ручной учет в Google-таблицах | Все расходы вводились вручную, каждая операция категоризировалась отдельно | Постоянные ошибки и неточности в данных |
| Отсутствие P&L и Cash Flow | Не было понятно, какая прибыльность по каждому проекту | Решения принимались «на глаз», без четкой картины |
| Нет финансового планирования | Не было прогноза денежных потоков, графика платежей | Риск кассовых разрывов и непредвиденных расходов |
| Большая нагрузка на команду | Менеджеры тратили часы на разноску и проверку данных | Меньше времени оставалось на контроль проектов и стратегические задачи |
| Сложно считать маржу | Не было распределения расходов по объектам в реальном времени | Маржа проектов рассчитывалась задним числом и неточно |
Ситуацию осложняло то, что компания вела одновременно несколько крупных объектов, и любая ошибка в расчетах могла стоить десятков тысяч евро.
Нам нужен был человек, который мог бы делать качественные отчеты P&L и Cash Flow, делать срезы по месяцам и кварталам, заниматься финансовым планированием и готовить коммерческие предложения для инвесторов. — Семен, операционный менеджер Viora Build
Почему изменения стали неизбежными
Компания понимала необходимость автоматизации с самого начала, но, как говорит Семен, все упиралось в ресурсы.
Этот момент стал переломным: хаос в финансах начал напрямую влиять на скорость принятия решений и развитие компании
Как Viora Build навела порядок в финансах
Чтобы выйти из финансового хаоса, компания решила действовать комплексно. Привлечение финансового менеджера, автоматизация процессов и постепенный переход к более стратегическому управлению — вот три шага, которые стали ключом к трансформации.
Мы сразу понимали, что это нужно. Просто всегда все упиралось в ресурсы. Когда мы подросли и у нас появился капитал, мы решили, что настало время. Потому что без этого человека быстрый рост бизнеса был бы невозможен. — Семен, операционный менеджер Viora Build
Привлечение финансового менеджера
Компания наняла финансового менеджера, который взял на себя управленческий учет, подготовку отчетов P&L и Cash Flow, финансовое планирование и коммерческие предложения для инвесторов.
Со временем он стал финансовым директором и начал выполнять более стратегические задачи.
Сначала мы работали в формате финансового менеджера: он разноcил все операции, строил отчеты. А сейчас мы уже более глубоко работаем в формате финансового директора, когда он выполняет стратегические решения и предоставляет нам отчетность. — Семен, операционный менеджер Viora Build
Автоматизация с Finmap
Все финансовые операции перенесли из Google-таблиц в Finmap. Система позволила вести учет по категориям, видеть остатки на счетах и в любой момент получать P&L и Cash Flow.
Делегирование финансового учета финменеджеру — единственное ожидание, с которым он справился. Сейчас даже больше — он проявил инициативу и настраивает нам еще ERP-систему. — Семен, операционный менеджер Viora Build
Запуск ERP-системы
Следующий шаг — интеграция финансов, отдела закупок и смет в единую ERP-систему.
Это позволит полностью синхронизировать планирование закупок, контроль себестоимости и выставление актов.
Мы начали внедрять ERP, потому что без нее финансовому директору сложно работать. Должна быть координация между отделом смет, закупок и финансами, иначе сложно развивать направление. — Семен, операционный менеджер Viora Build
| Что сделали | Эффект |
|---|---|
| Наняли финансового менеджера (позднее финансового директора) | Освободили руководителя от операционной рутины, получили человека, отвечающего за финансы |
| Перенесли учет в Finmap | Автоматизация данных, меньше ошибок, быстрое формирование отчетности |
| Построили P&L, Cash Flow, календарь платежей | Появился контроль кассовых разрывов и четкое планирование |
| Наладили отчетность по проектам | Точный расчет маржи и прибыльности |
| Запустили ERP-проект | Синхронизация финансов и отдела закупок, подготовка к масштабированию бизнеса |
Что получила Viora Build после внедрения Finmap
Уже за первые два месяца сотрудничества компания ощутила значительные изменения. Финансовый учет перестал быть хаотичным, а руководство получило четкую картину по всем проектам.
Сейчас у нас есть автоматизированная система учета финансов. У нас есть финансовый директор, который в любой момент может ответить на любой вопрос. Мы контролируем, будет ли кассовый разрыв, и можем планировать свои финансы, не загоняя себя в угол. — Семен, операционный менеджер Viora Build
Ощутимые выгоды для команды
- Экономия времени:
Работа с финансовым директором освободила мне как минимум 20 часов в неделю по финансам. — Семен, операционный менеджер Viora Build
- Прозрачность по объектам:
Теперь мы можем точно считать нашу маржу по проектам и благодаря этому — чистую прибыль. — Семен, операционный менеджер Viora Build
- Контроль и предсказуемость:
У нас есть календарь платежей. Мы четко понимаем, что происходит по проектам и какие акты нужно выставлять. — Семен, операционный менеджер Viora Build
- Координация между отделами:
Отдел закупок, финансы и сметы работают синхронно. Это экономит время не только руководителя, но и всего менеджмента.
Готовность к масштабированию
Компания теперь имеет не только контроль, но и инструменты для роста.
Следующий шаг — запуск ERP-системы, которая позволит еще точнее прогнозировать себестоимость и повысить маржинальность.
Это освобождает время как нашего директора, так и мое время как менеджера. Теперь я могу больше фокусироваться на развитии компании, а не на рутине. — Семен, операционный менеджер Viora Build
Инсайты и советы другим бизнесам
Сотрудничество с Finmap и финансовым директором стало переломным моментом для Viora Build. Команда не только навела порядок в цифрах, но и увидела, как финансы могут стать стратегическим инструментом развития.
Семен делится ключевыми выводами:
Если есть какие-то сомнения насчет работы с Finmap, я могу сказать, что коммуникация на высоком уровне, работа на высоком уровне — поэтому я могу смело рекомендовать эту компанию.
Инсайты от Viora Build
| Инсайт | Что это означает для бизнеса |
|---|---|
| Автоматизация = экономия времени | Менеджеры вернули себе 20 часов в неделю, которые теперь инвестируют в развитие компании |
| Финдир — это стратегический партнер | Это не просто «учетчик», а человек, который помогает планировать будущее |
| Прозрачность = спокойствие | Больше никаких решений «на глаз» — только данные и аналитика |
| ERP — ключ к масштабированию | Когда финансы, закупки и сметы синхронизированы, рост становится предсказуемым |
| Чем раньше — тем лучше | Не жди хаоса: систематизация финансов помогает избегать дорогих ошибок |
Советы предпринимателям
- Не откладывайте финансовую систематизацию. Если бизнес растет, «ручные» таблицы рано или поздно начнут тормозить развитие.
- Делегируйте финансы специалистам. Это освобождает время руководителя и дает команде четкие правила игры.
- Инвестируйте в аналитику. P&L, Cash Flow и календарь платежей — это не просто цифры, это ваш план развития.
- Смотрите вперед. ERP-система и финдир помогут не только считать деньги, но и прогнозировать будущее.
Что дальше для Viora Build
Компания завершает внедрение ERP-системы и готовится масштабировать бизнес на новые регионы.
Прозрачные финансы и стратегическое управление позволяют брать более крупные проекты без страха «потеряться» в цифрах.
Теперь мы можем планировать финансы, не загоняя себя в угол. Это дает уверенность и свободу для развития. — Семен, операционный менеджер Viora Build
Часто задаваемые вопросы
- Сколько времени нужно, чтобы увидеть первые результаты?В случае Viora Build первые результаты были уже в первый месяц — компания получила P&L, Cash Flow, контроль остатков и возможность прогнозировать платежи.
- Нужен ли финансовый директор, если есть бухгалтер?
Да. Бухгалтер работает с прошлыми данными, а финансовый директор планирует будущее и помогает принимать стратегические решения.
- Сложно ли внедрять автоматизацию в команде?
Нет. В Viora Build не было никакого сопротивления — все увидели пользу и быстро адаптировались к новой системе.
- Окупается ли инвестиция в Finmap и финдиректора?
Да. Только освобождение 20 часов менеджера в неделю уже окупает расходы, не говоря о точности финансовых решений и предотвращении кассовых разрывов.
- Какие следующие шаги после внедрения учета?
Следующий этап — запуск ERP-системы, чтобы интегрировать финансы, закупки и сметы. Это еще больше повысит точность планирования и маржинальность проектов.
Делитесь полезным контентом — станьте источником инсайтов
Часто задаваемые вопросы
Почему управление финансами так сложно в строительстве?
Строительство — это жонглирование десятками переменных одновременно: стоимость материалов, оплаты подрядчикам, зарплаты, налоги, авансы и акты выполненных работ. Часто параллельно идёт несколько проектов с разными бюджетами и графиками платежей, и одна ошибка может стоить компании маржи или сорванного дедлайна. Именно из-за этой сложности ручные таблицы быстро перестают справляться по мере роста бизнеса.
Как строительной компании рассчитать реальную маржу каждого проекта?
Главное — распределять расходы на каждый проект в реальном времени, а не задним числом. С корректными отчётами P&L и денежного потока, разбитыми по проектам, месяцам и кварталам, вы видите настоящую прибыльность, а не гадаете. Инструменты вроде Finmap позволяют вести операции по категориям и привязывать расходы к конкретным проектам, что делает маржу точной, а не приблизительной.
Когда наступает подходящее время нанять финансового менеджера?
Для многих компаний это становится возможным, когда рост приносит достаточно капитала, чтобы позволить себе эту роль, как было у Viora Build. Финансовый менеджер может взять на себя категоризацию операций, построение отчётов и финансовое планирование, а со временем вырасти до финансового директора, принимающего стратегические решения. Триггером обычно служит момент, когда финансовый хаос начинает тормозить скорость роста.
Как автоматизация финансов высвобождает время для операционной работы?
Переход от ручного ввода в таблицах к автоматизированной системе убирает часы рутинного внесения данных и сверок. В Viora Build это высвободило около 20 часов в неделю для операционного менеджера — время, направленное на контроль проектов и масштабирование. Автоматизация также добавляет платёжный календарь, помогающий избегать кассовых разрывов и держать достаточно средств для расчётов с поставщиками и персоналом.
Остались вопросы?
Мы готовы на них ответить.
Светлана Мокрицкая
Руководитель отдела заботы
