Inhoudsopgave
Home
/
Blog
/
Hoe Viora Build de operations manager 20 uur per week bespaarde en weer kon focussen op de groei van het bedrijf
1.8k
9 min
27.09.2025
Hoe Viora Build de operations manager 20 uur per week bespaarde en weer kon focussen op de groei van het bedrijf
Sergiy Shuldik
Financieel expert bij Finmap
Financieel management in de bouw is een voortdurend spel met tientallen variabelen: je moet rekening houden met materiaalkosten, betalingen aan aannemers, salarissen van het team, belastingen, inkopen, voorschotten en opleveringscertificaten.
Elke fout in de cijfers kan het bedrijf marge kosten, leiden tot gemiste deadlines en het hele team onnodig veel stress bezorgen.
Precies daarmee kreeg Viora Build te maken toen het aantal projecten en de hoeveelheid werk snel begonnen te groeien. Het financiële beheer gebeurde in Google Sheets, maar het groeiende bedrijf had duidelijk iets beters nodig.
We hielden alle uitgaven handmatig bij, en dat leidde voortdurend tot fouten. We hadden een systeem nodig dat overzicht geeft en helpt om groei te plannen. — Simon, Operations Manager bij Viora Build
De oplossing was de implementatie van Finmap en de inschakeling van een financieel manager die de boekhouding, rapportages en financiële planning overnam.
In dit artikel lees je:
- hoe het bedrijf zijn aanpak van financiën volledig veranderde en de operations manager 20 uur per week vrijspeelde;
- hoe automatisering hielp om cash gaps te voorkomen en de winstgevendheid van elk project helder in beeld te krijgen;
- wat de doorslag gaf om het bedrijf op te schalen en welke inzichten het team uit dit proces haalde.
Lees verder — en je ziet dat financiën eenvoudig kunnen zijn, en bedrijfsvoering voorspelbaar.
Over de klant: wie is Viora Build?
Viora Build is een bouwbedrijf uit Portugal dat gespecialiseerd is in de bouw van premium en luxe villa’s, maar ook van meerlaagse woongebouwen.
Het bedrijf werkt met particuliere investeerders en projectontwikkelaars die niet alleen hoge bouwkwaliteit verwachten, maar ook transparantie in financiële processen.
Een belangrijk kenmerk van Viora Build is de projectmatige manier van werken. Dat betekent dat er meerdere projecten tegelijk lopen, elk met verschillende budgetten, aannemers, betalingsschema’s en financiële plannen.
In zo’n situatie is het heel makkelijk om de controle kwijt te raken:
- elk project heeft eigen inkopen, opleveringscertificaten en betalingen;
- veranderingen in materiaalkosten hebben direct invloed op de winstgevendheid;
- er moet altijd genoeg geld op de rekeningen staan om leveranciers en medewerkers te betalen.
De belangrijkste aanjager van verandering was Simon. Als operations manager is hij niet alleen verantwoordelijk voor de controle over bouwprocessen, maar ook voor de financiële kant: van budgetverdeling tot winstgevendheidsanalyse.
Ondanks een professioneel team was het financiële beheer van het bedrijf vóór de samenwerking met Finmap echter verre van ideaal.
| Vóór Finmap | Wat dit betekende voor het bedrijf |
|---|---|
| Google Sheets voor alle uitgaven | Gegevens verspreid over verschillende plekken, dubbel werk en fouten |
| Geen P&L- en cashflowrapportages | Geen zicht op de echte marges per project |
| Handmatige boekhouding | Tijdverlies voor managers en specialisten door routinetaken |
| Geen betalingskalender | Voortdurend risico op cash gaps |
Simon herinnert zich dat hij vanaf zijn eerste werkdagen al behoefte voelde aan een systeem, maar dat veranderingen pas konden worden doorgevoerd zodra het bedrijf groter was geworden.
Toen we groeiden, hadden we kapitaal en beseften we dat we het ons konden veroorloven. We hebben toen meteen een financieel manager aangenomen. Want zonder zo iemand was snelle bedrijfsontwikkeling simpelweg niet mogelijk. — Simon, Operations Manager bij Viora Build
Zo kwam Viora Build op het punt waarop financiële chaos de groei van het bedrijf begon af te remmen — en het tijd was om in te grijpen.
Wat Viora Build tegenhield om te groeien
Toen het bedrijf begon op te schalen, werd één ding duidelijk: de oude aanpak van financiën werkte niet meer. Boekhouding in Google Sheets, handmatige gegevensinvoer en gebrek aan structuur zorgden voor chaos die de groei vertraagde.
We beheerden alle uitgaven via Google Sheets… en niets daarvan was geautomatiseerd, wat natuurlijk tot fouten leidde. — Simon, Operations Manager bij Viora Build
Belangrijkste uitdagingen
| Probleem | Hoe dit er in de praktijk uitzag | Waar dit toe leidde |
|---|---|---|
| Handmatige boekhouding in Google Sheets | Alle uitgaven werden handmatig ingevoerd, elke transactie apart gecategoriseerd | Voortdurende fouten en onnauwkeurige gegevens |
| Geen P&L en cashflow | Geen duidelijkheid over de winstgevendheid per project | Beslissingen op gevoel, zonder helder overzicht |
| Geen financiële planning | Geen cashflowprognose of betalingsschema | Risico op cash gaps en onverwachte kosten |
| Hoge werkdruk voor het team | Managers waren uren kwijt aan het invoeren en controleren van gegevens | Minder tijd voor projectcontrole en strategische taken |
| Marge moeilijk te berekenen | Geen realtime toewijzing van kosten aan projecten | Projectmarges werden achteraf en onnauwkeurig berekend |
De situatie werd extra lastig doordat het bedrijf meerdere grote projecten tegelijk beheerde, waarbij elke rekenfout tienduizenden euro’s kon kosten.
We hadden iemand nodig die goede P&L- en cashflowrapportages kon opstellen, uitsplitsingen per maand en kwartaal kon maken, financiële planning kon verzorgen en commerciële voorstellen voor investeerders kon voorbereiden. — Simon, Operations Manager bij Viora Build
Waarom verandering onvermijdelijk werd
Het bedrijf begreep vanaf het begin dat automatisering nodig was, maar zoals Simon zegt: uiteindelijk draaide alles om middelen.
Dit moment werd een keerpunt: de financiële chaos begon direct invloed te hebben op de snelheid van besluitvorming en de groei van het bedrijf.
Hoe Viora Build zijn financiën op orde bracht
Om uit de financiële chaos te komen, koos het bedrijf voor een brede aanpak. Een financieel manager aannemen, processen automatiseren en geleidelijk overstappen op meer strategisch management — deze drie stappen vormden de sleutel tot de transformatie.
We wisten altijd al dat dit nodig was. Het kwam alleen steeds neer op middelen. Toen we groeiden en kapitaal hadden, besloten we dat het moment gekomen was. Want zonder deze persoon was snelle groei van het bedrijf onmogelijk geweest. — Simon, Operations Manager bij Viora Build
Een financieel manager aannemen
Het bedrijf nam een financieel manager aan die het beheer, de voorbereiding van P&L- en cashflowrapportages, financiële planning en commerciële voorstellen voor investeerders op zich nam.
Na verloop van tijd groeide hij door tot financieel directeur en ging hij meer strategische taken uitvoeren.
In het begin werkten we in de vorm van een financieel manager: hij categoriseerde alle transacties en bouwde rapportages op. Nu werken we op een dieper niveau, in de rol van financieel directeur, waarbij hij strategische beslissingen uitvoert en ons van rapportages voorziet. — Simon, Operations Manager bij Viora Build
Automatisering met Finmap
Alle financiële processen werden overgezet van Google Sheets naar Finmap. Het systeem maakte het mogelijk om transacties per categorie te beheren, rekeningsaldi te zien en op elk moment P&L- en cashflowrapportages op te vragen.
Het delegeren van financieel beheer aan de financieel manager was onze enige verwachting — en hij heeft die waargemaakt. Sterker nog: hij nam zelf initiatief en zet nu ook een ERP-systeem voor ons op. — Simon, Operations Manager bij Viora Build
Lancering van een ERP-systeem
De volgende stap is het integreren van finance, inkoop en kostenramingen in één centraal ERP-systeem.
Daardoor wordt het mogelijk om inkoopplanning, kostencontrole en het uitgeven van opleveringscertificaten volledig op elkaar af te stemmen.
We zijn begonnen met de implementatie van ERP omdat het zonder zo’n systeem lastig is voor de financieel directeur om goed te werken. Er moet afstemming zijn tussen de calculatieafdeling, inkoop en finance — anders is het moeilijk om deze richting verder te ontwikkelen. — Simon, Operations Manager bij Viora Build
| Wat er is gedaan | Effect |
|---|---|
| Een financieel manager aangenomen, later CFO | De manager verlost van operationele routine en één verantwoordelijke voor financiën gekregen |
| De boekhouding overgezet naar Finmap | Automatisering van gegevens, minder fouten en snellere rapportages |
| P&L, cashflow en een betalingskalender opgezet | Controle over cash gaps en duidelijke planning |
| Projectrapportages ingericht | Nauwkeurige berekening van marges en winstgevendheid |
| Een ERP-project gestart | Afstemming tussen finance en inkoop, voorbereiding op schaalvergroting |
Wat Viora Build bereikte na de implementatie van Finmap
Al binnen de eerste twee maanden van de samenwerking merkte het bedrijf duidelijke veranderingen. Financieel beheer was niet langer chaotisch en het managementteam kreeg een helder beeld van alle projecten.
Nu hebben we een geautomatiseerd systeem voor financieel beheer. We hebben een financieel directeur die op elk moment elke vraag kan beantwoorden. We controleren of er een cash gap dreigt en kunnen onze financiën plannen zonder onszelf klem te zetten. — Simon, Operations Manager bij Viora Build
Concrete voordelen voor het team
- Tijdwinst:
Samenwerken met de financieel directeur heeft mij minstens 20 uur per week aan financieel werk bespaard. — Simon, Operations Manager bij Viora Build
- Transparantie per project:
Nu kunnen we onze projectmarges nauwkeurig berekenen en daarmee ook de nettowinst. — Simon, Operations Manager bij Viora Build
- Controle en voorspelbaarheid:
We hebben een betalingskalender. We begrijpen precies wat er met de projecten gebeurt en welke opleveringscertificaten moeten worden opgesteld. — Simon, Operations Manager bij Viora Build
- Afstemming tussen afdelingen:
De inkoopafdeling, finance en calculatie werken nu synchroon. Dat bespaart niet alleen de manager tijd, maar het hele managementteam.
Klaar om op te schalen
Het bedrijf heeft nu niet alleen controle, maar ook de tools om te groeien.
De volgende stap is de lancering van een ERP-systeem, waarmee kosten nog nauwkeuriger kunnen worden voorspeld en de winstgevendheid verder kan worden verbeterd.
Dit maakt tijd vrij voor onze directeur én voor mij als manager. Nu kan ik me meer richten op de ontwikkeling van het bedrijf in plaats van op routinewerk. — Simon, Operations Manager bij Viora Build
Inzichten en advies voor andere bedrijven
De samenwerking met Finmap en de financieel directeur werd een keerpunt voor Viora Build. Het team bracht niet alleen de cijfers op orde, maar zag ook hoe financiën een strategisch instrument voor groei kunnen worden.
Simon deelt de belangrijkste lessen:
Als er twijfels zijn over samenwerken met Finmap, kan ik zeggen dat de communicatie van hoog niveau is en het werk ook — dus ik kan dit bedrijf met vertrouwen aanbevelen.
Inzichten van Viora Build
| Inzicht | Wat dit betekent voor je bedrijf |
|---|---|
| Automatisering = tijdwinst | Managers kregen 20 uur per week terug, die ze nu investeren in de groei van het bedrijf |
| Een CFO is een strategische partner | Niet zomaar een “boekhouder”, maar iemand die helpt de toekomst te plannen |
| Transparantie = rust | Geen beslissingen meer op gevoel — alleen data en analyse |
| ERP is de sleutel tot schaalvergroting | Als finance, inkoop en calculatie op elkaar zijn afgestemd, wordt groei voorspelbaar |
| Hoe eerder, hoe beter | Wacht niet tot de chaos uitbreekt: financiële structuur helpt dure fouten voorkomen |
Advies voor ondernemers
- Stel financiële structuur niet uit. Als je bedrijf groeit, gaan “handmatige” spreadsheets vroeg of laat de ontwikkeling afremmen.
- Delegeer financiën aan professionals. Dat maakt tijd vrij voor de manager en geeft het team duidelijke spelregels.
- Investeer in analytics. P&L, cashflow en de betalingskalender zijn niet zomaar cijfers — ze vormen je groeiplan.
- Kijk vooruit. Een ERP-systeem en een CFO helpen niet alleen om geld te tellen, maar ook om de toekomst te voorspellen.
Wat is de volgende stap voor Viora Build?
Het bedrijf rondt de implementatie van het ERP-systeem af en bereidt zich voor om op te schalen naar nieuwe regio’s.
Transparante financiën en strategisch management maken het mogelijk om grotere projecten aan te nemen zonder bang te zijn om in de cijfers “te verdwalen”.
Nu kunnen we onze financiën plannen zonder onszelf klem te zetten. Dat geeft vertrouwen en ruimte om te groeien. — Simon, Operations Manager bij Viora Build
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt het voordat je de eerste resultaten ziet?
Bij Viora Build kwamen de eerste resultaten al binnen de eerste maand — het bedrijf kreeg P&L, cashflow, saldocontrole en de mogelijkheid om betalingen te voorspellen.
- Is een financieel directeur nodig als er al een boekhouder is?
Ja. Een boekhouder werkt met gegevens uit het verleden, terwijl een financieel directeur de toekomst plant en helpt strategische beslissingen te nemen.
- Is het moeilijk om automatisering in het team te implementeren?
Nee. Bij Viora Build was er geen weerstand — iedereen zag de voordelen en paste zich snel aan het nieuwe systeem aan.
- Verdient de investering in Finmap en een financieel directeur zich terug?
Ja. Alleen al het vrijmaken van 20 uur per week voor de manager dekt de kosten, los van de nauwkeurigheid van financiële beslissingen en het voorkomen van cash gaps.
- Wat zijn de volgende stappen na de implementatie van financieel management?
De volgende stap is de lancering van een ERP-systeem om finance, inkoop en calculatie te integreren. Dat verhoogt de nauwkeurigheid van de planning en de winstgevendheid van projecten verder.
Sector: Hoe Finmap bouwbedrijven helpt om weer grip te krijgen op hun financiën
Deel waardevolle content — word een bron van inzichten
Veelgestelde vragen
Waarom is financieel beheer in de bouw zo lastig?
In de bouw moet je tientallen variabelen tegelijk in de gaten houden: materiaalkosten, betalingen aan aannemers, salarissen, belastingen, voorschotten en opleveringsdocumenten. Vaak lopen er meerdere projecten naast elkaar, elk met een eigen budget en betaalschema. Eén fout kan je marge kosten of zorgen voor een gemiste deadline. Door die complexiteit schieten handmatige spreadsheets al snel tekort zodra het bedrijf groeit.
Hoe kan een bouwbedrijf de echte marge per project berekenen?
De sleutel is om kosten in realtime aan elk project toe te wijzen, in plaats van achteraf. Met goede winst-en-verlies- en cashflowrapporten, uitgesplitst per project, maand en kwartaal, zie je de werkelijke winstgevendheid in plaats van erop te gokken. Met tools zoals Finmap kun je transacties per categorie beheren en kosten aan specifieke projecten koppelen, waardoor marges nauwkeurig worden in plaats van bij benadering.
Wanneer is het juiste moment om een financieel manager aan te nemen?
Voor veel bedrijven wordt dat haalbaar zodra groei genoeg kapitaal oplevert om de functie te bekostigen, zoals Viora Build heeft ervaren. Een financieel manager kan het categoriseren van transacties, het opstellen van rapporten en de financiële planning overnemen, en daarna doorgroeien naar een financieel directeur die strategische beslissingen neemt. Het kantelpunt is meestal het moment waarop financiële chaos de groeisnelheid begint af te remmen.
Hoe maakt financiële automatisering tijd vrij voor de operatie?
Door over te stappen van handmatige invoer in spreadsheets naar een geautomatiseerd systeem verdwijnen uren aan routinematige data-invoer en afstemming. Bij Viora Build kwam daardoor ongeveer 20 uur per week vrij voor de operations manager: tijd die kon worden besteed aan projectcontrole en opschaling. Automatisering voegt ook een betalingskalender toe, waardoor je cashgaten voorkomt en voldoende middelen overhoudt om leveranciers en medewerkers op tijd te betalen.
Nog vragen?
We beantwoorden ze graag.
Finmap support
